Projekt Upgrade Studienmanagement

Worum geht es? Im Blickpunkt stehen alle IT-Dienste und Arbeitsabläufe im Studienmanagement. Das beginnt bei der Auswahl und Zulassung von Studierenden und umfasst unter anderem die Verwaltung von Studierendendaten, die Entwicklung und Pflege von Modulen und Studiengängen sowie die gesamte Organisation des Semesterbetriebs. Sowohl die IT-Dienste als auch die Prozesse bekommen ein Upgrade, werden also weiterentwickelt, aber nicht grundlegend ersetzt.

Was wird sich ändern? Auf der technischen Seite wird sämtliche HIS-Software durch die neue Generation HISinOne abgelöst. Dadurch werden die bisherigen Einzelmodule in einer Umgebung zusammengeführt und die Datenstrukturen vereinheitlicht. Für die Verwaltungsabläufe ist das Ziel, dass es für gleiche Aufgaben im Studienmanagement auch möglichst nur eine einzige Prozessausprägung gibt – und nicht mehrere.

Was ändert sich für Uni-Mitarbeiter? Sie werden so manche bekannte Systematik in HISinOne wiedererkennen. In einigen Bereichen wird es bei der Bedienung auch Neuerungen geben. Zum Beispiel findet die gesamte Bedienung und Administration nur noch browsergestützt statt. Noch mehr tut sich hoffentlich bei den Prozessen: Uni-Mitarbeiter können sich bei der Analyse einbringen und die Optimierung der Verwaltungsabläufe mitgestalten.

Was ändert sich für Studierende? Der Weg zur Information wird kürzer und simpler – sei es die Abfrage der neuesten Note oder die Belegung einer Veranstaltung. Alle erneuerten IT-Dienste werden außerdem von Anfang an im neuen Studierendenportal verfügbar sein. Du kannst dich durch die Teilnahme an unseren Wettbewerben oder eventuell auch mit Studienprojekten einbringen.

Wie sieht die Zeitplanung aus? Wir sind bereits mitten in der Planung der Projektphasen und dem Aufbau der neuen technischen Infrastruktur. Im Wintersemester wird die Prozessanalyse starten, als erstes in der Zentralverwaltung, später dann in den Fachbereichen. Die Bewerbungsphase für das Sommersemester 2014 wird erstmals produktiv über HISinOne abgewickelt. Die Produktivsetzung der weiteren Prozessbereiche folgt dann sukzessive, mit anvisiertem Projektabschluss im Herbst 2015.

Warum dieses Upgrade? Bologna-Prozess, fächerübergreifende Studiengänge, neue Medien – unsere aktuelle Software tut sich schwer, neue Anforderungen noch adäquat zu bedienen. Und die Weiterentwicklung erfordert hohen Aufwand. Es ist also Zeit für einen Wechsel. Außerdem kann die Vereinfachung und Beschleunigung von Arbeitsabläufen für dringend benötigten Freiraum sorgen.

Projektorganisation im Projekt Upgrade Studienmanagement
Aufgaben der Teilprojekte im Upgrade Studienmanagement