Vir­tu­el­le Be­spre­chun­gen und Kon­fe­ren­zen an der Uni Kas­sel

  1. 1. Ziel­set­zung

    Was ist das Ziel des Meetings?

    Welchen Bedarf gibt es?

    Wer nimmt daran teil?

    Welches Format ist für die Besprechung bzw. die Konferenz geeigenet?

  2. 2. Ser­vice

Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tipps

  1. Klar, explizit und präzise formulieren
  2. Langsam und deutlich sprechen
  3. Andere ausreden lassen
  4. Small Talk führen
  5. Präsent sein durch aktive Beteiligung an der Besprechung
  6. Verständnisprobleme sofort ansprechen
  7. Bedenken, dass Blicke und Bewegungen im Raum von anderen wahrgenommen werden
  8. Aktives Zuhören: offene Grundhaltung zeigen, gezielte Nachfragen stellen, paraphrasieren
  9. Feedback geben
  10. Mikrofon ausstellen, wenn man selbst nichts sagt
  11. Allen Teilnehmenden gegenüber mit Rücksichtnahme und Geduld begegnen

Rol­len

Vor der Besprechung

Während der Besprechung:

  • für einen möglichst reibungslosen Ablauf sorgen
  • Sprecher*innenrollen klar verteilen – wer spricht als nächstes?
  • Auf Beteiligung aller achten – aktiv Personen einbinden, die noch nichts gesagt haben
  • Vereinbaren, wie man Sprechbedarf anzeigen kann (z.B. mit Handzeichen)
  • Technischen Support zur Verfügung stellen
  • Besprechungsdauer einhalten

Nach dem Meeting:

  • Protokoll mit Aufgaben und Deadlines versenden
  • Bewertung des Meetings ermöglichen
  • Verbesserungen für das nächste Meeting identifizieren und festhalten

Vor der Besprechung

  • mit den Funktionen der Videokonferenz vertraut machen
  • Moderationsmethoden der Agenda anpassen (PowerPoint Präsentationen, Whiteboarding, Abstimmungstools)
  • Visualisierungen nutzen, bspw. durch Power Point Präsentationen
  • Gesprächskultur entwickeln
  • Umgang mit verschiedenen Arten von Teilnehmenden (stille vs. sehr aktive Teilnehmende) überlegen
  • Umgang mit Verspätungen oder frühzeitigem Verlassen der Teilnehmenden überlegen

Während der Besprechung

  • Gesprächskultur mit den Teilnehmenden abstimmen
  • Benennen, wer an der Besprechung teilnimmt und wer nicht teilnehmen wird
  • Nicht beginnen, bevor nicht alle da sind
  • Small Talk zum Beginn der Besprechung führen (Abfrage des Wohlbefindens etc.)
  • Agenda und Dauer einhalten
  • Reaktionen und Interaktionen der Teilnehmenden beachten
  • Interaktion ermöglichen: Fragenstellen, Diskussionen, Abstimmungen
  • Besprechung durch Prozessfragen strukturieren
  • Visualisierungen nutzen: Bildschirm teilen, Power Point Präsentationen, Whiteboarding
  • Für Integration aller Teilnehmenden sorgen
  • Besprechung zusammenfassen, die nächsten Schritte festlegen und Aufgaben an die Teilnehmenden vergeben

Nach der Besprechung

  • Protokoll und Aufgaben an Teilnehmende versenden
  • Rückmeldungen zur Besprechung einholen
  • Wichtige Erkenntnisse und Learnings dokumentieren
  • Hat aufgrund der Funktion eine besondere Rolle im Meeting mit einem erhöhten Redeanteil
  • kann aber muss nicht Moderator zugleich sein
  • Kann aber muss nicht das Meeting organisieren
  • Kann aber muss nicht einladende Person sein
  • Mehr Informationen zu "Führen aus der Distanz"
  • Moderation unterstützen
  • Bei technischen Problemen unterstützen
  • Chatbetreuung
  • Regelhüter*innen
  • Zeitwächter*in
  • Live-Protokoll

Vor der Besprechung

  • Checkliste für Teilnehmende
  • Vorabcheck der Technik durchführen
  • Einen ruhigen Ort mit wenigen Nebengeräusche, Störungen oder Ablenkungen wählen
  • Frühzeitig einwählen
  • Wissen, was das Ziel des Meetings ist
  • Die Agenda und Materialien für die Besprechung vorbereiten

Während der Besprechung

  • Pünktlich sein
  • Nutzung von Headsets
  • Mikro aus, wenn man selbst nicht spricht
  • Keine Nebenaktivitäten ausführen
  • Aktive Beteiligung an der Besprechung

Nach der Besprechung

  • Ggf. Rückmeldung an Organisator*in zur Besprechung
  • Erledigung der besprochenen To-Do´s

Kon­takt­adress­se

Abteilung Entwicklungsplanung
Referat Strategische Personalentwicklung und Organisationskultur
Mönchebergstraße 19
34109 Kassel