Einführung einer digitalen dokumentengestützten Vorgangsbearbeitung

Die bisherigen papierbasierten Arbeitsabläufe aller Verwaltungseinheiten werden mit dem DMS-Projekt sukzessive in ein elektronisches Dokumentenmanagement überführt. Dies ermöglicht zukünftig eine komplett elektronische Vorgangsbearbeitung sowie die Bearbeitung und Ablage digitaler und digitalisierter Dokumente.

Die Universität Kassel setzt seit vielen Jahren Maßnahmen zur Digitalisierung um. Zukünftig werden auch sämtliche Verwaltungsprozesse komplett papierfrei durchgeführt werden. Die Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck: Durch digitale Abläufe wird Zeit eingespart, da zum Beispiel Versandlaufzeiten und Druckvorgänge entfallen. Zudem sollen die Verwaltungsprozesse insgesamt verbessert werden. Indem jeder Prozess einer intensiven Betrachtung unterzogen wird, werden Optimierungspotentiale aufgedeckt. Durch eine klare Gestaltung der Verwaltungsprozesse wird die Schnittstelle zwischen der zentralen Universitätsverwaltung und der dezentralen Fachbereichsverwaltung verbessert. Das erleichtert allen Beschäftigten die Arbeit und spart Ressourcen. Am Ende der Umstellung stehen eine schnellere Bearbeitung von Vorgängen sowie eine höhere Zuverlässigkeit und Transparenz der Verwaltungsprozesse. Die gewonnene Zeit kann genutzt werden, um Spezialfällen mehr Aufmerksamkeit zu schenken und die Servicequalität zu steigern.

Die Digitalisierung unserer Verwaltungsprozesse ist ein umfangreiches Projekt, das auf viele Jahre angelegt ist. Es wird nach der Guideline für agile Projekte an der Universität Kassel durchgeführt, welche hauptsächlich auf den beiden Projektmanagementmethoden PRINCE2 Agile und SCRUM basiert. Das DMS-Projekt wird gemeinsam durch die Abteilung „Personal und Organisation“ (Manuela Robrecht) und das IT Servicezentrum (Tanja Bode) geleitet.

Weitere Informationen zur Guideline für agile Projekte an der Universität Kassel (intern mit  Uni Account Anmeldung)

Aufgrund der Größe und Komplexität des Vorhabens wird das Projekt schrittweise in Teilprojekten umgesetzt, welche von den jeweiligen prozess-verantwortenden Fachabteilungen gesteuert werden. In regelmäßigen Projektmeetings tauschen sich die Projektbeteiligten über die aktuellen Fortschritte und das weitere Vorgehen aus. Über sogenannte Key-User und Resonanzgruppen wird sichergestellt, dass die Nutzer*innen der Universitätsverwaltung, der Fachbereiche und zentralen Einrichtungen in die Optimierung und Vereinheitlichung der Verwaltungsprozesse intensiv einbezogen werden.

Die bisherigen papierbasierten Arbeitsabläufe aller Verwaltungseinheiten werden in diesem Projekt sukzessive in eine digitale dokumentengestützte Vorgangsbearbeitung überführt, die zudem die Bearbeitung und Archivierung digitaler und digitalisierter Dokumente im Rahmen eines elektronischen Dokumentenmanagements ermöglicht. Einige Prozesse wurden bereits umgestellt und werden schon heute über die DMS-Software abgebildet.

Aufgrund der zahlreichen Schnittstellen zwischen der Universitätsverwaltung und den anderen Organisationseinheiten der Universität wird die Umstellung einen Großteil der Beschäftigten direkt oder indirekt betreffen. Viele Beschäftigte werden zukünftig – je nach Tätigkeitsfeld regelmäßig oder gelegentlich – Vorgänge in der DMS-Software bearbeiten. Sämtliche Prozesse werden durch das DMS-Projekt einfacher, schneller und transparenter.