Checkliste Tagungsorganisation

Checkliste für die Planung und Organisation einer wissenschaftlichen Tagung
an der Universität Kassel

(alle aufgeführten administrativen* Checkpoints können gegen eine Mittelumbuchung auch vom Tagungsmanagement der Hochschulverwaltung übernommen werden. Schreiben Sie uns an!)

 

(*ausgenommen sind alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Auswahl der Teilnehmenden, der Referent*innen sowie weiteren, dem wissenschaftlichen Teil der Tagung zugehörigen Themen, wie z.B. die Festlegung von Schwerpunkten und Zielsetzungen, stehen.)

  1. 1.Allgemeines

    • Datum der Tagung festlegen
      (idealerweise mind. 10, eher 12-24 Monate im Voraus)
    • Tagungsformat festlegen
      (online, hybrid, in Präsenz)
    • Ggf. Schwerpunkt der Tagung festlegen
    • Ggf. Zielsetzung definieren

  2. 2.Budget-
    planung

    • Veranstaltungskosten schätzen
    • Plenary Speaker(s) anfragen und budgetieren
    • Anzahl der benötigten studentischen Hilfskräfte schätzen und Kosten budgetieren (Anwerbung von SHKs über Moodle-Kurs möglich, Kontakt über das Tagungsmanagement)
    • Budget festlegen (Budgetplanungstool ist in Arbeit und demnächst verfügbar)

  3. 3.Veranstaltungsort(e)

    • Raumreservierung Tagesprogramm über Raumverwaltung U Kassel
      (Große Räume: Campus Center, Zentrum für umweltbewusstes Bauen [ZUB], Gießhaus, Science Park, ASL-Gebäude)
    • Raumreservierung Zusatzveranstaltungen
      (z.B. UNI:Lokal, Brüderkirche/Renthof, IdeaLab im SciencePark, CVJM-Haus, Filmpalast, Hallenbad-Ost, Südflügel Kulturbahnhof Gleis 1, etc.
      → Kontakt über das Kassel Convention Bureau)
    • Reservierung von Hotelkontingenten in uni-nahen Hotels (z.B. Renthof, Hotel Teatro [sehr „basic“, aber günstig]) oder bahn-nahen Hotels (z.B. Pentahotel), Rahmenverträge mit diesen Hotels existieren, Bereitstellung von Hotelkontingenten auf eigener Website für Ihre Tagung →  Kontakt über Kassel Marketing.
    • Voranfrage Verpflegung - Kaffee-Pausen, Mittagessen, Snacks, Abend-Empfang (an der U Kassel z.B. über Forschungskantine / Campus Catering des Studierendenwerks oder extern, z.B. über Party Couture)

  4. 4.Rahmen-
    programm

  5. 5.Tagungswebsite

    • Anlegen der Seite in der jeweiligen FB-Domain
    • auf Wunsch: Verlinkung der Tagungswebsite unter https://uni-kassel.de/tagung-konferenz über die Onlineredaktion der Abteilung K&M
    • Verlinkung der Anmeldeseite der Tagungssoftware
    • Einstellen des vorläufigen Tagungsprogramms
    • Aktualisierung (laufend bis zum Beginn der Tagung)

  6. 6.Tagungs-
    software

    • Entscheidung für einen Tagungssoftware-Anbieter 
      (Rahmenverträge mit Converia und Conf-Tool sind in Arbeit – hier kann künftig auf eine bereits bestehende Uni-Kassel-Plattform zugegriffen werden; Preise (bei Converia) im Vergleich zur Einzelbuchung vergünstigt
    • Erstellen der Registrierungsseite für Vortragende
      (Aufsetzen der Anmeldungsseite zur Registrierung und Einsendung von wissenschaftlichen Veröffentlichungen)

  7. 7.Referent-
    _innen

    • Einladung an Wissenschaftler*innen versenden (auch über den FIT-Newsletter!)
    • Auswahl der in Frage kommenden Wissenschaftler*innen

  8. 8.Teilnehmende

    • Erstellen der Anmeldeseite für Teilnehmende
      (Freischalten der Anmeldungsplattform zur Teilnehmeranmeldung; ggf. Sammlung der Teilnahmegebühren)
    • Werbung für die Tagung und Einladung von Teilnehmenden (über DGW, per Mail, über Uni-Verteiler, etc.)
    • Abfrage von Kinderbetreuungsbedarf (weitere Informationen über die Stabsstelle Gleichstellung oder über Kontaktperson Frau Lacher)

  9. 9.Infor-
    mations-
    material

    • ggf. Design von Programmheften ODER Einrichtung einer Tagungs-App (bei Nutzung von Converia und Buchung dieser Option) ODER Einstellen des Programms auf einer Unterseite der Tagungswebsite
    • Versenden/Einstellen von Hotelempfehlungen bzw. Hinweis auf Hotelkontingente in App bzw. auf Tagungs-Website (siehe 3 → Kontakt Kassel Marketing)
    • Hinweise zu Anreise und Registrierung am Anreisetag
    • Planung von Inhalten von Informationsmappen
    • ggf. Bestellung von ÖPNV-Tickets für Referent:innen
    • Erstellen einer Campus-Map zur Orientierung am Veranstaltungsort
    • Bestellung von Merchandise im shop@uni-kassel

