Social-Media-Leitfaden für die dienstliche Nutzung der Medien

Mit diesem kleinen Web-Leitfaden möchten wir Ihnen einige hilfreiche Empfehlungen für die Nutzung der Social-Media-Plattformen im Rahmen der dienstlichen Nutzung geben. Zwei Aspekte stehen hierbei im Vordergrund:

  • Informieren Sie grundsätzlich immer die Stabsstelle Kommunikation, Presse und Öffentlichkeitsarbeit (onlineredaktion@uni-kassel.de) im Vorfeld über neue Angebote auf den Plattformen. Die Hochschule möchte auch im Bereich der Sozialen Medien als professionelle, einheitliche Organisation in der Außendarstellung wahrgenommen werden. Dafür bedarf es eine zentrale Koordination.

  • Wenn Sie Meldungen erstellen, kommentieren oder Bilder posten, werden Sie als Botschafterin/Botschafter der Universität Kassel wahrgenommen. Gehen Sie mit dieser Verantwortung vorsichtig um. Wenn Sie also online etwas veröffentlichen, bitte vorher immer darüber nachdenken, welchen Eindruck Sie damit auf Personen vermitteln, die die Uni nicht kennen.

Privat oder beruflich?

Ein Engagement im Bereich der sozialen Netzwerke ist zeitaufwändig und auf Dauer angelegt. Wenn Sie hiermit starten, dürfen Sie dies daher nicht "halbherzig" tun. Auch werden Sie vielleicht nicht immer die erhofften Ziele erreicht.  Verwaiste Fanpages oder Blogs schaden dem Image der Uni. Überlegen Sie daher sehr gründlich im Vorfeld, ob Sie ihre dienstlichen Aufgaben tatsächlich durch eine Facebook- oder Blog-Präsenz verbessern. 

Planung und Aufbau einer Präsenz

Bevor Sie starten:

  • Was sind meine Ziele? Was ist meine Zielgruppe?
  • Wer übernimmt die langfristige Pflege? Wer vertritt im Urlaubs- und Krankheitsfall?
  • Welche Mitarbeitenden haben zusätzlich Zugriff mit welchen Rechten?
  • Achten Sie beim Einrichten der Angebote auf rechtliche Aspekte wie z.B. die Impressumspflicht.
  • "Jedes Kind braucht einen Namen!". Wenn Sie einen Blog oder eine Facebook-Fanpage einrichten, müssen Sie die Namenskonventionen der Uni Kassel beachten. Für Facebook ist das z.B. www.facebook.com/unikassel.IHRORGANISATIONSNAME.

Redaktionskonzept

Wie sieht der Themen- und Redaktionsplan aus? Starten Sie nicht einfach so. Überlegen Sie genau, welche Themen gepostet werden sollen, in welchen zeitlichen Abständen?

Klären Sie im Team die juristischen Rahmenbedingungen. Setzen Sie insbesondere nicht bei studentischen Hilfkräften diese Kenntnisse voraus:

  • Sie haben eine Verschwiegenheitsverpflichtung: Interna und Dienstgeheimnise dürfen nicht ausgeplauert werden.
  • Das informationelle Selbstbestimmungsrecht muss beachtet werden. Bitte niemals Kolleginnen und Kollegen namentlich nennen, die dies nicht möchten.
  • Beachten Sie Datenschutz, Urheberrecht und Rechte rund um das Foto.

Der Kommunikationsstil

Überlegen Sie bitte auch, mit welcher Tonalität (der "Sound" des Kommunikationsstils) die Ansprache der Leserinnen und Leser in den sozialen Netzwerken erfolgen soll. Berücksichtigen Sie bitte, dass z.B. die meisten Studierenden mit der Uni "nicht befreundet" sein wollen, sondern sich einen professionellen Kommunikationsstil wünschen. Bitte daher nicht zu locker, nicht zu lustig, nicht niveaulos. 

Auf der anderen Seite dürfen Sie auch nicht zu formal mit Ihrer Community ins Gespräch kommen. Die Netzwerke dienen dazu, ein "Wir-Gefühl" zu schaffen. Die Kommunikation gleicht eher der in einer Cafeteria: Sie ist ad hoc, mit ungeplanten Themen und lockerer Umgangssprache. Eine positive emotionale Stimmung darf erzeugt werden und wird auch von den Teilnehmenden erwartet.

Reaktionszeiten

Die Konversation im Netz erfordert wie im realen Leben auch Aufmerksamkeit. Wer nicht zuhört, dem wird auch nicht zugehört. Antworten Sie daher möglichst in einem Zeitfenster von 24 Stunden auf Kommentare und Anfragen. Bedenken Sie: Viele Nutzerinnen und Nutzer schauen bevorzugt am Wochenende auf entsprechende Angebote. 

Kritik und unangenehme Konversation

Mit Ihrem Engagement in den sozialen Netzwerken laden Sie die Community zum Gespräch ein. Die Nutzerinnen und Nutzer nehmen mit Kommentaren, Bewertungen und Empfehlungen aktiv Bezug auf Ihre Beiträge. Nicht immer wird Ihnen gefallen, was Sie als Anwort erhalten. Wie nun damit umgehen?

Zunächst: Ruhig bleiben. Nicht spontan, sondern überlegt antworten.

Machen Sie sich klar: Sie antworten weniger derjenigen oder demjenigen, der die Regeln der Höflichkeit vergessen hat, sondern Sie antworten um Ihre Meinung den vielen stillen Mitleserinnen und Mitlesern mitzuteilen. Daher niemals emotional reagieren, sondern immer sachlich und professionell. Weisen Sie den Angreifenden in die Schranken, verweisen Sie auf allgemeine Umgangsformen im Netz und verlangen Sie bestimmt einen respektvollen Gesprächston. Überlegen Sie auch, ob man wirklich zu jeden "Unsinn" Stellung beziehen muss.

Rechtswidrige, rassistische und diskrimminierende Kommentare müssen umgehend gelöscht werden. Fertigen Sie einen Screenshot an und informieren Sie die Person über die Löschung des Beitrages. Veröffentlichen Sie folgenden Hinweis im Kontext des Kommentares: "Es tut uns leid, aber Sie haben mit Ihren Beitrag gegen die Regeln der Netiquette im Netz verstoßen. Wir haben ihn daher gelöscht. Wenn Sie etwas Konstruktives zur Diskussion beisteuern möchten, sind Sie herzlich dazu eingeladen."

Falls Sie unsicher sind, wie Kommentare zu bewerten sind, wenden Sie sich an das Uniwebteam.

Kritik, die nur negativ oder konstruktiv gemeint ist, sollten Sie ebenfalls beantworten. Hier reicht ein kurzes "Danke, wir werden das in Zukunft beachten. "

"Jedes Kind braucht einen Namen!". Wenn Sie im Rahmen Ihrer dienstlichen Aufgaben einen Webauftritt außerhalb des zentralen CMS-Systems der Uni, einen Blog, ein Wiki oder eine Facebook-Fanpage einrichten, müssen Sie die Namenskonventionen der Uni Kassel beachten! Ebenso müssen neue Webprojekte immer der Stabstelle Kommunikation, Presse und Öffentlichkeitsarbeit über die Mailadresse uniwebteam@uni-kassel.de gemeldet werden.

Im Detail: