Dokumentaktionen

Dokumentendetail-Ansicht

Um ein Dokument oder seine Eigenschaften zu bearbeiten, klicken Sie auf den Dokumententitel. Sie werden zur Dokumentenansicht weitergeleitet.

Ein word-Dokument in der Ansicht

Dateien herunterladen

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Sie können die Datei, die Sie angeklickt haben unter Dokumentenaktionen im rechten Teil des Bildschirms herunterladen. Einfach auf Herunterladen klicken und die Datei wird geöffnet.

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Dateien im Browser anzeigen

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Sie möchten die Datei nicht herunterladen, dann können Sie sich die Datei im Browser anzeigen lassen.

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Eigenschaften der Datei bearbeiten

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Sie können die Eigenschaften des Dokuments bearbeiten. Dafür sind folgende Schritte erforderlich:

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Sie klicken auf Eigenschaften bearbeiten und es öffnet sich folgende Seite, die Ihnen ein Formular zum Ändern der Eigenschaften anbietet.

Übersicht der Eigenschaften einer Datei, bestimmte Eigenschaften können hier geändert werrden

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Um Dokumente mit Schlagworten, auch Tags genannt, zu versehen, sind folgende drei Schritte notwendig:

  1. Klicken Sie auf Tags auswählen
  2. Auf der linken Seite des geöffneten Fensters werden Ihnen bereits existierende Tags zum Auswählen angeboten. Damit Ihre Auswahl übernommen wird, müssen Sie auf das Plus-Symbol klicken. Danach erscheint der ausgewählte Tag im rechten Kästchen.
    Sie können auch ein eigenes Tag vergeben. Schreiben Sie dieses einfach in das Freifeld und klicken auf das Häkchen-Symbol.
  3. Zum Schluss auf ok klicken.

  • links Tags zufügen, mitte Tagsauswählen, 3. bestätigen mit ok

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Unter MimeType konnen Sie das Format der Datei verändern, indem Sie auf das Feld klicken. Es öffnet sich eine Auswahl von Eigenschaften. Sie wählen die zutreffende für Sie aus durch Anklicken.

Eine Änderung des MimeTypes kann ungewünschte Auswirkungen auf die Weiterverarbeitung des Dokuments haben.

Kontextmenü, verschiedene Datei-formate

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Haben Sie alle Punkte bearbeitet, dann klicken Sie auf Speichern.

Neue Version hochladen

Wenn Sie eine Datei offline überarbeitet haben, können Sie diese als neue Version hochladen.

Kontextmenü, verschiedene Möglichkeiten

Zum Hochladen der neuen Version klicken Sie unter Dokumentenaktionen auf Neue Version hochladen.

Es öffnet sich das Fenster Datei aktualisieren. Klicken Sie auf Dateien zum Hochladen auswählen. Wählen Sie die entsprechende Datei aus dem sich öffnenden Fenster mit Doppelklick aus. 

Online oder Offline bearbeiten

Kontextmenü "neue version hochladen" ist markiert

Um ein Office-Dokument online bearbeiten zu können, müssen Sie das Sharepoint-Plugin in Ihrem Browser installiert und aktiviert haben.

Das Offline-Bearbeiten von Dokumenten ist immer möglich.

Kopieren bzw. Verschieben nach..

Kontextmenü, markiert ist "kopieren nach"

Sie können ein Dokument an jeden Ort innerhalb des DMS kopieren oder verschieben, auf dem Sie schreibberechtigt sind.

Dateien löschen

Kontextmenü, "dokument löschen" ist markiert

Zum Löschen einer Datei gehen Sie auf die Dokumentaktionen der zu löschenden Datei und klicken auf Dokument löschen. Vor der Aktion müssen Sie abermals bestätigen, dass Sie die Datei tatsächlich löschen möchten.

Die von Ihnen gelöschten Dateien finden Sie im Papierkorb unter Ihrem Nutzerprofil. Damit Dateien endgültig gelöscht werden, müssen Sie den Papierkorb leeren oder die gewünschte Datei dort noch einmal löschen.

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Workflow

Um einem anderen Nutzer einen dieses Dokument betreffenden Workflow zuzuweisen, können Sie hier den Workflow starten.

An dieser Stelle finden Sie weiterführende Informationen zu Workflows

Aspekte verwalten

Kontextmenü, markiert "Aspekte verwalten"

Wenn Sie die Standard-Eigenschaften des Dokuments erweitern möchten, klicken Sie auf Aspekte verwalten. Es erscheint eine Auswahl von Attributen, mit denen Sie das Dokument zusätzlich versehen können. Wenn Sie einen Auswahl getroffen habe klicken Sie auf das Pluszeichen. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie anschließend auf Änderungen speichern