Dienstreisen und Exkursionen

Bitte informieren Sie sich regelmäßig auf diesen Seiten über die geltende Rechtslage und aktuellen Formulare. Dienstreisende sind gehalten sich vor Antritt jeder Dienstreise zu informieren.

FAQ - rund um ei­ne Dienstreise/Exkursion an der Universität Kas­sel

Ticketsystem bei Fragen zu Dienstreisen, die in den FAQs nicht beantwortet werden konnten

ESS Benutzerantrag

ESS Datenschutzerklärung

ESS Merkblatt zur Datenschutzerklärung

Rundschreiben A1-Bescheinigung vom 12.11.2019

Formblatt: Mitteilung der Sozialversicherungsnummer und der Krankenkasse

Das ESS Anmeldeverfahren wurde zum 01.09.2019 angepasst. Die Anmeldung im ESS ist nun sowohl mit den Anmeldedaten des ESS Benutzers möglich als auch mit den Anmeldedaten des Uni Accounts.
Eine Anleitung zu den Anmeldeverfahren finden Sie hier.


Definition Dienstreise

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte sowie die Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort.

Dienstreise beantragen

Hier gelangen Sie zur elektronischen Beantragung einer Dienstreise.

Dienstreisen sind immer vor Antritt der Reise elektronisch über das ESS-System zu beantragen und müssen ebenfalls im ESS-System genehmigt werden. Dies gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsdienstreisen. Nur so kann der Unfallversicherungsschutz während der Dienstreise und die Erstattung von Reisekosten nach der Dienstreise gewährleistet werden.

Die internen Laufzeiten der Anträge auf dem Dienstweg bis zum Eingang in der Personalabteilung sind zu beachten.

Eine nachträgliche Genehmigung ist nur in begründeten Ausnahmefällen möglich, wenn die Genehmigung vor Reiseantritt aus zwingenden Gründen nicht mehr eingeholt werden konnte.

Employee Self Service (ESS), u.a. Antrag, Datenschutzerklärung, Handbuch, FAQ

Bevor das ESS genutzt werden kann, muss für jede*n Reisende*n zunächst ein Benutzer eingerichtet werden. Vorher ist eine Antragstellung weder für die Reisende/den Reisenden selbst noch für eine Reiseassistenz möglich. Die Beantragung eines Benutzers und/oder einer Reiseassistenz erfolgt mit den folgenden Formularen:

ESS Benutzerantrag
ESS Datenschutzerklärung 
Merkblatt ESS Datenschutz
Anmeldung ESS

Das ESS Handbuch gibt eine allgemeine Übersicht über die Benutzung des ESS Systems.

In den FAQs finden Sie eine Übersicht der häufig gestellten Fragen zum Thema ESS. Bitte beachten Sie aber, dass dieses Dokument lediglich dazu dient, einen ersten, allgemeinen Überblick zu verschaffen.

Präsentation ESS Infoveranstaltung - Dienstreisen mit ESS erfolgreich elektronisch beantragen

Erforderliche Angaben in den Anträgen

Alle Anträge sind vollständig auszufüllen. Dem Reiseantrag sind grundsätzlich alle Unterlagen (Programme, Einladungen) als Anlage beizufügen, aus denen das dienstliche Interesse sowie Ort und Dauer der Abwesenheit hervorgeht. Sollten Felder in den Anträgen für einige der Dienstreiseangaben nicht ausreichen, kann auch ein separates, formloses Schreiben mit einer kurzen Erläuterung beigelegt werden. Dies trägt zur schnelleren Bearbeitung des Antrages bei und vermeidet Missverständnisse und Rückfragen.

Reisen am Dienstort

Reisen am Dienstort müssen in der Regel nicht genehmigt werden. Jedoch sollte die/der jeweilige Vorgesetze immer über Ihre Abwesenheit informiert werden, um Unfallversicherungsansprüche zu wahren.

Reisen zur Fortbildung

Reisen zur Fortbildung sind Reisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen.

Dienstreisen in Verbindung mit privaten Reisen (weniger als oder genau 5 Arbeitstage)

Grundsätzlich können Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden werden. Hierfür gelten besondere Regelungen für die Kostenerstattung.

Dauert der Privataufenthalt weniger als oder genau 5 Arbeitstage, so wird die Reisekostenvergütung so festgesetzt, als habe nur die Dienstreise stattgefunden.

Flugreisen

Bei Flugreisen ist dem Dienstreiseantrag ein Preisvergleich beizufügen. Daraus sollte hervorgehen, wie hoch die Kosten für einen Flug gewesen wären, wenn die Rückreise direkt nach Beendigung des Dienstgeschäftes angetreten würde.

Für die Tage des Privataufenthaltes muss Erholungsurlaub oder Gleittage in Anspruch genommen werden, die entsprechend der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen rechtzeitig auf dem Dienstweg zu beantragen sind. Ein (Dienst-)Unfallschutz besteht für die Zeit des Privataufenthaltes nicht.

Sollten Sie während des privaten Teils der Reise krank werden und sollen die Urlaubstage im Nachhinein wieder gutgeschrieben werden, so ist trotzdem § 14 Abs. 1 Satz 3 HRKG bzw. § 13 Abs. 1 Satz 3 BRKG anzuwenden.

Um Missverständnisse zu vermeiden, bitten wir Sie in Ihrem und auch im Interesse der Universität Kassel, sich in der Planungsphase mit der/dem zuständigen Reisekostensachbearbeiter*in in Verbindung zu setzen.

 

Dienstreisen in Verbindung mit privaten Reisen (mehr als 5 Arbeitstage)

Grundsätzlich können Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden werden. Hierfür gelten besondere Regelungen für die Kostenerstattung.

Dauert der Privataufenthalt mehr als 5 Arbeitstage, wird der Reise ein überwiegend privater Hintergrund zuerkannt. Unerheblich ist hierbei, ob zuerst die Dienstreise oder die private Reise geplant war.

In diesem Fall dürfen nur die zusätzlichen Fahrtauslagen erstattet werden, die zur Ausübung des Dienstgeschäftes notwendig sind. Tage- und Übernachtungsgeld sowie sonstige Kosten (Nebenkosten) werden nur für die Dauer des Dienstgeschäftes und die Reisetage gewährt.

Um Missverständnisse zu vermeiden, bitten wir Sie in Ihrem und auch im Interesse der Universität Kassel, sich in der Planungsphase mit der/dem zuständigen Reisekostensachbearbeiter*in in Verbindung zu setzen.