  10. 10.Finan-
    zierung

    • Finanzierungsquellen identifizieren: 
      (sollen Sponsoren oder Fördermittel eingeworben werden (z. B. von Unternehmen, Stiftungen oder Fachgesellschaften)? → (Übersichtsliste folgt)
    • Sponsoren kontaktieren
      (Ggf. Erstellung eines Sponsorenpakets, Kontaktaufnahme potenzieller Sponsoren für finanzielle Unterstützung (finanziell oder in Form von Sachleistungen)
    • Ggf. Planung und Koordination von Beiträgen oder Ständen von Sponsoren

  11. 11.Marketing

    • Finalisierung der Tagungswebsite (siehe 8)
    • Ggf. Werbung über Soziale Medien
      (Empfehlung: Nutzung bestehender Social-Media-Profile, z.B. Einzelpersonen (LinkedIn), auf Instagram z.B. von Fachbereichen oder Verbänden, die bereits eine gewisse Followerschaft haben; Erstellen regelmäßiger Update-Posts)
    • Erstellen von Flyern, Broschüren und Postern
      (Empfehlung: Sharepic für Online-Verwendungszwecke, Flyer für den Ausdruck bzw. Versand als E-Mail-Anhang)
    • E-Mail-Marketing: nach erfolgter Einladung (siehe 10), ggf. Versenden regelmäßiger Updates per E-Mail & ggf. Einladung weiterer Interessierter

  12. 12.Programm

    • Erstellen des Tagungsprogramms - nach abgeschlossener Auswahl der Referent*innen (siehe 9) 
      (Zeitslots mit Referent:innen abklären, Struktur der Sessions festlegen (z. B. Keynotes, Workshops, Diskussionen)
    • Zeitplan erstellen
      (Ablauf der Tagung festlegen: z. B. Uhrzeiten für Vorträge, Pausen, Networking-Gelegenheiten).
    • Moderator:innen und Helfende einplanen
      (Personen anfragen/bestimmen, Aufgaben zuweisen, SHKs anwerben (Anwerbung von SHKs über Moodle-Kurs möglich, Kontakt über das Tagungsmanagement), Technik-Support klären/organisieren)
    • Erstellen eines Awareness-Konzepts für die Tagung (weitere Informationen → Stabsstelle Gleichstellung, Frau Lisa Ferin)

  13. 13.Logistik & Verpflegung

    • technische Ausstattung planen
      (Verfügbarkeit erforderlicher Geräte klären/buchen, z. B. Mikrofone, Projektoren, Laptops, Streaming-Tools – ggf. Kontaktaufnahme mit Servicecenter Lehre, auch für Aufnahmen von Vorträgen, ggf. Tontechniker anstellen (Kontakt: GB Live Ventures)
    • Verpflegung mit finaler Anzahl Teilnehmender fest bestellen (siehe 6)
    • ggf. Anreise- und Unterkünfte für VIPs  buchen (z.B. Hotelbuchung (Rahmenverträge mit diesen Hotels existieren), ÖPNV-Tickets, Taxibestellung)

  14. 14.Material & Dokumen-
    tation

    • Vorbereitung & Druck weiterer Materialien (z. B. Namensschilder, Abstract-Bücher, Tagungsprogramme, Handouts)
    • Ggf. Teilnehmerzertifikate/Urkunden
    • Technische Dokumentation (z.B. Aufzeichungen – siehe 15 – sowie Organisation der Bereitstellung der Aufnahmen und Präsentationen)

  15. 15.Nachbereitung

    • Dokumentation der Tagung
      (Erstellen einer Zusammenfassung inkl. Präsentationen, Fotos, Videos, Berichte und Veröffentlichung auf den Seiten der Uni Kassel/des Fachbereichs/-gebiets.)
    • Einholen von Teilnehmendenfeedback
      (z. B. über eine LimeSurvey-Umfrage o. ä. Tools)
    • Danksagungen an Unterstützende (per Mail oder gedruckt)
    • Rechnungen und Finanzen
      (Abrechnung der Tagung, Freigeben von Rechnungen in EVER – in Kontakt mit der Finanzabteilung)

Weitere allgemeine Tipps:

Bilden/Benennen Sie einen Arbeitskreis, der die Tagungsaufgaben fest übernimmt und in dem feste Verantwortlichkeiten zugewiesen werden.

 

Legen Sie Meilensteine und Fristen für die verschiedenen Aufgaben fest. Nutzen Sie dafür hilfreiche Onlinetools, wie z.B. Confluence, etc. in denen Aufgaben zugewiesen und Fristen mit Erinnerungen gesetzt werden können. Überprüfen Sie regelmäßig die Einhaltung von Aufgaben um die Planung im Griff zu behalten und Fristen nicht zu versäumen.

 

Bleiben Sie flexibel und gelassen! Unerwartete Herausforderung und Dinge die nicht nach Plan laufen gehören zu allen großen Projekten dazu. 

Kontaktieren Sie gern unser Tagungsmanagement, wenn Sie Hilfe brauchen oder nicht weiter wissen.

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