E-Mail-Absenderangaben

Diese Arbeitshilfe betrifft die Vorgaben zur Einrichtung der E-Mail-Absenderangaben (Nutzung von Disclaimer, Schriftart und -farbe, Signaturtrenner, Logo, Abwesenheitsagent).

Information

Für Bedienstete der Unversität mit einem Uni-Kassel-Account gelten folgende E-Mail-Adress-Vorgaben: 

Wichtige Daten

Vorname Name

Funktion/Abteilung/Stabsstelle/Serviceeinrichtung
34125 Kassel
Tel.: 0561/804-
Fax: 0561/804-
E-Mail-Adresse

 

Ggf. (tel.) Erreichbarkeit bei von der 5 Tage-Woche abweichenden Arbeitstagen.

Signaturtrenner

Den Absenderangaben sollten grundsätzlich 2 Bindestriche gefolgt von einem Leerzeichen „—„ vorausgehen. Diese können auch kombiniert in Form einer Linie  gestaltet werden, z.B. „-- -- -- --  „ etc. Für Menschen mit Sehbehinderung haben diese 2 Bindestriche den Vorteil, dass entsprechende Vorlesesoftware danach nicht weiterliest. Darüber hinaus gliedert dieser Trenner Text und Absenderangaben visuell.

CD Vorgabe

Schriftart und –farbe: E-Mail-Text und Absenderangaben sind grundsätzlich in  Arial sowie ohne Farbe zu erfassen. 
Ein Logo ist nicht zu verwenden

Abwesenheitsagent

Bei geplanten Abwesenheiten ist eine Abwesenheitsnachricht mit Hinweis auf die Dauer der Abwesenheit und den entsprechenden Vertreter oder die Vertreterin einzurichten.

 

Disclaimer

Bei E-Mails an Personen und Institutionen außerhalb der Universität ist zusätzlich ein Disclaimer beizufügen.

 

Diese E-Mail könnte vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Diese Informationen sind ausschließlich für die bezeichnete/-n Person/-en oder Einrichtung/-en bestimmt. Sollten Sie nicht der für diese E-Mail bestimmte Adressat sein, ist Ihnen jede Veröffentlichung, Vervielfältigung oder Weitergabe untersagt.

Haben Sie diese E-Mail irrtümlich erhalten, bitte ich Sie, mich darüber in Kenntnis zu setzen, die E-Mail zurückzusenden und Ihr Exemplar zu vernichten.

 

Bei Bereichen mit internationalen Kommunikationspartnern sollte sowohl die Funktion/Abteilung/ Stabsstelle/Serviceeinrichtung sowie der Disclaimer zusätzlich in Englisch aufgenommen werden (s. Beispiel)

Tipp

Einzelne Abteilungen sollten sich hinsichtlich der Absenderangaben intern abstimmen.

Links 

 

Ansprechpartner/innen

Personal und Organisation