Informationen rund um die Kosten

Abschlagszahlungen

Sofern die Kostenerstattung für eine Dienstreise nicht von dritter Seite erfolgt, kann auf Antrag ein Abschlag bis zur Höhe von 80% der zu erwartenden Reisekosten gezahlt werden. Dieser Abschlag wird allerdings nur dann angewiesen, wenn ein Betrag von 150 € überschritten wird. Die Beantragung kann bereits mit dem Genehmigungsverfahren erfolgen.

Die Bearbeitungszeit für Abschlagszahlungen liegt bei ca. 10 Arbeitstagen. In dieser Zeit werden eventuelle Rückfragen geklärt und der Zahlvorgang durchgeführt. Abschlagszahlungen sind innerhalb von vier Wochen nach dem Ende der Dienstreise durch Vorlage der Reisekostenabrechnung abzurechnen. Andernfalls sind die Abschläge zurückzuzahlen.

Fristen für Reisekostenerstattungen

Reisekostenerstattungen sind nach Beendigung der Dienstreise innerhalb einer Frist von sechs Monaten zu beantragen und müssen zu diesem Stichpunkt bei der Reisekostensachbearbeiterin/dem Reisekostensachbearbeiter eingegangen sein. Ausnahmen hiervon sind nicht zulässig.

Für Reisekostenabrechnungen, die nach Ablauf dieser Frist eingereicht werden, kann keine Reisekostenerstattung mehr gewährt werden (Ausschlussfrist nach § 4 Abs. 5 HRKG / § 3 Abs. 1 BRKG).

Reisekostenerstattungen beantragen Sie über das ESS-System mit einer Reiseabrechnung.

Sachlich-Richtig-Zeichnung der Reisekostenabrechnung

Sämtliche Reisekostenanträge müssen, bevor die Abrechnung erfolgen kann, durch die entsprechende vorgesetzte Stelle sachlich-richtig-gezeichnet werden. Andernfalls kann keine Abrechnung erfolgen.

Grundsätze zur Reisekostenerstattung

Reisekosten können nur für Dienstreisen und Reisen zur Fortbildung im dienstlichen Interesse erstattet werden, wenn diese vorher angeordnet oder genehmigt sind. Liegt keine Genehmigung vor, ist keine Abrechnung möglich!

Das Reisekostenrecht beruht auf dem Erstattungsprinzip. Aus diesem Grund müssen entstehende Kosten von Ihnen verauslagt (z.B. Teilnahmegebühren) und mit der Reisekostenrechnung gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden.

Erstattungsfähig sind nur dienstlich veranlasste und zur Durchführung des Dienstgeschäfts notwendige Kosten.

Umbuchung auf eine andere Kostenstelle/einen anderen Auftrag

Bitte nutzen Sie das nachfolgende Formular (nach dem Abspeichern ausfüllbar) zur Umbuchung von Reisekosten auf eine andere Kostenstelle/einen anderen Auftrag.

Das Formular muss vollständig ausgefüllt und unterschrieben per Hauspost an die Finanzabteilung geschickt werden.

Verzicht auf Reisekostenerstattung

Auf die Erstattung von Reisekosten kann ganz oder teilweise rechtswirksam verzichtet werden. Eine Reisekostenabrechnung ist damit ausgeschlossen.

Erstattungsfähige Kosten

Art und Höhe der erstattungsfähigen Kosten richten sich nach dem Hessischen Reisekostengesetz (HRKG) in Verbindung mit den Verwaltungsvorschriften. Für Auslandsdienstreisen findet die Auslandsreisekostenverordnung (ARV) in Verbindung mit dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) Anwendung.

Kostennachweise

Sämtliche entstandenen Reisekosten sind bei der Abrechnung durch entsprechende Belege nachzuweisen. Anfallende Nebenkosten (z.B. Taxi- und Telefonkosten etc.) können nur erstattet werden, sofern sie dienstlich notwendig und in der Reisekostenabrechnung entsprechend begründet werden.

Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit bei Dienstreisen

Für die Anerkennung der Notwendigkeit von entstandenen Kosten wird ein strenger Maßstab angelegt.  Der oberste Grundsatz ist Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Im eigenen Interesse ist deshalb bereits bei der Planung einer Reise auf die Hinweise zur Abrechnung einer Dienstreise zu achten.

Verpflegungskosten

Die auf den Rechnungen ausgewiesenen Verpflegungskosten für Mittag- uns Abendverpflegung werden im Rahmen von Reisekosten nur dann erstattet, wenn es sich nachweislich um eine notwendige Pauschale handelt (Tagungspauschale etc.). Ggf. sind der Reisekostenabrechnung entsprechende Nachweise beizufügen. In allen übrigen Fällen sind die Verpflegungskosten über das Tagegeld abgegolten.

Übernachtungskosten im Inland

Ohne Nachweis wird auf Antrag für jede notwendige Übernachtung ein pauschales Übernachtungsgeld von 20,00 € pro Nacht erstattet.

Nachgewiesene Übernachtungskosten sind bis zu einer Höhe von 80,00 € je Nacht erstattungsfähig. Darüber hinaus gehende Übernachtungskosten werden nur erstattet, wenn sie unvermeidbar waren. D. h. die Notwendigkeit ist im Einzelfall nachvollziehbar schriftlich bei Antragsstellung zu begründen.

Erfolgt keine Erklärung der Notwendigkeit, sind höchstens 80,00 € je Nacht erstattungsfähig!

WICHTIG

Rechnungen für Übernachtungskosten werden nur erstattet, sofern die Universität Kassel als Adressat angegeben ist. Grundsätzlich finden nur die reinen Übernachtungskosten ohne sonstige Leistungen (z.B. ausgewiesene Verpflegungskosten wie Frühstück) Berücksichtigung.

Um Rückfragen zu vermeiden und um eine schnellere Bearbeitung der Abrechnung zu ermöglichen, sollten Dienstreisende - sofern erforderlich - ihre Bemühungen, eine preiswerte Unterkunft zu bekommen, im Einzelnen dokumentieren (z.B. Ausdruck eines Onlineportals, Anfragen per E-Mail oder Fax) und diese der Abrechnung beifügen.

Übernachtungskosten im Ausland

Ohne Nachweis wird auf Antrag für jede notwendige Übernachtung ein Übernachtungsgeld in Höhe von 50 % des in der ARV ausgewiesenen Betrages für das jeweilige Land, höchstens jedoch 30,00 € je Nacht erstattet.

