Accounts für externe Nutzende (ohne UniAccount)
Für die Erstellung eines SharePoint-Accounts benötigen Sie folgende Angaben der externen Person:
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
Diese Angaben werden später von der externen Person während der Aktivierung des Accounts benötigt.
Account im Identitätsmanagement (IDM)
Rufen Sie zur Accounterstellung bitte das Identitätsmanagement (IDM) auf und melden Sie sich mit Ihrem UniAccount <ukxxxxxx> und dem dazugehörigen Passwort an.
Akzeptieren Sie die IT-Benutzerordnung durch Setzen des entsprechenden Häkchens und klicken Sie auf "Zugriff anfordern".
Scrollen Sie zum Abschnitt "SharePoint-Account beantragen" und klicken Sie darauf. Ein neues Fenster öffnet sich.
Falls nach dieser Aktion nichts passiert, blockiert Ihr Webbrowser wahrscheinlich das Pop-Up Fenster, welches sich eigentlich öffnen sollte. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Webbrowser das Öffnen von Pop-Up Fenstern für userapp.uni-kassel.de erlaubt.
In Mozilla Firefox wird Ihnen zum Beispiel direkt unterhalb der Adressleiste ein Hinweis und eine Option, das Pop-Up Fenster zu erlauben, angezeigt.
Geben Sie nun die benötigten Daten (z.B. Vor- und Nachnamen [...]) der externen Person ein und klicken Sie auf "Submit".
Ihr Antrag wird geprüft und anschließend vom IT-Servicezentrum (ITS) genehmigt. Sie erhalten anschließend eine Bestätigung per E-Mail.
Auch der Nutzende des neu erstellten SharePoint-Accounts bekommt eine Bestätigung per E-Mail mit weiteren Informationen zugeschickt.
Ebenso eine Aufforderung diesen Account im Identitätsmanagement (IDM) mit dem Aktivierungscode <56xxxx> zu aktivieren. Während der Aktivierung Während der legt der Nutzende des neuen Sharepoint-Accounts das persönliche Passwort fest.
Nachdem der neue externe SharePoint-Account erfolgreich aktiviert wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit den relevanten Informationen zum neuen Account.
Diese E-Mail enthält unter anderem den neuen Accountnamen <z.B. SP0000xx>. Mit diesen Zugangsdaten können Sie der externen Person die gewünschten Berechtigungen auf Ihrer SharePoint-Website erteilen.
Ab diesem Zeitpunkt kann der externe Account aktiv genutzt werden.
Wurde der erste externe Account aktiviert, erscheint eine neue Schaltfläche in Ihrer Userapp (IDM): „Sharepoint-Accounts verwalten“. Hier können Sie die SharePoint Accounts Ihrer Nutzer:innen verwalten (siehe Accounts verwalten IDM).
Den Status des neu erstellten externen Account abfragen
Nach der Erstellung des externen Accounts können Sie den Bearbeitungsstatus Ihres Auftrages einsehen: Kopfleiste unter „Zugriff“ und dann “Anforderungsverlauf“.
In dieser Liste sehen Sie den aktuellen Bearbeitungsstand des Accounts, sowie den neu erstellten externen SharePoint Account:
Schritt 2: Benutzer und Gruppen verwalten - SharePoint
Um Berechtigung für bestimmte Benutzer zu erstellen, bitte wie folgt vorgehen:
Klicken Sie bitte auf das Zahnradsymbol rechts oben. Es öffnet sich eine Liste. Bitte wählen Sie Webseiteneinstellungen aus.
Bei den Webseiteeinstellungen unter Benutzer und Berechtigungen bitte Benutzer und Gruppen auswählen.
Die Erstellung von Berechtigungen wird anhand eines Beispiels für ein Mitglied in der Gruppe Dokumentation durchgeführt. Analog gilt das gleiche Vorgehen für die Rolle Besucher und Besitzer.
Auf der linken Seite finden Sie Gruppen und darunter den Punkt Mitglieder von Dokumentation. Als Mitglied einer Gruppe dürfen Sie Dokumente bearbeiten. Bitte Klicken Sie auf Mitglied von Dokumentation.
Schritt 3: Neues Mitglied hinzufügen
Bitte klicken Sie auf Neu. Es öffnet sich eine kleine Liste, in der Sie auf Benutzer hinzufügen (d.h. Dieser Gruppe Benutzer hinzufügen) klicken.
Sie werden gefragt, ob Sie den von Ihnen ausgewählten Bereich (z.B. Dokumentation) für einen oder mehrere Benutzer freigeben möchten. Hierzu müssten Sie unter
- Namen, E-Mail-Adresseoder Jeder: den erhaltenen Account vom IT Servicezentrum eingeben.
Bitte geben Sie den erhaltenen Account nach folgendem Muster its-ad\Account (z.B. its-ad\uk000200) ein. Damit der Account übernommen wird, drücken Sie die Tastenkombination Strg+K.
- Optional können Sie dieser Einladung eine persönliche Nachricht hinzufügen.
- Danach klicken Sie auf Freigeben.
Accounts verwalten - IDM
Nachdem der erste externe Account angelegt worden ist, erscheint eine neue Schaltfläche im IDM: „Sharepoint-Accounts verwalten“. Mit einem Klick auf diese kann man dort bereits angelegte Nutzer:innen bearbeiten.
Klicken Sie dafür auf den Namen der betreffenden Person, um diese zu bearbeiten.
Daraufhin kann man alle Daten bearbeiten und mit „Absenden“ speichern. Hier können Sie außerdem einen Account zum Löschen vormerken oder das Ablaufdatum auf ein vorgezogenes Datum verkürzen.
Hier können Sie einen Account zum Löschen vormerken oder das Ablaufdatum auf ein vorgezogenes Datum verkürzen. Der Account wird später automatisch gelöscht. Erst dann verliert er auch den Zugang auf die SharePoint Seite(n). Soll der Zugang für den Account sofort beendet werden, ist der vom SiteOwner auf der SharePoint Seite zu löschen.
Hier teilen Sie mit, dass Sie den Account nicht mehr verwalten wollen oder können.
Der Account bleibt auf der SharePoint Seite aktiv, hat aber keinen Verwalter mehr.
Erst wenn der Account automatisch per E-Mail zur Passwortänderung aufgefordert wird, kann er vom internen SharePoint Support einem neuen Verwalter zugewiesen werden. Eine direkte Zuweisung von einem Verwalter zu einem anderen ist nicht möglich
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