Mailinglisten (E-Mail-Verteilerverwaltung)

Maillisten ermöglichen eine einfache und zentrale Verteilung von E-Mails an einem festgelegten Empfänger:innenkreis. Sie werden genutzt, um Informationen in Arbeitsgruppen, Fachbereichen oder Projekten zu verteilen – insbesondere dann, wenn sich die Zusammensetzung des Empfänger:innenkreises über längere Zeit nicht ändert.

Der Dienst richtet sich an alle Personen mit UniAccount, die regelmäßig Informationen an größere Gruppen senden möchten – z. B. Projektleitungen, Sekretariate, Fachbereichsverwaltungen oder Arbeitsgruppenleitungen.

Die Einrichtung und der technische Betrieb der Maillisten erfolgt durch das IT Servicezentrum. Für die Inhalte sind die jeweiligen Listeneigentümer:innen verantwortlich.

Eine Mailliste ist eine E-Mail-Adresse, die Nachrichten automatisch an alle in der Liste eingetragenen Empfänger:innen weiterleitet. Sie kann als moderierte Liste (mit Freigabe durch Listenadministrator:innen) oder offene Liste (für direkten Versand) eingerichtet werden. Die Verwaltung erfolgt über ein Web-Interface.

Für Empfänger:innenkreise, die nur Hochschulangehörige beinhalten und auch für Postfach und Kalenderberechtigung genutzt werden sollen, eignen sich Exchange-Verteilergruppen. Diese können per Ticket beantragt werden.

• Zentrale E-Mail-Verteilung
  Eine Nachricht an die Mailliste wird an alle Mitglieder der Liste weitergeleitet.

• Moderationsfunktionen
  Auf Wunsch kann der Versand moderiert werden – Nachrichten werden dann erst nach Freigabe verteilt.

• Webinterface zur Verwaltung
  Listeneigentümer:innen können Mitglieder verwalten, Einstellungen ändern und Versendungen kontrollieren.

• Öffentliche oder geschlossene Listen
  Listen können offen für Abonnementanfragen sein oder ausschließlich durch Einladung befüllt werden.

• Ein Fachbereich informiert regelmäßig alle Mitarbeitenden über aktuelle Termine und Ankündigungen über eine eigene Mailliste.

• In einem Drittmittelprojekt kommuniziert das Projektteam über eine projektbezogene Liste mit externen und internen Beteiligten.

• Eine zentrale Serviceeinheit betreibt eine Mailliste zur Information von Studierenden bestimmter Studiengänge.

• Die Administration einer Mailliste muss durch eine hochschulangehörige Person erfolgen.

• Webbrowser für die Nutzung der Weboberfläche des Maillistenservers, Verbindung zum Uninetz notwendig (per LAN- oder VPN-Verbindung)

Eine Mailliste kann über ein Antragsformular beim IT Servicezentrum beantragt werden. Dafür sind u. a. der gewünschte Listenname, eine Beschreibung des Zwecks sowie Angaben zu den Listeneigentümer:innen erforderlich.

Der Zugang zur Listenverwaltung erfolgt über das Webinterface des Dienstes (in der Regel mit separatem Passwort, das bei Einrichtung vergeben wird). Der Versand an die Liste erfolgt über die jeweilige E-Mail-Adresse der Liste.

Aktuell werden keine Schulungen angeboten. Bei Fragen zur Einrichtung oder Verwaltung hilft das IT Servicezentrum.

Die Maillisten werden auf Servern innerhalb der Hochschulinfrastruktur betrieben. Der Zugriff auf Mitgliederlisten und Archivfunktionen kann eingeschränkt oder anonymisiert erfolgen. Moderations- und Zugriffseinstellungen bieten zusätzliche Kontrolle. Es gelten die Datenschutzrichtlinien der Hochschule.

Der Dienst steht ausschließlich zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung. Der Versand werblicher Inhalte oder externer Newsletter ist nicht zulässig. Die Nutzung unterliegt den IT-Benutzungsrichtlinien der Hochschule.