Nachgewiesene Übernachtungskosten werden bis zu einer Höhe des in der ARV ausgewiesenen Betrages für das jeweilige Land erstattet. Darüber hinaus gehende Übernachtungskosten werden nur erstattet, wenn sie unvermeidbar waren. D. h. die Notwendigkeit ist im Einzelfall nachvollziehbar schriftlich bei Antragsstellung zu begründen.

Erfolgt keine Erklärung der Notwendigkeit, ist nur der jeweils geltende Satz je Nacht erstattungsfähig!

WICHTIG

Rechnungen für Übernachtungskosten werden nur erstattet, sofern die Universität Kassel als Adressat angegeben ist. Grundsätzlich finden nur die reinen Übernachtungskosten ohne sonstige Leistungen (z.B. ausgewiesene Verpflegungskosten wie Frühstück) Berücksichtigung.

Um Rückfragen zu vermeiden und um eine schnellere Bearbeitung der Abrechnung zu ermöglichen, sollten Dienstreisende - sofern erforderlich - ihre Bemühungen, eine preiswerte Unterkunft zu bekommen, im Einzelnen dokumentieren (z.B. Ausdruck eines Onlineportals, Anfragen per E-Mail oder Fax) und diese der Abrechnung beifügen.

Auslagenersatz oder sonstige Leistungen von anderer Stelle

Sollten Ihnen im Zusammenhang mit einer dienstlich veranlassten Reise Leistungen von einer anderen Stelle angeboten werden, bitten wir Sie um besondere Aufmerksamkeit!

Mit einer "anderen Stelle" ist jede natürliche oder juristische Person neben Ihnen und der Universität Kassel als Ihrer Arbeitgeberin/Dienstherrin gemeint. Als Leistungen von dritter Seite gelten nicht Drittmittel, die von der Universität Kassel verwaltet werden.

Als Bedienstete des Landes Hessen ist es Ihnen gemäß den Verwaltungsvorschriften zur Korruptionsbekämpfung in der Landesverwaltung untersagt, folgende Leistungen anzunehmen:

  • Bargeld
  • Überlassung von Gegenständen (z.B. Kraftfahrzeugen, Geräten oder Maschinen zum Gebrauch) ohne oder zu einem geringeren als dem üblichen Entgelt,
  • Gewährung von Leistungen (z.B. Überlassung von Fahrkarten, Eintrittskarten, Gutscheinen, Flugtickets, Unterkunft, usw.) ohne oder zu einem geringeren als dem üblichen Entgelt,
  • Gewährung besonderer Vergünstigungen bei Privatgeschäften (z.B. zinslose oder zinsgünstige Darlehen, verbilligter Einkauf).

Im Einzelfall kann die Zustimmung zur Annahme durch die zuständige Stelle erteilt werden. Um die Zustimmung zu erlangen, sind Sie verpflichtet, die für die Entscheidung maßgeblichen Umstände vollständig vor Antritt der Reise mitzuteilen.

Die erhaltenen Leistungen von dritter Seite werden nach § 4 Abs. 3 HRKG bzw. § 3 Abs. 2 BRKG auf die zustehende Reisekostenerstattung angerechnet. Aus diesem Grund ist bei einer Reisekostenabrechnung anzugeben, welche Leistungen Sie erhalten haben.

Zu unterscheiden von diesen Leistungen sind Honorare.

Ein Honorar ist die Vergütung für eine (Dienst-)Leistung. Wird Ihnen im Rahmen einer Dienstreise ein Honorar (z.B. für einen Vortrag) gezahlt, deutet dies auf eine Nebentätigkeit und damit auf eine privat veranlasste Reise hin. Eine Dienstreisegenehmigung und nachfolgende Reisekostenabrechnung aus Landes- oder Drittmitteln der Universität Kassel ist dann grundsätzlich nicht möglich! Bitte setzen Sie sich mit der/dem zuständigen Sachbearbeiter/in in Verbindung.

 

Erstattung von Reisekosten von Nichtbediensteten

Für die Beantratung der Reisekosten Nichtbediensteter ist das folgende

Formblatt (Word)

Formblatt (PDF nach dem Abspeichern ausfüllbar)

zu verwenden. Das Formblatt ist vollständig ausgefüllt, rechnerisch- und sachlich-richtig-gezeichnet und unterschrieben direkt an die Finanzabteilung (Finanzbuchhaltung) zu schicken.


Informationen rund um Dienstreisen im Inland

Dienstfahrzeuge für Dienstreisen

Für Bedienstete der Universität Kassel besteht die Möglichkeit sich ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark der Universität Kassel zu leihen. Da nur eine geringe Anzahl von Fahrzeugen zur Verfügung steht und die Nachfrage nach diesen sehr groß ist, empfiehlt es sich, unverzüglich nach Bekanntwerden des Dienstgeschäftes bei der zuständigen Stelle (Fahrbereitschaft) anzufragen.

Eine Alternative hierzu bietet das Anmieten eines Mietfahrzeuges. Nähere Informationen erhalten Sie ebenfalls über die Fahrbereitschaft.

Wegstreckenentschädigung im Inland (privates Kraftfahrzeug, zweirädriges Kraftfahrzeug, Fahrrad); Mitnahmeentschädigung; Parkgebühren

Für die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeugs wird als Wegstreckenentschädigung ein Betrag von 0,21 € je zurückgelegtem Kilometer erstattet. Beim Vorliegen triftiger Gründe für die Kfz-Nutzung und vorheriger Genehmigung werden 0,35 € für jeden zurückgelegten Kilometer erstattet.

Eine Wegstreckenentschädigung gibt es auch für die Benutzung eines privaten zweirädrigen Kraftfahrzeuges (Motorrad, Mofa, usw.). Ohne triftigen Grund werden 0,15 €, mit triftigem Grund 0,18 € je Kilometer erstattet.

Für die Benutzung eines Fahrrades werden 0,06 € je Kilometer erstattet.

Für die Mitnahme von Dienstreisenden wird eine Mitnahmeentschädigung in Höhe von 0,02 € je Kilometer gewährt.

Parkgebühren werden nur erstattet, wenn die Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs aus triftigen Gründen vor Antritt der Dienstreise genehmigt wurde.

Nutzung eines Mietwagens oder Taxis im Inland

Für Strecken, die aus triftigen Gründen mit einem nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel zurückgelegt wurden, werden die notwendigen Kosten erstattet. Die triftigen Gründe müssen bei der Abrechnung der Reisekosten erläutert werden.

Die Anerkennung der triftigen Gründe muss vor Antritt der Reise von der/dem zuständigen Reisekostensachbearbeiter/in eingeholt werden.

