Füh­ren aus der Dis­tanz

In der aktuellen Situation sind Universitäten wie andere Organisationen gezwungen, ihre Zusammenarbeit in Teilen mobil von Zuhause aus zu organisieren. Der Umgang mit dieser Situation ist für viele Mitarbeitende, aber auch für viele Führungskräfte neu. Dies kann zu Unsicherheiten führen.

Was ist in der Krise das Wichtigste, wenn es um Führung geht?
Worauf müssen Sie jetzt als Führungskraft unbedingt achten?
Wie wird die Arbeitserledigung sichergestellt?
Wer arbeitet in Präsenz, wer mobil an einem anderen Ort?
Wie erfolgt der Austausch zwischen den Mitarbeitenden in den unterschiedlichen Arbeitsmodellen?

Hier finden Sie Tipps und Hinweise, wie Sie als Führungskraft aus der Distanz Ihr Team führen und die Zusammenarbeit fördern.

Ih­re Auf­ga­ben als Füh­rungs­kraft

  • Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Herstellung ihrer mobilen Arbeitsfähigkeit – Haben alle einen dienstlich nutzbaren PC für die Mobile Arbeit? Ist die telefonische Erreichbarkeit gewährleistet? Besteht Zugriff auf eMails, notwendige Daten, Dateien, Ordner, Programme wie SAP etc.? http://www.uni-kassel.de/its-handbuch/homeoffice.html
  • Wurde eine „Vereinbarung zu Mobiler Arbeit während der Corona-Pandemie“ abgeschlossen?
    Wird der Datenschutz eingehalten? Für die Zentrale Universitätsverwaltung wurde den Führungskräften ein Formular (Datenschutzerklärung) zur Verfügung gestellt.
  • Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden über die geltenden Arbeitszeitregelungen und Erwartungen zur Erreichbarkeit: Zu welchen Zeiten sollen Mitarbeitende erreichbar sein? Welche Kommunikationsmittel sollen genutzt werden im Team? https://www.uni-kassel.de/uni/corona/umgang-mit-dem-corona-virus
  • Nutzen Sie die verschiedenen digitalen Tools, die die Universität zum virtuellen anbietet (IT-Servicezentrum, Servicecenter Lehre) und einigen Sie sich im Team auf die zu verwendenden Tools und Programme (z.B. Sharepoint, DFN-Meetingräume)

 

  • Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, welche Aufgaben in der Mobilen Arbeit angesichts der Möglichkeiten und der aktuell notwendigen To Dos erledigt werden können. Was ist machbar, was muss verschoben werden, was muss ganz aufgegeben werden? Welche Aufgaben kommen ggf. hinzu durch die besondere Situation, welche können gerade jetzt wieder aufgenommen und bearbeitet werden? Aus jeder Krise kann auch eine Chance erwachsen! Überlegen Sie gemeinsam im Team, was Sie schon immer konzipieren, abarbeiten, regeln, sortieren wollten und wofür Sie die Zeit jetzt nutzen können.
  • Vermitteln Sie als Führungskraft Vertrauen in die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden, auch aus der Mobilen Arbeit heraus die Erwartungen erfüllen zu können! Ermuntern Sie Ihre Mitarbeitenden zum Erproben neuer Arbeitsweisen.
  • Geben Sie Ihnen die Zeit, sich neue digitale Arbeitsweisen anzueignen. Probieren Sie gemeinsam digitale Tools im Team aus und teilen Sie Ihre Entdeckungen und Erfahrungen - das kann viel Spaß machen und fördert zugleich das Teambuilding!
  • Einige Mitarbeitende sind vielleicht unsicher angesichts der neuen Arbeitsbedingungen. Bleiben Sie mit Ihnen eng im Kontakt, bestärken Sie sie auch in kleinen Erfolgen und geben Ihnen positive Rückmeldungen zu den erbrachten Leistungen.
  • Fördern Sie das Teamgefühl und die Zusammenarbeit im Team:
    • Nehmen Sie sich jetzt besonders viel Zeit für Ihre Mitarbeitenden und kümmern sich einzeln um sie. 
    • Führen Sie kurze tägliche Teammeetings ein.
    • Planen Sie auch informelle virtuelle Treffen ein wie eine gemeinsame Kaffeepause per Videochat oder den Einstieg per Small Talk zu Beginn einer Videokonferenz. Vielen fehlt im Home-Office der sich sonst im Arbeitsalltag ergebende Austausch mit den anderen Kolleginnen und Kollegen!
    • Blicken Sie regelmäßig in einer gemeinsamen Videokonferenz auf die Woche zurück und reflektieren Sie, was gut lief und was noch besser laufen könnte.
    • Schauen Sie auf die kommende Woche und sprechen Sie über die Aufgaben, die auf das Team zukommen.

Fördern Sie Sicherheit und Vertrauen in dieser ungewöhnlichen Situation:

  • Informieren Sie regelmäßig und strukturiert zur aktuellen Situation.
  • Treffen Sie Entscheidungen und machen die Hintergründe transparent. Es ist oftmals besser in Kauf zu nehmen, falsche Entscheidungen zu fällen als keine getroffen zu haben!
  • Gestehen Sie auch eigene Unsicherheiten und Fehler ein - die Situation erfordert ein Ausprobieren und immer wieder Neujustieren.
  • Bleiben Sie klar, beschönigen Sie nichts, aber vermitteln Sie Ruhe und Zuversicht. Das gibt Mitarbeitenden Orientierung und Sicherheit!
  • Gehen Sie individuell auf die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden ein - sowohl auf diejenigen iin der Mobilen Arbeit, als auch in besonderer Weise auf die, die weiterhin den Basisbetrieb der Universität am Laufen halten! Erkennen Sie die Leistung aller an, die Herausforderungen solidarisch zu meistern.

...und ganz wichtig in dieser besonderen Zeit: Seien Sie als Führungskraft jederzeit ansprechbar - per Chat, Telefon oder eMail!


Kon­takt­adress­se

Abteilung Entwicklungsplanung
Referat Strategische Personalentwicklung und Organisationskultur
Mönchebergstraße 19
34109 Kassel