Aktenaufbewahrung und Aktenvernichtung

An der Universität Kassel werden in großem Umfang vertrauliche und/oder personenbezogene Da­ten verarbeitet. Naturgemäß ergibt sich die Notwendigkeit, diese Daten auf angemessene (datenschutzkonforme) Art und Weise zu vernichten.

Die Universität unterhält kein eigenes Archiv. Somit ist sie verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, unverzüglich auszusondern und für eine archivarische Bearbeitung vorzuhalten.

Dies gilt sowohl für die Akten der Zentralen Universitätsverwaltung als auch für die Akten der Fachbereiche, der Universitätsbibliothek, des IT-Servicezentrums sowie aller zur Universität gehörenden weiteren technischen und wissenschaftlichen Einrichtungen.

Eine Vernichtung von Akten oder Aktenteilen ohne Prüfung der Zentralen Registratur der Universität Kassel ist nicht zulässig.

Dezentrale Aktenvernichtung (Datenschutzcontainer)

Diese Übersicht gibt Ihnen einen Überblick, wie Sie Ihre zu vernichtenden Akten entsorgen können.

1. Altakten

www.uni-kassel.de/intranet/schnelleinstieg/service-und-dienste/zentrale-registratur/aktenaufbewahrung.html

Wenn bei Ihnen große Mengen an Altakten anfallen, be­steht die Möglichkeit, nach Absprache mit der Zentralen Registratur einen Datenschutzcontainer aufstellen zu lassen, der von einem Dienstleister abgeholt und geleert wird.

2. Datenträger (CDs, DVDs, Festplatten, Disketten, Magnetbänder, etc.)

Für die Vernichtung von Datenträgern mit datenschutzrelevantem Inhalt setzen Sie sich bitte mit der Zen­tralen Registratur in Verbindung. Wenn bei Ihnen große Mengen solcher Datenträger anfallen, be­steht die Möglichkeit, nach Absprache mit der Zentralen Registratur einen Datenschutzcontainer aufstellen zu lassen, der von einem Dienstleister abgeholt und geleert wird. Gehen Sie im Zweifel davon aus, dass ein Datenträger unbekannten Inhalts datenschutzkonform entsorgt werden sollte.

Bitte achten Sie darauf, Ihre zu entsorgenden Datenträger in ausreichend stabilen Be­hält­nis­sen an die Zentrale Registratur abzugeben und mit einem Absenderhinweis zu versehen. Von au­ßen sollte nicht festgestellt werden können, dass es sich bei dem Inhalt um vertrauliche und/oder personenbezogene Daten handelt. Daher sollte der Hinweis "zur da­ten­schutz­kon­for­men Vernichtung" nur innerhalb des Behältnisses angebracht werden.

Falls Sie einen Container zur datenschutzkonformen Vernichtung benötigen, kontaktieren Sie bitte die Zentrale Registratur. Der gelieferte Container ist

  • in einem abschließbaren Raum

aufzubewahren.

Die Zentrale Registratur bestellt einen Container bei den Kasseler Werkstätten in den Größen 80 l, 240 l oder 415 l. Die Kasseler Werkstätten sprechen den Termin und Raum für die Lieferung direkt mit Ihnen ab.

Behältertypen

Bitte informieren Sie die Zentrale Registratur, wenn der Container voll ist oder nicht mehr benötigt wird.

Falls Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich bitte in Datenschutzangelegenheiten an:

Fau Anja-Nicole Hentschel, Datenschutzbeauftragte der Universität Kassel, Tel. -2756; datenschutz@uni-kassel.de

Herrn Bischof, stellvertretender. Datenschutzbeauftragter der Universität Kassel, Tel. -2011, datenschutz@uni-kassel.de

In Entsorgungsangelegenheiten an: Zentrale Registratur, Tel. -2119, pnolte@uni-kassel.de

Ansprechpartner für weitere Fragen und für die Abstimmung mit dem Staatsarchiv Marburg

Frau Robrecht (Tel: -2518)