Liegt kein triftiger Grund für die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis vor, werden höchstens die Kosten erstattet, die beim Benutzen eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels (z.B. Bus oder Bahn) entstanden wären. Bitte legen Sie die Vergleichsrechnung, wenn möglich, bei. Die Erstattung nach § 5 Abs. 1 BRKG, d.h. 0,20 € Wegstreckenentschädigung bis maximal 130,00 €. Hierzu ist die Angabe der zurückgelegten Kilometer notwendig.

Flugkosten bei Inlandsdienstreisen

Flugkosten kommen im Inland grundsätzlich nur in Betracht, wenn bei Benutzung eines anderen regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels höhere Kosten entstehen oder besondere dienstliche Gründe (wesentliche Einsparung von Arbeitszeit) vorliegen. Diese sind in einer Anlage zur Genehmigung der Dienstreise darzulegen.

Erstattungsfähig ist ausschließlich die Economy Class.

Übernachtungskosten im Inland

Ohne Nachweis wird auf Antrag für jede notwendige Übernachtung ein pauschales Übernachtungsgeld von 20,00 € pro Nacht erstattet.

Nachgewiesene Übernachtungskosten sind bis zu einer Höhe von 80,00 € je Nacht erstattungsfähig. Darüber hinaus gehende Übernachtungskosten werden nur erstattet, wenn sie unvermeidbar waren. D. h. die Notwendigkeit ist im Einzelfall nachvollziehbar schriftlich bei Antragsstellung zu begründen.

Erfolgt keine Erklärung der Notwendigkeit, sind höchstens 80,00 € je Nacht erstattungsfähig!

WICHTIG

Rechnungen für Übernachtungskosten werden nur erstattet, sofern die Universität Kassel als Adressat angegeben ist. Grundsätzlich finden nur die reinen Übernachtungskosten ohne sonstige Leistungen (z.B. ausgewiesene Verpflegungskosten wie Frühstück) Berücksichtigung.

Um Rückfragen zu vermeiden und um eine schnellere Bearbeitung der Abrechnung zu ermöglichen, sollten Dienstreisende - sofern erforderlich - ihre Bemühungen, eine preiswerte Unterkunft zu bekommen, im Einzelnen dokumentieren ( z.B. Ausdruck eines Onlineportals, Anfragen per E-Mail oder Fax) und diese der Abrechnung beifügen.

Dienstreisen von Auszubildenden

Auszubildende erhalten bei Dienstreisen eine Entschädigung in entsprechender Anwendung der Reisekostenbestimmungen, die für die Beschäftigten des Ausbildenden gelten.

Bei Teilnahme an überbetrieblichen Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der politischen Gemeindegrenze der Ausbildungsstätte und dem Besuch einer auswärtigen Berufsschule im Blockunterricht gilt:

  • Die entstandenen notwendigen Fahrtkosten bis zur Höhe der Kosten der Fahrkarte der jeweils niedrigsten Klasse des billigsten regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels (im Bahnverkehr ohne Zuschläge) werden erstattet. Die Möglichkeiten von Fahrpreisermäßigungen, z. B. Schülerfahrkarten, Monatsfahrkarten, BahnCard) sind auszunutzen.
  • Bei einer Entfernung von mehr als 300 km können im Bahnverkehr Zuschläge bzw. besondere Fahrpreise (z. B. für den ICE) erstattet werden.
  • Die nachgewiesenen notwendigen Kosten einer Unterkunft am auswärtigen Ort werden, soweit nicht eine unentgeltliche Unterkunft zur Verfügung steht, erstattet.
  • Als Verpflegungsmehraufwand wird für volle Kalendertage der Anwesenheit am auswärtigen Ausbildungsort ein Verpflegungszuschuss in Höhe der nach der Sozialgesetzentgeltverordnung maßgebenden Sachbezugswert für Frühstück, Mittagessen und Abendessen gewährt (bei unentgeltlicher Verpflegung wird der jeweilige Sachbezugswert einbehalten)

Familienheimfahrten von Auszubildenden

Für Familienheimfahrten können einmal pro Monat die Fahrtkosten von der Ausbildungsstätte oder dem Ort der auswärtigen Berufsschule zum Wohnort des Erziehungsberechtigen (bzw. Ehe- oder Lebenspartner) und zurückerstattet werden, wenn eine tägliche Rückkehr nicht möglich und zumutbar ist (Richtwert: mehr als 100 km).

Erstattungsfähig sind die notwendigen Fahrtkosten bis zur Höhe der Kosten der Fahrkarte der jeweils niedrigsten Klasse des billigsten regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels (im Bahnverkehr ohne Zuschläge). Die Möglichkeiten von Fahrpreisermäßigungen, z. B. Schülerfahrkarten, Monatsfahrkarten, BahnCard) sind auszunutzen.

Bei einer Entfernung von mehr als 300 km können im Bahnverkehr Zuschläge bzw. besondere Fahrpreise (z. B. für den ICE) erstattet werden.

Anträge müssen über den jeweiligen Ausbilder auf dem Dienstweg gestellt werden.


Informationen rund um Dienstreisen ins Ausland

Rundschreiben A1-Bescheinigung vom 12.11.2019

Formblatt: Mitteilung der Sozialversicherungsnummer und der Krankenkasse

Entsendebescheinigungen (A1- und E101 Bescheinigungen)

Das europäische Gemeinschaftsrecht sieht vor, dass Beschäftigte, die vom Arbeitgeber befristet ins EUAusland, in die EWR-Staaten sowie in die Schweiz entsendet werden (z.B. auf Dienstreise) eine Entsendebescheinigung (A1-Bescheinigung) mit sich führen müssen. Dies gilt auch für Beamte und
Beschäftigte des öffentlichen Dienstes. Eine entsprechende Vorschrift besteht auch für verschiedene Staaten mit denen Deutschland bilaterale Abkommen vereinbart hat (E101-Bescheinigungen). Eine Auflistung der entsprechenden Länder finden Sie unter:
https://www.dvka.de/de/arbeitgeber_arbeitnehmer/antraege_finden/entsendung_ausland/entsendung_ins_ausland.html

