Dienstreise - Reisegenehmigungen und Reisekostenerstattungen

Dienstreise - Hinweise

Information

Um einen reibungslosen Bearbeitungsablauf zu gewährleisten, sind hier zusätzliche Empfehlungen und Hinweise aufgeführt.

 

Bitte beachten Sie: Auf den Themenseiten Dienstreise/Exkursionen sind alle relevanten Informationen und Formulare, etwaige Änderungen und die geltende Rechtslage einsehbar. Dienstreisende sind gehalten sich vor Antritt jeder Dienstreise zu informieren.

Hinweise

1. Dienstreisegenehmigungen

Bitte beantragen Sie die Genehmigungen von Dienstreisen unbedingt immer vor Antritt der Reise. Dies gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsdienstreisen. Denn nur auf diesem Wege können der Versicherungsschutz während und die Erstattung von Reisekosten im Anschluss an die Dienstreise gewährleistet werden. Bitte berücksichtigen Sie dabei auch die Laufzeiten der Anträge auf dem Dienstweg bis zum Eingang in der Personalabteilung.

2. Abschlagszahlungen

Bitte kalkulieren Sie für Abschlagszahlungen eine entsprechende Bearbeitungszeit von etwa zwei Wochen ein. Zum einen, um eventuelle Rückfragen klären, und zum anderen, um den eigentlichen Zahlvorgang noch durchführen zu können. Beachten Sie bitte auch, dass Abschlagszahlungen innerhalb von vier Wochen nach dem Ende der Dienstreise abzurechnen sind.

 

3. Frist Reisekostenerstattung

Reisekostenerstattungen sind nach Beendigung der Dienstreise innerhalb einer Frist von sechs Monaten zu beantragen. Ausnahmen hiervon sind nicht zulässig, bei zu spät eingehenden Anträgen darf eine Erstattung nicht mehr erfolgen.

4. Kostennachweis

Sämtliche entstandenen Reisekosten sind bei der Abrechung durch entsprechende Belege nachzuweisen. Anfallende Nebenkosten (z.B. Taxi- und Telefonkosten etc.) werden nur erstattet, sofern sie dienstlich notwendig waren und sind in der Reisekostenabrechung entsprechend zu begründen.

5. Dienstreiseangaben

Alle Anträge sind immer vollständig auszufüllen und alle erbetenen und notwendigen Angaben einzutragen (hierzu zählen auch Informationen wie z.B. der Fachbereich oder der Wohnort). Sollten die Felder in den Anträgen für einige der Dienstreiseangaben nicht ausreichen, ist oft auch ein separates, formloses Schreiben mit einer kurzen Erläuterung hilfreich und trägt dazu bei, Missverständnisse und Rückfragen zu vermeiden.

6. Sachlich-Richtig-Zeichnungen der Reisekostenabrechnungen

Sämtliche Reisekostenanträge müssen, bevor die Abrechnung erfolgen kann, durch die entsprechende vorgesetzte Stelle sachlich richtig gezeichnet werden, andernfalls darf eine Abrechung nicht erfolgen.


6. Verpflegungskosten

Im Rahmen von Reisekosten werden auf Rechnungen ausgewiesene Verpflegungskosten für Mittag- und Abendverpflegung nur dann erstattet, wenn es sich nachweislich um eine notwendige Pauschale handelt (Tagungspauschale etc.). Ggf. sind der Reisekostenabrechnung entsprechende Nachweise beizufügen. In allen übrigen Fällen sind die Verpflegungskosten über das Tagegeld abgegolten.

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Kontakt

Andreas Hobbie
Telefon +49 561 804-2271
Telefax +49 561 804-7183
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Katharina Eider
Telefon +49 561 804-2304
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