Workflows

Was ist ein Workflow

Workflows erleichtern die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Sie ermöglichen Aufgaben- oder Genehmigungsprozesse, in denen andere Teammitglieder aktiv tätig werden müssen.

Alfresco stellt standardmäßig folgende Workflows zur Verfügung:

  • Dokument(e) zur Überprüfung senden
  • Gebündeltes Überprüfen und Genehmigen
  • Neue Aufgabe
  • Überprüfen und Genehmigen
  • Überprüfen und Genehmigen in der Gruppe

Workflow auswählen

In der Dokumentendetail-Ansicht finden Sie unter den Dokumentenaktionen den Punkt "Workflow starten".

Browser-Ansicht einer Powerpoint-Präsentation.

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Workflow Auswahlmenü

Ihnen wird die Workflow starten Seite angezeigt. Klicken Sie auf Bitte einen Workflow auswählen ... .

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Ihnen wird die Liste der verfügbaren Workflows angezeigt. Wählen Sie den für Ihre Zwecke geeigneten Workflow aus.

Menü-Liste mit verschiedenen Workflow-Arten

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1 Dokument(e) zur Überprüfung senden

Dieser Workflow bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Dokument zeitgleich an einen oder mehrere Team-Mitglieder zur Überprüfung zu senden. Durch Angabe des erforderlichen Prozentsatzes zur Genehmigung legen Sie fest, wie viele Team-Mitglieder dem Dokument zur Genehmigung zustimmen müssen.

Das Feld Nachricht bietet Ihnen trotz der skalierenden Größe nur die Möglichkeit 255 Zeichen einzugeben.

Workflow-Maske. NachrichtenFeld

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Unter dem Punkt Bevollmächtigte --> Überprüfer können Sie den Empfänger des Workflows auswählen. Bitte klicken Sie auf Auswählen.

Workflow-Maske, Mitte links, Überprüfer wählen

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Hier sind drei Schritte notwendig, um den Empfänger auszuwählen.

  1. Vornamen oder Nachnahmen eingeben und auf Suche klicken. Im linken Fenster wird ihnen die entsprechende Person angezeigt.

  2. Damit Ihre Auswahl übernommen wird, klicken Sie bitte auf das Plus-Zeichen.

  3. Die Auswahl ist abgeschlossen, indem Sie auf OK klicken.

Auswahl-Maske mit Personen

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Mit einem Workflow versehene Dokumente erhalten in der Dokumentenbibliothek ein Symbol zur Kennzeichnung.

active-workflows

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2 Gebündeltes Überprüfen und Genehmigen

In diesem Workflow haben Sie die Möglichkeit, Inhalte durch Gruppen überprüfen zu lassen. Wählen Sie hierzu eine oder mehrere Gruppen zur Überprüfung aus. Weitere Aktionen wie hinzufügen oder löschen von Dokumenten funktionieren analog zur Erklärung von Dokumente zur Überprüfung senden

Mitte links, Überprüfer wählen

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3 Neue Aufgabe

Mit diesem Workflow können Sie sich selbst oder einem Team-Mitglied eine neue Aufgabe zuweisen. Wählen Sie unter der Kategorie Bevollmächtigter aus, wem der Workflow zugewiesen werden soll. Weitere Aktionen wie hinzufügen oder löschen von Dokumenten funktionieren analog zur Erklärung von Dokumente zur Überprüfung senden.

Maske, Gruppenüberprüfer

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4 Überprüfen und Genehmigen

Wie auch der Workflow Dokument(e) zur Überprüfung senden, können Sie hier ein Dokument zeitgleich an einen oder mehrere Team-Mitglieder zur Überprüfung zu senden. Der Unterschied hier ist, dass alle Beteiligten genehmigen müssen.

Weitere Aktionen wie hinzufügen oder löschen von Dokumenten funktionieren analog zur Erklärung von Dokumente zur Überprüfung senden.

Überprüfer wählen

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5 Überprüfen und Genehmigen in der Gruppe

Analog zum Workflow Gebündeltes Überprüfen und Genehmigen haben Sie hier die Möglichkeit, Inhalte durch Gruppen überprüfen zu lassen. Wählen Sie hierzu eine oder mehrere Gruppen zur Überprüfung aus. Zusätzlich können Sie hier den erforderlichen Prozentsatz zur Genehmigung angeben.

 

Weitere Aktionen wie hinzufügen oder löschen von Dokumenten funktionieren analog zur Erklärung von Dokumente zur Überprüfung senden.

Überprüfung

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Aktuellen Stand einsehen

Um den aktuellen Stand der Workflows einzusehen, klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Aufgaben.

Hier sehen Sie zwei Möglichkeiten:

  • Meine Aufgaben
    Hier sehen Sie die Aufgaben, die Ihnen aufgetragen wurden
  • Begonne Workflows
    Hier sehen Sie auch Aufgaben, die Sie vergeben haben oder die Sie bereits begonnen haben.

Klicken Sie nun auf "Begonnene Workflows"

Obere Menüleiste von Alfresco. Aufgaben Kontextmenü ausgeklappt

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Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Workflows, in die Sie eingebunden sind. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen Workflow bewegen (nicht klicken), erscheint rechts ein Menü mit weiteren Optionen:

  • Verlauf anzeigen
  • Workflow abbrechen 

Mit einem Klick auf "Workflow abbrechen" können Sie diesen direkt abbrechen. Wir wollen aber nun den entsprechenden Workflow genauer betrachten - klicken Sie dazu auf "Verlauf anzeigen".

Aktive Workflows, rechts Möglichkeiten für Abbruch oder Anzeige

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Workflow-Übersicht mit allen entsprechenden Möglichkeiten und Informationen

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Nun erhalten Sie eine Übersicht über den Workflow. Links finden Sie eine Zusammenfassung über die wichtigsten Daten. Z.B. welcher Teil zuletzt abgeschlossen wurde oder wann der Workflow abgeschlossen sein muss.

workflow_diagramm

Workflow-Organigramm

Die Zusammenfassung können Sie sich auch grafisch darstellen lassen. Klicken Sie dazu auf oben rechts auf "Prozessdiagramm anzeigen" (siehe oben). Sie erhalten ein Flowchart (Ablaufplan) mit den bisherigen und ausstehenden Schritte innerhalb des Workflows.

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