Nach derzeitiger Rechtslage benötigen alle Beschäftigten und Beamten eine A1/E101-Bescheinigung, sobald sie auf dienstliche Veranlassung grenzüberschreitend innerhalb der EU, des EWR, der Schweiz oder in einem der Staaten, mit denen ein bilaterales Abkommen besteht tätig werden.
Um das entsprechende Antragsverfahren für alle Beschäftigten und Beamten der Universität Kassel möglichst reibungslos zu gestalten, wird die Beantragung einer Entsendebescheinigung für die vorstehend genannten Länder im Rahmen des bekannten Dienstreisegenehmigungsprozesses von der Dienstreisesachbearbeitung vorgenommen. Diese stellt wiederum für die Dienstreisenden bei dem zuständigen Sozialversicherungsträger einen Antrag auf Ausstellung der Entsendebescheinigung. Da der Bearbeitungsprozess bei den Sozialversicherungsträgern von der Universität Kassel nicht beeinflusst werden kann, wird empfohlen, spätestens acht Wochen vor Beginn einer Auslandsdienstreise die Genehmigung der Reise über das bekannte ESS-System mit folgenden zwingend erforderlichen Angaben zu beantragen:

  • Detaillierte Anschrift(en) am Geschäftsort mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort

  • Sozialversicherungsnummer (diese liegt der Abt. Personal und Organisation in der Regel nur beiTarifbeschäftigten vor

  • Name und Anschrift der Krankenversicherung.

Beamten, die häufiger ins Ausland reisen, wird empfohlen, das anliegende Formblatt (Mitteilung der Sozialversicherungsnummer und der Krankenkasse)  auszufüllen und an die Abteilung Personal und Organisation zu senden. Hierdurch besteht die Möglichkeit, die Sozialversicherungsnummer im Vorfeld zu erfassen, so dass es bei der Beantragung von künftigen Dienstreisen zu keinen Verzögerungen kommt.

Im Interesse aller Beschäftigten und Beamten, die sich auf Dienstreisen begeben müssen, wird darauf hingewiesen, dass die Beantragung solcher Entsendungsbescheinigungen durch die Arbeitgeber gemäß § 106 des vierten Sozialgesetzbuches verpflichtend ist. Es wird daher dringend empfohlen, erst
nach Genehmigung der Dienstreise und nach Ausstellung der Bescheinigung durch den Sozialversicherungsträger, die Dienstreise anzutreten.
Sollte die Auslandsdienstreise kurzfristig anberaumt werden, so dass der erforderliche Vorlauf nicht eingehalten werden kann, sollte mindestens der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung in Kopie bzw. das Ersatzschreiben der
Reisekostensachbearbeiter mitgeführt werden.

Reisedokumente

Erforderliche Reisedokumente (Visum, Reisepass, etc.) sind rechtzeitig, eigenständig vor Beginn der Dienstreise zu beschaffen. Gegebenenfalls ist für die Abholung der Reisedokumente ein gesonderter Reiseantrag zu stellen.

Schutzimpfungen und medizinische Vorsorgemaßnahmen (MAS/Betriebsarzt) für Dienstreisen ins Ausland

Bedienstete, die in tropische Gebiete entsendet werden, sind verpflichtet sich beim Betriebsärztlichen Dienst (MAS) zu einer Pflichtuntersuchung (G35) vorzustellen.

Bitte melden Sie sich direkt nach Bekanntwerden der Dienstreiseerfordernis bei Frau Kastler in der Abteilung Personal und Organisation. Sie wird eine Kostenübernahmeerklärung für vorgeschriebene oder notwendige Schutzimpfungen und andere prophylaktische Maßnahmen (z. B. gegen Malaria) und Gesundheitsatteste für Reisen in Infektions- und Epidemiegebiete an den Betriebsärztlichen Dienst schicken.

Sie erhalten anschließend eine Einladung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge per Hauspost auf dem Dienstweg mit der Bitte direkt beim MAS einen Termin zu vereinbaren. Eine Kostenerstattung für selbstverauslagte Impf- bzw. Arztkosten ist nicht möglich.

Bitte informieren Sie sich vor jeder Reise, insbesondere ins außereuropäische Ausland, ob Impfungen erforderlich sind oder sonstige medizinische Vorsorgemaßnahmen getroffen werden müssen.

 

Nutzung eines Mietwagens oder Taxis im Ausland

Für Strecken, die aus triftigen Gründen mit einem nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel zurückgelegt wurden, werden die notwendigen Kosten erstattet. Die triftigen Gründe müssen bei der Abrechnung der Reisekosten erläutert werden.

Die Anerkennung der triftigen Gründe muss vor Antritt der Reise von der/dem zuständigen Reisekostensachbearbeiter/in eingeholt werden.

Für die Benutzung eines Mietwagens bei Auslandsdienstreisen gilt: Grundsätzlich können in diesen Fällen die Kosten für die Anmietung eines Kraftfahrzeugs der unteren Mittelklasse (z.B. VW Golf) erstattet werden.

Liegt kein triftiger Grund für die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis vor, werden höchstens die Kosten erstattet, die beim Benutzen eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels (z.B. Bus oder Bahn) entstanden wären. Bitte legen Sie die Vergleichsrechnung, wenn möglich, bei. Die Erstattung nach § 5 Abs. 1 BRKG, d.h. 0,20 € Wegstreckenentschädigung bis maximal 130,00 €. Hierzu ist die Angabe der zurückgelegten Kilometer notwendig.

Wegstreckenentschädigung im Ausland (privates Kraftfahrzeug oder anderes motorbetriebenes Fahrzeug); Mitnahmeentschädigung; Parkgebühren

Für die Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs werden für jeden zurückgelegten Kilometer 0,20 €, höchstens aber 130,00 € erstattet. Dies gilt auch für Fahrten zum Bahnhof oder Flughafen.

Parkgebühren werden maximal bis zu einem Betrag von 10,00 € pro Tag erstattet.

Besteht an der Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 0,30 € je zurückgelegtem Kilometer.

Kosten für Parkgebühren, Maut, Fähre usw. werden nur insoweit erstattet, als sie zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren. Bitte Erklärung beifügen.

Übernachtungskosten im Ausland

Ohne Nachweis wird auf Antrag für jede notwendige Übernachtung ein Übernachtungsgeld in Höhe von 50 % des in der ARV ausgewiesenen Betrages für das jeweilige Land, höchstens jedoch 30,00 € je Nacht erstattet.

Nachgewiesene Übernachtungskosten werden bis zu einer Höhe des in der ARV ausgewiesenen Betrages für das jeweilige Land erstattet. Darüber hinaus gehende Übernachtungskosten werden nur erstattet, wenn sie unvermeidbar waren. D. h. die Notwendigkeit ist im Einzelfall nachvollziehbar schriftlich bei Antragsstellung zu begründen.

Erfolgt keine Erklärung der Notwendigkeit, ist nur der jeweils geltende Satz je Nacht erstattungsfähig!

