Informationen abonnieren

In der SharePoint-Dokumentenverwaltung können mehrere Nutzende gleichzeitig an Dateien arbeiten. Um stets über Änderungen informiert zu bleiben und immer mit der aktuellsten Version einer Datei zu arbeiten, empfiehlt es sich, Benachrichtigungen zu abonnieren. Diese Benachrichtigungen stellen sicher, dass Sie automatisch über jede relevante Änderung informiert werden.

Benachrichtigungen einrichten

Um Benachrichtigungen für eine Dokumentenbibliothek einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie die Dokumentenverwaltung auf und wechseln Sie zur Registerkarte Bibliothek.
Wählen Sie die Funktion "Benachrichtigungen" und anschließend "Benachrichtigungen für diese Bibliothek festlegen" aus.

Es öffnet sich eine Maske mit dem Titel Dokumente – Neue Benachrichtigungen. Hier können Sie:

Den Benachrichtigungstitel anpassen.
Unter Benachrichtigungen senden an die Nutzer:innen auswählen, die die Hinweise erhalten sollen. Dies sollten Sie vorab im Team abstimmen.
Die Zustellungsart festlegen (z. B. per E-Mail an den UniAccount; dies wird empfohlen).

Zeitpunkt der Benachrichtigung festlegen

Im Abschnitt Zeitpunkt des Versendens von Benachrichtigungen legen Sie fest, wann Sie die Hinweise erhalten möchten.

Sie können zwischen einer sofortigen Benachrichtigung, einer täglichen oder einer wöchentlichen Zusammenfassung wählen.

Eine Zusammenfassung (täglich oder wöchentlich) ist besonders sinnvoll, um trotz vieler Änderungen effektiv arbeiten zu können. Der genaue Zeitpunkt sollte auf die Bedürfnisse Ihres Teams abgestimmt werden.

Bestätigen Sie abschließend mit "OK". Sie erhalten daraufhin eine Bestätigungs-E-Mail mit den Details Ihrer Benachrichtigungseinstellungen.

Benachrichtigungen nachträglich anpassen

Falls Sie Benachrichtigungen ändern oder löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Dokumentenverwaltung über das Startmenü.
Klicken Sie im oberen Menüband auf die Registerkarte Bibliothek und wählen Sie im Bereich Freigeben und Verfolgen die Option "Benachrichtigungen" aus.
Im Dropdown-Menü klicken Sie auf "Meine Benachrichtigungen verwalten".

In der Übersicht sehen Sie alle eingerichteten Benachrichtigungen. Hier können Sie die einzelnen Benachrichtigungen auswählen, bearbeiten oder löschen.