An der Realisierung der documenta vor Ort sind über tausend Mitarbeiter beteiligt – für jede documenta ein fast vollständig neues Team. Die meisten haben keine feste Anstellung und werden kurzfristig angeworben. Mit siebenhundert Aushilfskräften bildet der Aufsichtsdienst die zahlenmäßig größte Gruppe, ihre Tätigkeit beginnt Monate vor der Ausstellung mit der Bewachung beim Aufbau der Kunstwerke und begleitet auch den Rückbau nach ihrem Ende. Diese Jobs werden überwiegend von Kasseler Studenten wahrgenommen, für 7,20 Euro pro Stunde. Für den Aufbau von Kunstwerken und den gesamten technischen Bereich gibt es rund einhundert Mitarbeiter, weitere einhundert Mitarbeiter werden für den Kassenbereich und an der Information beschäftigt. All diese Aufgaben (mit Ausnahme des Aufbaus selbst) sind klassische Hilfsjobs: unqualifizierte Tätigkeiten mit geringer Bezahlung, bei denen eine extrem flexible Einsatzbereitschaft erwartet wird. Während diese Tätigkeiten von Menschen aus Kassel wahrgenommen werden, werden die höher- und hochqualifizierten Jobs von vorübergehend zugereisten Experten des Kunstbetriebs ausgeübt, die für einige Monate oder Jahre in die Stadt kommen und dann wieder verschwinden. Neben der künstlerischen Leitung und ihrer Assistenz betrifft dies ebenso die Pressestelle oder auch die ca. 120 Guides, die während der Ausstellung Führungen anbieten. Für diese begehrten Jobs, die eine hohe Qualifikation voraussetzen, gab es 2002 bei der documenta 11 für einhundert Stellen eintausendzweihundert Bewerbungen aus allen Teilen der Welt.