WICHTIG

Rechnungen für Übernachtungskosten werden nur erstattet, sofern die Universität Kassel als Adressat angegeben ist. Grundsätzlich finden nur die reinen Übernachtungskosten ohne sonstige Leistungen (z.B. ausgewiesene Verpflegungskosten wie Frühstück) Berücksichtigung.

Um Rückfragen zu vermeiden und um eine schnellere Bearbeitung der Abrechnung zu ermöglichen, sollten Dienstreisende - sofern erforderlich - ihre Bemühungen, eine preiswerte Unterkunft zu bekommen, im Einzelnen dokumentieren (z.B. Ausdruck eines Onlineportals, Anfragen per E-Mail oder Fax) und diese der Abrechnung beifügen.


Informationen zur Dienstreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Deutsche Bahn

Dem Land Hessen wird von der Deutschen Bahn derzeit ein Firmenkundenrabatt von 5 % auf den Normalpreis jeder Fahrkarte gewährt.

Wichtig:
Der Rabatt für Normalpreise (Großkundenrabatt) ist in jedem Fall in Anspruch zu nehmen. Sollte die Ermäßigung von Ihnen nicht genutzt werden, wird der Fahrpreis bei der Reiseabrechnung um 5 % gekürzt.

Die Buchung von Sparpreisen ist möglich, unter Umständen kann der Firmenkundenrabatt hier nicht berücksichtigt werden.

Informationen für Firmenkunden

BahnCard Business

Inhaber einer Bahncard Business erhalten beim Einsatz dieser Bahncard Business zusätzlich zu dem jeweiligen Bahncard Rabatt den Firmenkundenrabatt des Landes Hessen.

Die Erstattung der Anschaffungskosten einer BahnCard Business kann unmittelbar nach Anschaffung erfolgen, wenn vor Anschaffung dargelegt wird, wieviele Reisen für das kommende Jahr geplant sind und dass sich die Anschaffungskosten dadurch voraussichtlich amortisieren. Den entsprechenden "Antrag auf Erstattung der Kosten für die Beschaffung einer Bahncard Business" (die sogenannte "Prognoseentscheidung") finden Sie hier. 

Der Antrag auf Erstattung der Kosten für die Beschaffung einer Bahncard Business ist vor Beschaffung der Bahncard bei der Reisekostensachbearbeitung zur Entscheidung einzureichen. Wurde der Antrag positiv entschieden und die Erstattung der Anschaffungskosten für die Bahncard Business zugesagt, können diese unmittelbar erstattet werden, sobald die Originalrechnung der Bahncard Business zusammen mit dem genehmigten Antrag bei der Reisekostensachbearbeitung eingereicht wird.

Bitte beachten Sie, dass nur die Kosten für die Bahncard Business erstattet werden können, die in der Prognoseentscheidung genehmigt wurde.

Wurde vor Beschaffung der Bahncard Business keine Prognoseentscheindung getroffen, ist die Erstattung der Anschaffungskosten für die Bahncard Business ausschließlich nach vollständiger Amortisation der Bahncard Business aufgrund von durchgeführten Dienstreisen möglich.

Private BahnCard

Die Erstattung der Anschaffungskosten für eine private BahnCard ist ausschließlich dann möglich, wenn sich die Kosten aufgrund von durchgeführten Dienstreisen vollständig amortisiert haben. Eine Voraberstattung oder die anteilige Erstattung der Anschaffungskosten ist nicht möglich.

Der Antrag auf Erstattung der Anschaffungskosten einer privaten Bahncard ist, zusammen mit der Originalrechnung der Bahncard bei der Reisekostensachbearbeitung einzureichen. Sind auf der Rechnung mehrere Bahncards ausgewiesen (z.B. Partnerbahncard), ist dem Antrag zusätzlich eine Kopie der Bahncard der Antragstellerin/des Antragstellers beizufügen.

Fahrkartenbeschaffung

Dienstreisende haben die folgenden Möglichkeiten eine Fahrkarte zu beschaffen:

1. Erwerb eines Fahrscheins an einem Schalter der Deutschen Bahn:

Sie benötigen:

  • die Kundennummer der Universität Kassel. Diese erhalten Sie bei Ihrer/Ihrem zuständigen Sachbearbeiter/in in der Personalabteilung. Bitte füllen Sie vorher das Formular "Verpflichtungserklärung" aus. Damit bestätigen Sie, dass Sie die Kundennummer nur für dienstliche Reisen nutzen werden.
  • oder eine kostenlose BonusCard Business. Die BonusCard Business erhalten Sie nach Bestellung über das Firmenkundenportal.

Die Kombination des Firmenkundenrabattes mit der privaten BahnCard 25 oder 50 ist nicht möglich. Ggf. wird eine Bearbeitungsgebühr erhoben. Der Fahrschein muss vor Ort am Schalter bezahlt werden.

2. Online-Ticket über das Firmenkundenportal der DB

Für alle Bediensteten der Universität Kassel besteht die Möglichkeit, über das Firmenkundenportal Online-Tickets zu buchen.    

Registrierung im Firmenkundenportal der Deutschen Bahn:
Über Ihre zuständige Reisekostensachbearbeiterin können Sie im Firmenkundenportal registriert werden. Dazu müssen Sie das Formular "Verpflichtungserklärung" vollständig ausfüllen. Zwingend muss in der Verpflichtungserklärung Ihre dienstliche E-Mailadresse angegeben werden. Anschließend senden Sie diese Erklärung an die/ den zuständige/-n Sachbearbeiterin.

Nachdem Sie von der Personalabteilung im Firmenkundenportal registriert wurden, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zum Firmenkundenportal. Über diesen Link können Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten einrichten. Erfolgt die Anmeldung nicht innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt der E-Mail, verfällt der Link. Sobald Sie angemeldet sind, können Sie jederzeit online Fahrkarten buchen.

Die Bezahlung erfolgt mit einer persönlichen Kreditkarte.

Der Firmenkundenrabatt in Höhe von 5 % wird bei Buchungen über das Firmenkundenportal automatisch berücksichtigt. Die Buchung von Sparpreisen ist möglich, unter Umständen kann der Firmenkundenrabatt hier nicht berücksichtigt werden. Eine Kombination des Firmenkundenrabattes mit der privaten BahnCard 25 oder 50 ist nicht möglich.

Die Nutzung der privaten BahnCard 25 oder 50 ist trotzdem möglich (bei der Auswahl der BahnCard bitte die BahnCard 50 bzw. 25 2. Klasse (inkl. RAILPLUS) auswählen).

