Geschäftsprozessoptimierung

Mit dem Ziel, die Qualität von Geschäftsprozessen zwischen Verwaltung und Fachbereichen zu verbessern, wurde 2015 vom Kanzler das Projekt „Verbesserung der Qualität von Geschäftsprozessen“ gestartet. Nach einer Kick-Off Veranstaltung im Januar 2016 hat der Kanzler zusammen mit den Abteilungsleitungen der zuständigen Fachabteilungen an einem Tag der Prozessqualität etwa 70 Verbesserungsvorschläge aus den Fachbereichen diskutiert und auf Möglichkeiten der Umsetzung geprüft. Die meisten der Verbesserungsvorschläge ließen sich kurzfristig realisieren. Einige komplexere Themen wurden für eine Bearbeitung in Prozessgruppen, die von externen BeraterInnen begleitet werden, vorgesehen. In den Prozessgruppen analysieren Fachbereichsvertreterinnen und -vertreter zusammen mit Mitarbeitenden der Zentralverwaltung Abläufe und erarbeiten Vorschläge zu deren effizienterer Gestaltung. Die ersten Prozessgruppen wurden im Dezember 2016 gebildet und arbeiten seitdem an der Verbesserung von Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren sowie der Rechnungseingangsbearbeitung.  Die Bildung weiterer Prozessgruppen zu ausgewählten Themen ist geplant. Die Verbesserungsvorschläge der Prozessgruppen werden regelmäßig einer größeren Resonanzgruppe vorgestellt, die sich aus 35 Vertreterinnen und Vertretern der Fachbereiche, der Zentralverwaltung und zentraler Einrichtungen zusammensetzt. Im Rahmen dieser Veranstaltung können Mitglieder der Resonanzgruppe Rückmeldungen zur Praktikabilität der Verbesserungsvorschläge geben sowie Impulse für die Bearbeitung der nächsten Teilprozesse geben.

Termine und Protokolle

26. Januar 2016:

Kick-Off Projekt Geschäftsprozessoptimierung

Thematische Einführung für die Fachbereiche

und die Verwaltung

2. März 2016:

Tag der Prozessqualität

- Auswertung der Fragen und Verbessungsvorschläge

  aus den Fachbereichen

- Auswahl von Themen zur Bearbeitung in Prozessgruppen

1. September 2016:

Beauftragung der Firma MyConsult

Ziel: Begleitung und Unterstützung der Arbeit in den Prozessgruppen

7. Oktober 2016:

Info-Treffen MyConsult mit Fachabteilungen

Bildung der Prozessgruppen
- Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren (Prozessgruppenleitung Michael Schneider, Personalabteilung)
- Digitale Rechnungseingangsbearbeitung (Prozessgruppenleitung Susanne Schindewolf-Kramm, Finanzabteilung)

16. Dezember 2016:

Kick-Off mit Fachbereichen und zentralen Einrichtungen

- Bildung der Resonanzgruppe mit Vertretern aus Fachbereichen und Verwaltung
- Ergänzung der Prozessgruppen um Mitarbeitende aus den Fachbereichen

Januar - Mai 2017:

Arbeit in den Prozessgruppen

- Prozessgruppe Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren
- Prozessgruppe digitale Rechnungseingangsbearbeitung

19. Juni 2017:

Vorstellung erster Verbesserungsvorschläge aus den Prozessgruppen vor der Resonanzgruppe
- Verbesserung der Qualität von Geschäftsprozessen
- Arbeitsstand Prozessgruppe Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren
- Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

Juli - November 2017:

Arbeit in den Prozessgruppen

- Prozessgruppe Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren
- Prozessgruppe digitale Rechnungseingangsbearbeitung

Oktober 2017:

Start Prozessgruppe Forschungsservice (zunächst verwaltungsintern)

28. November 2017:

Vorstellung Entwurf des Soll-Prozesses zur digitalen Rechnungseingangsbearbeitung vor der Resonanzgruppe

 - Präsentation Rechnungseingangsbearbeitung
Entwurf Soll-Prozess
Fragen der Resonanzgruppe mit Antworten der Prozessgruppe

Jan 2018- Jan 2019:

Prozessgruppenarbeit zur Verbesserung von Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren – Phasen „Personalauswahl“ und „Einstellung“

Feb-Juli 2018:

Zusammenführung der Anforderungskataloge aller hessischen Hochschulen (außer JWUG) in einem gemeinsamen Lastenheft zur digitalen Rechnungsbearbeitung

August 2018:

Ausschreibung für die Vergabe der Dienstleistung zur digitalen Rechnungsbearbeitung

7. Februar 2019: 

Resonanzgruppentreffen zu erarbeiteten Verbesserungsvorschlägen und –schritten in Personalauswahlverfahren und Einstellungsprozessen

- „Präsentation Resonanzgruppentreffen_20190207“

- „Präsentation-Resonanzgruppe_Bewerbungsmanagement_20190207“