Stellvertreter / Zugriffe vergeben

Wenn Sie Ihren Kalender, Mail, Kontakte oder Aufgaben freigeben möchten für ein/e Stellvertreter/Stellvertreterin in Outlook für Windows:

Gehen Sie bitte in der Menüleiste auf Datei und dann auf „Kontoeinstellungen“ und „Zugriffrechte für Stellvertretung"

 

Klicken Sie nun auf „Hinzufügen“

 

Wählen Sie bei Adressbuch „Globale Adressliste“ und suchen Sie nun nach dem gewünschten Namen (Nachnahme zuerst)
Markieren Sie diesen und klicken auf „Hinzufügen“ und dann auf „OK“.

Sie haben außerdem die Möglichkeit Gruppen mit dem gleichen Vorgang hinzuzufügen.


Hier können Sie nun an zentraler Stelle die Berechtigungen für die Komponenten „Kalender“, „Aufgaben“ , „Posteingang“, „Kalender“ und „Notizen“ einstellen.

 

Wenn Sie auf dem Kalender „Bearbeiter“ Rechte vergeben haben, können Sie auch den Haken bei „Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten“ setzen. 

Die Person, der Sie die Berechtigung erteilt haben, bekommt die Besprechungseinladungen die für Sie bestimmt sind. Diese Option ist meist nur für „Sekretär/in und Chef/in“ - Funktion nötig.

Unten können Sie noch wählen, ob die Stellvertretung die privaten Termine, Aufgaben usw. sehen kann. Bei der Freigabe der Mails wird über diese Ansicht nur der Posteingang freigegeben.

Für die Freigabe eines Ordners (gleiches gilt auch für Posteingang etc.), müssen zunächst alle Oberordner freigegeben werden. Dazu klicken Sie per Rechtsklick auf den Oberordner (Siehe Bsp. xxx@uni-kassel.de), wählen die gewünschten Ordnerberechtigungen aus und fügen im folgenden Fenster den Namen der Person hinzu, für die Sie den Ordner freigeben möchten.

Die Freigabe auf Unterordner im E-Mail-Postfach muss für jeden Ordner in der Mailansicht durch Rechtsklick eingestellt werden.

 

In der Bearbeitung gehen Sie dann über den Reiter "Berechtigungen" und über die Funktion "Hinzufügen" und beenden den Vorgang mit "Ok".

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