Weitere Informationen zum Online-Ticket

4. Benutzung der BahnCard Business am Fahrkartenautomaten

 

 


Rechtliches/Versicherungsschutz/Formulare

Stornierung von Reisen aus dienstlichen/privaten Gründen oder aufgrund von Naturkatastrophen

Sollte aus dienstlichen Gründen oder aufgrund von Naturkatastrophen eine Reise nicht angetreten werden können, so ist jede/r Bedienstete dazu verpflichtet, sofort Stornierungen z.B. der Fahr- oder Flugscheine und der Übernachtungsmöglichkeit vorzunehmen. Die Bemühungen sind dabei zu dokumentieren. Entstehen dennoch Kosten, so sind diese erstattungsfähig.

Kann eine Reise aus privaten Gründen nicht angetreten werden, sind mit Bekanntwerden dieser Gründe Stornierungsmaßnahmen einzuleiten. Etwaige Kosten können erstattet werden, sofern triftige persönliche Gründe die Reise unmöglich machen. Die Entscheidung der Erstattung und Anerkennung der triftigen Gründe obliegt der Universität Kassel als Arbeitgeberin/Dienstherrin.

Versicherungsschutz

Bei angeordneten und genehmigten Dienstreisen besteht für das Tarifpersonal Unfallschutz nach dem SGB VII - Gesetzliche Unfallversicherung, für Beamte und Beamtinnen nach §§ 30 ff. Beamtenversorgungsgesetz. Dies gilt auch für Dienstreisen zur Fortbildung.

Bei Auslandsdienstreisen erfolgt die Erstattung üblicherweise in Höhe der in Deutschland üblichen Sätze. Die evtl. darüber hinausgehenden Kosten oder die Kosten bei einem Unfall, der sich auf der Reise außerhalb des Dienstgeschäftes ereignet hat oder Behandlungskosten, die aufgrund einer Erkrankung entstehen, sollten unbedingt mit einer Auslandsreisekrankenversicherung abgesichert sein, die Sie privat abschließen müssen. Kosten hierfür (zwischen 10 und 20 Euro pro Jahr bei Reisen bis in der Regel bis 45 Tage) können nicht von der Universitä Kassel erstattet werden.

Versicherungsschutz für Bedienstete des Landes Hessen bei Dienstfahrten und bei Unfällen des täglichen Lebens innerhalb und außerhalb der beruflichen Tätigkeit (Rahmenvertrag mit der Gothaer Allgemeine).

Formularsammlung zu Dienstreisen

Antrag auf Erstattung der Kosten für die Beschaffung einer Bahncard Business

Die nachfolgend hinterlegten Formulare sind nur noch in begründeten Ausnahmefällen für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen zu verwenden!

Formular Reiseantrag: Reiseantrag

Formulare für Inlandsdienstreisen: Reisekostenabrechnung

Formulare für Auslandsdienstreisen: Reisekostenabrechnung


Informationen rund um Exkursionen

Begriffsbestimmung Exkursion

„Pflichtexkursionen“ sind Studienfahrten, die gemäß Prüfungs- oder Studienordnungen vorgeschriebenen sind. An Pflichtexkursionen dürfen nur Studierende der Universität Kassel teilnehmen, die in einem Studiengang immatrikuliert sind, dem aufgrund der in den Prüfungs- oder Studienordnungen vorgeschriebenen Veranstaltungen die jeweilige Pflichtexkursion zugeordnet ist.

An Pflichtexkursionen dürfen nur Studierende der Universität Kassel teilnehmen, die in einem Studiengang immatrikuliert sind, dem aufgrund der in den Prüfungs- oder Studienordnungen vorgeschriebenen Veranstaltungen die jeweilige Pflichtexkursion zugeordnet ist.

„Studienexkursionen“ sind Studienfahrten, die für die Ausbildung der Studierenden nützlich, jedoch nicht gemäß Prüfungs- oder Studienordnungen vorgeschrieben sind. An Studienexkursionen dürfen nur Studierende der Universität Kassel teilnehmen.

Als Exkursionen gelten auch die von der Abteilung „Studium und Lehre“ im Rahmen der Betreuung ausländischer Studierender von Tutorinnen und Tutoren geleiteten Veranstaltungen.

Leitung von Exkursionen; Begleitpersonen

 

„Pflichtexkursionen“ dürfen nur unter der Leitung von Mitgliedern oder Angehörigen der Universität Kassel durchgeführt werden.

Mitglieder der Hochschule sind gem. § 32 Abs. 1 HHG Professorinnen und Professoren, Studierende, wissenschaftliches, medizinisches, administratives und technisches Personal sowie die Präsidentin/der Präsident.

Angehörige sind gem. § 32 Abs. 6 HHG alle gastweise, nebenberuflich oder ehrenamtlich an der Hochschule Tätigen sowie die zur Promotion oder Habilitation Zugelassenen und die entpflichteten und im Ruhestand befindlichen Professorinnen und Professoren, soweit sie nicht Mitglieder sind.

Die Leitung von Exkursionen obliegt in der Regel Professorinnen und Professoren. Wissenschaftliche und künstlerische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Lehrkräfte für besondere Aufgaben können Exkursionen leiten, soweit sie die auf die Exkursion bezogene Lehrveranstaltung durchführen.

Die Leitung von Exkursionen durch Gast- und Vertretungsprofessorinnen und -professoren sowie durch Lehrbeauftragte ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig, soweit sich der Lehrauftrag auf die Durchführung der Exkursion erstreckt. Studierenden darf die Leitung von Exkursionen nicht übertragen werden.

Als Begleitpersonen gelten neben der Exkursionsleitung nur Mitglieder oder Angehörige der Universität, die aus fachlichen und/oder pädagogischen Gründen zur Durchführung der Exkursion benötigt werden. Zur ordnungsgemäßen wissenschaftlichen Betreuung der Studierenden soll die Zahl der Exkursionsleitenden und Begleitpersonen in einem angemessenen Verhältnis zu der Anzahl der Studierenden stehen. Als angemessen anzusehen ist in der Regel eine Begleitperson für jeweils 15 Studierende.

Eine Teilnahme von mehr als einer Begleitperson für je 15 Studierende ist nur zulässig, wenn dies aufgrund von besonderen Gründen dringend oder zwingend erforderlich ist. Diese Gründe und deren Dringlichkeit sind bei dem Antrag auf Genehmigung der Exkursion durch die Exkursionsleitung in einer gesonderten Begründung darzulegen.

