Kalender Funktionen

Falls Sie sich noch nicht im Email Bereich befinden, klicken Sie im oberen schwarzen Bereich auf die Schaltfläche mit den 9 Rechtecken und wählen anschließend Kalender.


Termin erstellen

Um einen neuen Termin anzulegen, klicken Sie oben in der Menüleiste auf die Schaltfläche Neu.

Nun können Sie verschiedene Einstellungen für ihren Termin vornehmen: 

  • Titel: z.B. Besprechung
  • Ort: hier können Sie entweder selbe einen Ort eingeben oder aus einer Liste vom Server auswählen, indem Sie rechts auf die Schaltfläche Raum hinzufügen klicken.
  • Start/Ende: Die Start- und Endzeit ihres Termins.
  • Ganztägig: Falls ihr Termin keine Feste Uhrzeit hat oder den ganzen Tag dauert, können Sie hier einen Haken setzen, dadurch wird die Uhrzeitangabe deaktiviert.
  • Wiederholen: Falls ihr Termin Regelmäßig stattfindet, können Sie dies hier einstellen.
  • Im Kalender speichern: Sofern Sie mehrere Kalender eingerichtet haben, können Sie hier auswählen welchem Kalender der Termin zugeordnet wird.
  • Erinnerung: Sie können festlegen ob Outlook Sie an einen Termin erinnern soll. Wenn Sie eine Benachrichtigung per E-Mail wünschen, klicken Sie auf E-Mail-Erinnerung hinzufügen.
  • Beschreibung: Hier können Sie einen freien Beschreibungstext für ihrem Termin eingeben.
  • Datei- und Bildanhänge: Sie können oben in der Menüleiste über die Schaltfläche Anfügen eine oder mehrere Dateien zu dem Termin hinzufügen oder auch Bilder direkt in dem Beschreibungstext einbinden. Dazu klicken Sie oberhalb von dem Textfeld auf die Schaltfläche mit dem Bildsymbol.
  • Personen: Sie haben die Möglichkeit Personen zu ihrem Termin hinzuzufügen, diese werden über den Termin informiert, sobald die diesem gespeichert haben.


Kategorien verwenden

In jedem Termin oder jeder Besprechung können Kategorien zugeordnet werden (z.B. geschäftlich, privat, außer Haus, usw.).

Um einem Termin eine Kategorie zuzuordnen, klicken Sie oben in der Menüleiste auf Kategorisieren und wählen anschließend die gewünschte Kategorie aus.

 

 

Wenn Sie eine neue Kategorie für ihren Termin anlegen wollen klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Kategorisieren und anschließend auf Kategorien verwalten.

Im Dialogfeld klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neue Kategorie hinzufügen und geben anschließend einen Titel ein. Links neben dem Textfeld können Sie noch eine Farbe für ihre Kategorie auswählen.


Kalender hinzufügen

Sie haben die Möglichkeit Kalender aus verschiedenen Quellen hinzuzufügen:

  • Sekundärer Kalender: erstellt einen neuen leeren Kalender.
  • Aus einer Datei: importiert Kalenderdaten aus einer .ics Datei in einen bereits bestehenden Kalender.
  • Aus dem Internet: aboniert einen fremden Kalender der öffentlich im Internet einsehbar ist, z.B. Feiertage aus Hessen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Kalender hinzufügen und wählen die gewünschte Quelle aus.


Feiertage hinzufügen

Um zum Beispiel die Feiertage aus Hessen hinzuzufügen gehen Sie auf Kalender hinzufügen > aus dem Internet. In das Textfeld Link zum Kalender geben Sie folgendes ein: webcal://ifeiertage.de/he-.ics

Anschließend geben Sie einen Namen für den abonierten Kalender ein wie z.B. "Feiertage" und bestätigen das Abonement mit der Schaltfläche speichern.


Kalenderansichten

Sie haben die Möglichkeit auszuwählen welche ihrer Kalender gleichzeitig angezeigt werden sollen. Wählen Sie dafür, durch einen Klick in der linken Seitenleiste, den gewünschten Kalender aus. Kalender die Angezeigt werden sind in der Seitenleiste farblich hinterlegt. Wenn Sie einen Kalender ausblenden möchten, klicken Sie ihn erneut an.

Um eine datailiertere Ansicht ihrer Termine zu bekommen, können Sie statt der standardmäßigen Monatsansicht auch eine Wochen oder Tagesansicht auswählen.
Klicken Sie dazu rechts oberhalb der Kalenderansicht auf die gewünschte Schaltfläche. Mit der Schaltfläche Heute können Sie schnell zum aktuellen Tag zurückspringen falls Sie mehrere Seiten geblättert haben.


Darstellungsoptionen

Über die Kalenderdarstellungsoptionen können Sie die Darstellung weiter an ihre Bedürfnisse anpassen. Um zu den Optionen zu gelangen, klicken Sie in der schwarzen Menüleiste auf die Zahnrad-Schaltfläche und wählen Kalenderdarstellung aus.

Hier haben Sie nun verschiedene Einstellungsmöglichkeiten:

 

  • Arbeitswoche anzeigen als: Hier können Sie auswählen wie viele Tage ihre Arbeitswoche hat, in der Kalenderansicht Arbeitswoche werden dann nur diese Tage angezeigt und z.B. das Wochenende ausgeblendet.
  • Arbeitszeit: Hier können Sie eine frühste Startzeit und späteste Endzeit ihrer Arbeitszeit angeben, diese wird in der Wochen und Tagesansicht farblich hinterlegt.
  • Kalenderwochen in Monatsansicht anzeigen: Diese Option zeigt im Minikalender in der Seitenleiste und in der Monatsansicht Kalenderwochen an.
  • Erste Woche des Jahres beginnen am: Hier können Sie auswählen welche Woche als erste im neuen Jahr gezählt werden soll.
  • Ersten Tag der Woche anzeigen als: Diese Option ändert welcher Tag ganz links in den Kalenderansichten Woche und Monat angezeigt wird.
  • Stundenunterteilung anzeigen: Möchten Sie in ihrer Wochen und Tagesansicht eine feiner Stundeneinteilung können Sie hier statt 30 Minuten auch 15 Minuten einstellen.
  • Kalender anzeigen in: Sie können zwischen zwei Intensitätsstufen der Kalenderfarben wählen.


Kalender freigeben

Wenn Sie einen ihrer Kalender mit anderen Personen teilen möchten, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Kalender freigeben und anschließend auf den Kalender den Sie freigeben möchten.

In das Feld Freigeben für geben Sie entweder eine E-Mail-Adresse ein, falls die Person für die Sie den Kalender freigeben möchten nicht in ihrer Kontaktliste ist oder Sie geben den Namen eines Kontaktes ein und wählen diesen aus der Ergebnisliste aus.

Wenn Sie den Kalender mehren Personen freigeben möchten, so können Sie nachdem Sie eine Person hinzugefügt haben, weitere Namen/E-Mail-Adressen in das Feld eingeben. Klicken Sie zum versenden der Freigabe auf die Schaltfläche Senden.