Onlinearchiv
Microsoft Exchange stellt zur Auslagerung von Emails ein Onlinearchiv bereit. Dieses Verfahren dient lediglich der Verkleinerung des Postfaches und ist nicht als Archiv oder digitale Akte in Hinsicht der rechtssicheren Archivierung zu bewerten.
Das Onlinearchiv liegt vollständig auf dem Server, eine lokale Kopie auf dem Arbeitsplatz-PC gibt es nicht. Deshalb muss bei der Nutzung des Onlinearchivs immer eine Netzwerkverbindung bestehen.
Die Vorteile des Onlinearchives sind:
- Bessere Performance am Client
- Schlankere Ordnerstruktur
- Bessere Übersichtlichkeit durch ein Verschieben von abgeschlossenen Aufgaben und Projekte in das Onlinearchiv
Ein Zugriff auf dieses Archiv ist nur über den Webmailer OWA https://mail.uni-kassel.de oder per Outlook (Windows oder Mac) möglich.
Mit Mailclients, die über das IMAP Protokoll oder mit mobilen Geräten, die über ActiveSync mit dem Exchange-Server verbunden sind, kann nicht auf das Archiv zugegriffen werden. Auch kann man nur von mobilen Geräten mit größerem Bildschirm (z.B. Tablets) über den Webmailer OWA auf das Archiv zugreifen, da auf diesen Geräten die vollständige und nicht die mobile Ansicht angezeigt wird.
Inhalt
Zugriff über Web
Nachdem für Sie ein Onlinearchiv angelegt wurde, kann es bis zu einem Tag dauern, bis das Archiv zu sehen ist. Im Webmailer OWA ist es als „In-Situ-Archiv“ zu finden.
Manuelles verschieben der Emails
Sie können im Archiv neue Ordner erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf „In-Situ-Archiv“ und dann auf „Neuen Ordner erstellen“ klicken.
Nun können Sie einzelne oder mehrere markierte Emails per Drag&Drop in den neu erstellen Ordner verschieben. Das Verschieben eines kompletten Ordners ist nicht möglich.
Automatisches Verschieben per Richtlinie
In der Standardeinstellung werden keine Mails automatisch in das Archiv verschoben.
Sie können für jeden Ordner wählen, welche Archivrichtlinie genutzt werden soll. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner z.B. „Posteingang“ und wählen Sie dann „Richtlinie zuweisen“ und dann die gewünschte Richtlinie aus.
Das automatische Verschieben der Emails gemäß der gewählten Richtlinie geschieht automatisch auf dem Exchange-Server in der folgenden Nacht.
Zugriff über Outlook für Windows
Nachdem für Sie ein Onlinearchiv angelegt wurde, kann es bis zu einem Tag dauern bis das Archiv zu sehen ist. Im Outlook für Windows ist es als „Onlinearchiv“ zu finden.
Manuelles verschieben der Emails
Sie können neue Ordner erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf „Onlinearchiv“ und dann auf „Neuer Ordner“ klicken.
Nun können Sie einzelne oder mehrere markierte Emails per Drag&Drop in den neu erstellen Ordner verschieben.
Automatisches Verschieben per Richtlinie
In der Standardeinstellung werden keine Mails automatisch in das Archiv verschoben.
Sie können für jeden Ordner wählen, welche Archivrichtlinie genutzt werden soll. Klicken Sie dazu auf den gewünschten Ordner z.B. „Posteingang“. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Ordner“ und dann auf „Richtlinie“. Nun können Sie im Eigenschaftsfenster im Abschnitt „Onlinearchiv“ den gewünschten Zeitraum wählen.
Das automatische Verschieben der Emails gemäß der gewählten Richtlinie geschieht automatisch auf dem Exchange-Server in der folgenden Nacht.
Zugriff über Outlook für Mac
Nachdem für Sie ein Onlinearchiv angelegt wurde, kann es bis zu einem Tag dauern bis das Archiv zu sehen ist. Im Outlook für Mac ist es als „Onlinearchiv“ zu finden. Achtung, das Onlinearchiv liegt mittig in der Ordnerstruktur.
Manuelles verschieben der Emails
Sie können neue Ordner erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf „Onlinearchiv“ und dann auf „Neuer Ordner“ klicken.
Nun können Sie einzelne oder mehrere markierte Emails per Drag&Drop in den neu erstellen Ordner verschieben. Das Verschieben eines kompletten Ordners ist nicht möglich.
Automatisches Verschieben per Richtlinie
Im Outlook für Mac können Sie leider die Archivierungsrichtlinie nicht festlegen. Dies müssen Sie über den Webmailer OWA durchführen.