Allgemeine Hinweise zu Durchführung und Abrechnung einer Exkursion

Genehmigung von Exkursionen

Die Exkursionsleitung bereitet den Antrag auf Genehmigung einer Exkursion (nach dem Download ausfüllbar) vor und reicht diesen vollständig ausgefüllt mindestens 14 Tage vor Beginn der Exkursion über das Dekanat bei der Abteilung Personal und Organisation ein.
Für die Exkursionsleitung und ggf. alle weiteren Beschäftigten, die als Exkursionsleitung an der Exkursion teilnehmen, ist zusätzlich ein Reiseantrag im ESS System zu beantragen.

Sofern für die Exkursion ein Abschlag gezahlt werden soll, ist dieser im Antrag auf Genehmigung der Exkursion zu beantragen.

Wenn bereits vor Durchführung der Exkursion Rechnungen (Anzahlungen/Teilzahlungen sowie Gesamt- oder Schlussrechnungen) von der Universität direkt z.B. an einen Reiseveranstalter, das Hotel oder das Busunternehmen gezahlt werden sollen, sind die Originalrechnungen jeweils mit einer Kopie der Genehmigung sowie der vollständigen Teilnehmerliste der Exkursion direkt bei der Abteilung Finanzen zur Zahlung einzureichen. Die Originalrechnungen sind mit der jeweiligen Kostenstelle/Auftragsnummer zu versehen und durch den Kostenverantwortlichen/ die Kostenverantwortliche „sachlich richtig“ zu zeichnen.

Verkehrsmittel bei Exkursionen

Bei der Entscheidung über das zu nutzende Verkehrsmittel ist grundsätzlich das kostengünstigste öffentliche Verkehrsmittel der allgemein niedrigsten Klasse auszuwählen.

Bei Inanspruchnahme von Reisebussen sind vor Antritt der Reise zwei vergleichende Kostenvoranschläge einzuholen.

Die Benutzung von privaten Kraftfahrzeugen durch Exkursionsleitung oder Begleitpersonen bedarf der besonderen schriftlichen Begründung. Diese dürfen nur dann eingesetzt werden, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht zur Verfügung stehen oder das Ziel mit öffentlichen Verkehrsmitteln nur mit erheblichen Schwierigkeiten erreicht werden kann und die Beauftragung eines Transportunternehmens teurer wäre. Werden private Kraftfahrzeuge benutzt, kann eine Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung nach den reisekostenrechtlichen Bestimmungen gewährt werden.

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass die Benutzung von Kraftfahrzeugen der Studierenden nicht zugelassen werden kann. Da Studierende keine Landesbediensteten sind, besteht für die Zahlung einer Wegstreckenentschädigung nach § 6 des Hessischen Reisekostengesetzes (HRKG) keine Rechtsgrundlage. Darüber hinaus besteht seitens der Universität Kassel bzw. des Landes Hessen kein Versicherungsschutz für Fahrten der Studierenden mit ihrem eigenen Kraftfahrzeug.

Versicherungsschutz bei Exkursionen

Studierende, Tarifbeschäftigte, Exkursionsleiter-/innen und Begleitpersonen genießen bei ihrer Teilnahme an Exkursionen den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz nach dem Sozialgesetzbuch VII.

Beamten wird im Fall eines Unfalls im Zusammenhang mit Exkursionen Dienstunfallfürsorge nach dem Beamtenversorgungsgesetz gewährt.

Abrechnung von Exkursionen

Für die Abrechnung von Exkursionskosten stehen zwei Varianten zur Verfügung:

Sollen Rechnungen über Anzahlungen/Teilzahlungen sowie Gesamt- oder Schlussrechnungen von der Universität direkt z.B. an einen Reiseveranstalter, das Hotel oder das Busunternehmen gezahlt werden, müssen diese Rechnungen von der/dem Kostenstellenverantwortlichen sachlich richtig gezeichnet werden und mit der Kostenstelle bzw. dem Auftrag, aus der/dem die Zahlung der Rechnung erfolgen soll, vermerk sein.
In diesem Fall ist jeder Rechnung eine Kopie der Genehmigung und die vollständige Teilnehmerliste der Exkursion beizufügen. Der vollständige Vorgang wird zur Zahlung bei der Abteilung Finanzen eingereicht.

Hat die Exkursionleitung selbst Kosten für die Exkursion verauslagt, sind diese spätestens 14 Tage nach Beendigung der Exkursion über das vollständig ausgefüllte Formular Antrag auf Kostenerstattung/Abschlagsabrechnung einer Exkursion zur Erstattung bei der Exkursionssachbearbeitung einzureichen.
Dem Abrechnungsformular sind sämtliche Kostenbelege im Original (ggf. mit entsprechenden Zahlungsnachweisen) sowie eine vollständige Teilnehmerliste der Exkursion und das Genehmigungsschreiben beizufügen.
Sofern bei der Beantragung der Exkursionsgenehmigung ein Abschlag an die Exkursionsleitung gezahlt wurde, wird dieser im Rahmen der Endabrechnung der verauslagten Kosten verrechnet.

Auf die Bestimmungen der Bewirtungskostenrichtlinie der Universität Kassel in der jeweils gültigen Fassung wird hingewiesen.

Um eine zügige Abrechnung zu gewährleisten, müssen die Originalbelege in einer übersichtlichen Weise (geheftet bzw. aufgeklebt) und fortlaufend nummeriert der Abrechnung beigefügt werden.

Formulare für Exkursionen (Kostenkalkulation, Teilnehmerliste, Genehmigungsantrag, Antrag auf Kostenerstattung/Abschlagszahlung)


Rundschreiben zum Thema "Dienstreisen"

Nachfolgend finden Sie die neuesten Rundschreiben zum Thema "Dienstreisen und Exkursionen" zum Nachlesen.


Katharina Eider
Zuständig für: Fachbereiche 01, 02, 07, 10, Kunsthochschule, Bibliothek, ZLB, UniKasselTransfer, Sprachenzentrum
Telefon +49 561 804-2304
E-Mail-Adresse E-Mail schreiben
Laura Clobes
Zuständig für: Fachbereiche 06, 11, 14, 15, 16, INCHER, SCL, Uniwerkstätten, CESR
Telefon +49 561 804-2271
E-Mail-Adresse E-Mail schreiben
Rebecca Bürgel
Zuständig für: Fachbereich 05, ITS, Hochschulverwaltung
Telefon +49 561 804-2148
E-Mail-Adresse E-Mail schreiben