Exkursionen

Durchführung und Abrechung einer Exkursion

Begriffsbestimmung

 

„Pflichtexkursionen“ sind Studienfahrten, die gemäß Prüfungs- oder Studienordnungen vorgeschriebenen sind und unter der Leitung von Mitgliedern oder Angehörigen der Universität Kassel durchgeführt werden müssen. Mitglieder der Hochschule sind gem. § 32 Abs. 1 HHG die Professorinnen und Professoren, die Studierenden, das wissenschaftliche, medizinische, administrative und technische Personal und die Präsidentin oder der Präsident. Angehörige sind gem. § 32 Abs. 6 HHG alle gastweise, nebenberuflich oder ehrenamtlich an der Hochschule Tätigen sowie die zur Promotion oder Habilitation Zugelassenen und die entpflichteten und im Ruhestand befindlichen Professorinnen und Professoren, soweit sie nicht Mitglieder sind. An Pflichtexkursionen dürfen nur Studierende der Universität Kassel teilnehmen, die in einem Studiengang immatrikuliert sind, dem aufgrund der in den Prüfungs- oder Studienordnungen vorgeschriebenen Veranstaltungen die jeweilige Pflichtexkursion zugeordnet ist.

„Studienexkursionen“ sind Studienfahrten, die für die Ausbildung der Studierenden nützlich, jedoch nicht gemäß Prüfungs- oder Studienordnungen vorgeschrieben sind. An Studienexkursionen dürfen nur Studierende der Universität Kassel teilnehmen.

 

Als Exkursionen gelten auch die von der Abteilung „Studium und Lehre“ im Rahmen der Betreuung ausländischer Studierender von Tutorinnen und Tutoren geleiteten Veranstaltungen.

Leitung von Exkursionen 

Die Leitung von Exkursionen obliegt in der Regel Professorinnen und Professoren. Wissenschaftliche und künstlerische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Lehrkräfte für besondere Aufgaben können Exkursionen leiten, soweit sie die auf die Exkursion bezogene Lehrveranstaltung durchführen.

 

Die Leitung von Exkursionen durch Gast- und Vertretungsprofessorinnen und -professoren sowie durch Lehrbeauftragte ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig, soweit sich der Lehrauftrag auf die Durchführung der Exkursion erstreckt. Studierenden darf die Leitung von Exkursionen nicht übertragen werden.

 

Als Begleitpersonen gelten neben der Exkursionsleitung nur Mitglieder oder Angehörige der Universität, die aus fachlichen und/oder pädagogischen Gründen zur Durchführung der Exkursion benötigt werden. Zur ordnungsgemäßen wissenschaftlichen Betreuung der Studierenden soll die Zahl der Exkursionsleitenden und Begleitpersonen in einem angemessenen Verhältnis zu der Anzahl der Studierenden stehen. Als angemessen anzusehen ist in der Regel eine Begleitperson für jeweils 15 Studierende.

 

Eine Teilnahme von mehr als einer Begleitperson für je 15 Studierende ist nur zulässig, wenn dies aufgrund von besonderen Gründen dringend oder zwingend erforderlich ist. Diese Gründe und deren Dringlichkeit sind bei dem Antrag auf Genehmigung der Exkursion durch die Exkursionsleitung in einer gesonderten Begründung darzulegen.

Genehmigung einer Exkursion

 

Die Exkursionsleitung oder eine von der Leitung beauftragte Person bereiten den Antrag auf Genehmigung einer Exkursion vor und reichen ihn zusammen mit dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise für den/die Leiter-/in und evtl. weitere Begleitpersonen mindestens 14 Tage vor Beginn der Exkursion über das Dekanat bei der Personalabteilung ein.

Bei Vorschusszahlungen ist dem Antrag eine Kostenkalkulation beizufügen.

Wenn bereits vor der Durchführung der Exkursion Rechnungen bezahlt werden müssen (z. B. an das Busunternehmen, an die Deutsche Bahn oder die Jugendherbergen), sind den Originalrechnungen jeweils eine Kopie der Genehmigung sowie der Teilnehmerliste der Exkursion beizufügen. Die Originalrechnungen sind mit der jeweiligen Kostenstelle/Auftragsnummer zu versehen und durch den Exkursionsleiter/die Exkursionsleiterin „sachlich und rechnerisch richtig“ zu zeichnen.

 

 

 

Auswahl des Verkehrsmittels

Bei der Entscheidung über das zu nutzende Verkehrsmittel ist grundsätzlich das preiswerteste öffentliche Verkehrsmittel der allgemein niedrigsten Klasse auszuwählen.

 

Bei Inanspruchnahme von Reisebussen sind vor Antritt der Reise zwei vergleichende Kostenvoranschläge einzuholen.

 

Die Benutzung von privaten Kraftfahrzeugen durch Exkursionsleitung oder Begleitpersonen bedarf der besonderen Begründung. Diese dürfen nur dann eingesetzt werden, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht zur Verfügung stehen oder das Ziel mit öffentlichen Verkehrsmitteln nur mit erheblichen Schwierigkeiten erreicht werden kann und die Beauftragung eines Transportunternehmens teurer wäre. Werden private Kraftfahrzeuge benutzt, kann eine Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung nach den reisekostenrechtlichen Bestimmungen gewährt werden.

 

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass die Benutzung von Kraftfahrzeugen der Studierenden nicht zugelassen werden kann. Da Studierende keine Landesbediensteten sind, besteht für die Zahlung einer Wegstreckenentschädigung nach § 6 des Hessischen Reisenkostengesetzes (HRKG) keine Rechtsgrundlage. Darüber hinaus besteht seitens der Universität Kassel bzw. des Landes Hessen kein Versicherungsschutz für Fahrten der Studierenden mit ihrem eigenen Kraftfahrzeug.

 

Gesetzlicher Versicherungsschutz

Studierende, Tarifbeschäftigte, Exkursionsleiter-/innen und Begleitpersonen genießen bei ihrer Teilnahme an Exkursionen den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz nach dem Sozialgesetzbuch VII. Beamten wird im Fall eines Unfalls im Zusammenhang mit Exkursionen Dienstunfallfürsorge nach dem Beamtenversorgungsgesetz gewährt.

Abrechnung und Rechnungslegung

Spätestens 14 Tage nach Beendigung der Exkursion ist vom Exkursionsleiter eine Abrechnung zur Kostenerstattung bzw. Abrechnung von Vorschüssen mit Originalbelegen unter Beifügung einer Kopie der Genehmigung der Exkursion sowie einer Teilnehmerliste vorzulegen.

 

Auf die Bestimmungen der Bewirtungskostenrichtlinie der Universität Kassel in der jeweils gültigen Fassung wird hingewiesen.

 

Um eine zügige Abrechnung zu gewährleisten, wird gebeten, die Originalbelege in einer übersichtlichen Weise (geheftet bzw. aufgeklebt) und fortlaufend nummeriert der Abrechnung beizufügen.

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