Kostenerstattung

Erstattung privat verauslagte Kosten

Information

Beschaffungen müssen immer über das SAP-Beschaffungsprogramm bestellt werden. In Ausnahmefällen kann es sein, dass Angestellte der Universität kleinere, zeitlich dringende Anschaffungen selbst besorgt haben und diese Auslagen zurück erstattet haben möchten.

Beispiel: Im Labor wurde kurzfristig Schleifpapier benötigt. Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin kauft es umgehend im Baumarkt und verauslagt die Kosten privat. Er/Sie muss ein Erstattungsformular ausfüllen und die Originalquittung aufkleben. Sollte auf der Quittung kein Artikel ausgewiesen sein, muss ein Stichwort (Schleifpapier für Labor) dazu geschrieben werden.

Beantragung

Es gibt zwei verschiedene Erstattungsformulare

a) Barauszahlung: Erstattung durch die Zahlstelle

b) Überweisung: Erstattung per Überweisung (hier muss der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin seine Bankverbindung + seine vollständige Privatadresse angeben)


Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin muss alle seine Originalbelege einreichen, Kassenbons bei Barkäufen oder bei Rechnungen die Quittungen für die Bezahlung. (Es können mehrere Quittungen auf einem Erstattungsformular aufgeklebt sein, wenn es dieselbe Kostenart betrifft. Da die Kasse seit Januar 2010 auf Belegerfassung umgestellt hat, müssen die Kassenbons und Rechnungen vollflächig auf das Erstattungsformular geklebt bzw. so aufgebracht werden, dass das Einscannen möglich ist. Die Rückseite des Erstattungsformulars sollte unbedruckt sein, da jeglicher Text auf der Rückseite eingescannt wird. Falls die Ware mit Kreditkarte bezahlt wurde, muss der Banknachweis beigefügt werden.

Die Kostenstelle und den Gesamtbetrag muss eingetragen sein. Der Kostenstellenbevollmächtigte muss es unterschreiben (sachlich richtig) danach kann der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin

a) persönlich zur Zahlstelle gehen und sich den Betrag bar auszahlen lassen oder

b) das Formular an die Abteilung IV C (Finanzabteilung) mit der Bitte um Überweisung weitergeleitet.

 

Weitere Links

Weitere Informationen der Finanzabteilung

Zentrale Kasse am Standort Holländischer Platz

Ansprechpartner/in