Durch­füh­rung von Aus­wahl­ge­sprä­chen per Vi­deo­te­le­fo­nie

Für den Fall, dass Auswahlgespräche nicht in der bewährten Form des persönlichen Gesprächs durchgeführt werden können, wird es ermöglicht, Auswahlgespräche per Videotelefonie durchzuführen. Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise.
(Stand 17.11.2020, 14:00 Uhr)

Tech­ni­sche Vor­aus­set­zun­gen

  1. Welche Software darf ich nutzen?

    • Auswahlgespräche per Videotelefonie sind ausschließlich über einen sicheren Dienst durchzuführen. Die Anforderungen an den Datenschutz erfüllen zum einen die Dienste des Deutschen Forschungsnetzwerkes (DFN): PEXIP und Adobe Connect.
    • Außerdem ist die Nutzung von Zoom für Auswahlgespräche zugelassen, allerdings nur wenn die lokal an der Universität Kassel installierte „on premise“-Version genutzt wird, die einen erhöhten Datenschutz gewährleistet. Wenn Sie für diese Version einen Zugang wünschen, folgen Sie bitte der Anleitung des ITS unter https://www.uni-kassel.de/its/dienstleistungen/it-kollaborationsplattformen/videokonferenzen/informationen/zoom/zoom-fuer-vertrauliche-meetings/veranstalter-account-einrichten
    • Zur Nutzung von Zoom müssen Sie einmalig einen Client auf Ihrem Endgerät installieren. In der Zentralen Hochschulverwaltung ist der Client bereits zentral installiert.
    • Für andere Dienste, wie z. B. WebEx, besteht keine Freigabe für datenschutzrelevante Einsätze. Diese dürfen daher für Auswahlgespräche oder andere Videokonferenzen mit vertraulichem Inhalt nicht genutzt werden.
    • Ausführliche Informationen erhalten Sie auf den Webseiten des ITS unter: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/
  2. Wie sind die Anforderungen an die Hard- und Software für die Mitglieder der Auswahlkommission?
    Alle zugelassenen Videokonferenzdienste sind per Internet mit verschiedenen Endgeräten nutzbar. Ausführliche Informationen erhalten Sie unter: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/

  3. Über welche Hard- und Software müssen die Bewerber*innen verfügen, damit sie an einem Auswahlgespräch per Videotelefonie teilnehmen können?
    Auch Bewerber*innen müssen die gleichen technischen Voraussetzungen erfüllen, damit eine Teilnahme auf diesem Weg möglich ist: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/

Vor­be­rei­tung ei­nes Aus­wahl­ge­sprä­ches per Vi­deo­te­le­fo­nie

Welche Rahmenbedingungen sind neben den technischen Voraussetzungen zu beachten?

  • Ort: Wählen Sie für die Mitglieder der Auswahlkommission, die sich vor Ort in den Diensträumen der Universität Kassel befinden, einen ausreichend großen Raum, in dem das Distanzwahrungsgebot eingehalten werden kann. Hier kann eine Videokonferenzanlage (mit gruppenfähiger Kamera- und Mikrofontechnik) genutzt werden. Dies gilt nur unter der Voraussetzung, dass die Pandemielage es unter der Hygiene- und Abstandsregelungen zulässt, dass sich mehrere Personen in einem Raum aufhalten dürfen. Informieren Sie sich hierzu bitte regelmäßig auf der Homepage der Universität Kassel in den Aktuellen Hinweisen zum Umgang mit dem Corona-Virus über die aktuellen Regelungen.
  • Wenn die Nutzung einer Videokonferenzanlage nicht möglich ist oder die Pandemielage eine gleichzeitige längere Anwesenheit mehrerer Personen in einem Raum nicht erlaubt, kann jedes Mitglied von seinem Arbeitsplatz in den Diensträumen oder aus dem Home Office über das eigene digitale Endgerät (Notebook, Tablet etc.) an dem Auswahlgespräch teilnehmen.

Was muss ich bedenken bei der Zusammensetzung der Auswahlkommission?

  • Stimmen Sie sich bei der Terminierung wie gewohnt mit der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten sowie dem Personalrat und der Schwerbehindertenvertretung ab und weisen Sie darauf hin, dass die Gespräche per Videotelefonie stattfinden werden. Bitte klären Sie ausdrücklich mit allen Beteiligten ab, dass sie mit der Durchführung der Auswahlgespräche in dieser Form einverstanden sind.

Wie lade ich zu einem Auswahlgespräch ein, das per Videotelefonie stattfindet?

  • Ergänzend zu den üblichen Angaben weisen Sie bitte ausdrücklich darauf hin, dass das Gespräch per Videotelefonie stattfinden wird. Die Bewerber*innen müssen mit dieser Form des Auswahlgespräches einverstanden sein. Ein Muster für eine Einverständniserklärung, die sie bitte mit der Einladung übersenden und um Rücksendung vor dem Gespräch bitten, finden Sie hier: Einverständniserkärung-Videotelefonie. Teilen Sie den Link und die Zugangsdaten mit sowie die Uhrzeit, zu der sich die Bewerber*innen jeweils einloggen sollen. Auf den Webseiten des ITS erhalten Sie hierzu nähere Erläuterungen: www.uni-kassel.de/its/dienstleistungen/it-kollaborationsplattformen/videokonferenzen. Weisen Sie bitte auch im Einladungsschreiben darauf hin, dass die Bewerber*innen sich zunächst in einen virtuellen Wartebereich einwählen, in dem sie bitte solange warten, bis sie durch die Kommission zugeschaltet werden.
  • Teilen Sie den Bewerber*innen mit der Einladung mit, welche Hard- und Software privat dort vorhanden sein muss, um teilnehmen zu können.

Wie ist zu verfahren, wenn Bewerber*innen nicht über geeignete Hard- und/oder Software verfügen?

  • Bewerber*innen dürfen keine Nachteile erwachsen, wenn sie mangels technischer oder anderer Voraussetzungen nicht an einem Gespräch per Videotelefonie teilnehmen können. Wenn Bewerber*innen aus diesen Gründen eine Teilnahme nicht möglich ist, muss bei Aufrechterhaltung der Bewerbung das Verfahren ausgesetzt werden, wenn auch unter Beachtung der Hygiene- und Abstandsregelungen die tagesaktuelle Pandemieentwicklung persönliche Gespräche nicht zulässt. Beachten Sie hierzu bitte auch die Dienstanweisungen und FAQs.

Dürfen interne Bewerber*innen, die vor Ort anwesend sind, sich auch persönlich vorstellen?

  • Unter dem Gesichtspunkt der Chancengleichheit müssen sich alle Bewerber*innen zu den gleichen Bedingungen vorstellen, also alle Bewerber*innen nur im Rahmen des persönlichen Gesprächs vor Ort oder alle nur per Videotelefonie.

Emp­feh­lun­gen zur Durch­füh­rung ei­nes Aus­wahl­ge­sprä­ches per Vi­deo­te­le­fo­nie

Technische Tipps zur Durchführung und Details zu den einzelnen Diensten finden Sie hier: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/

  • Prüfen Sie und alle Mitglieder der Kommission im Vorwege, ob die Technik funktioniert.
  • Teilnehmer*innen sollten ein Headset (Kopfhörer/Ohrhörer mit Mikrofon) nutzen zur Vermeidung von Echos und anderen Störgeräuschen.
  • Der Vorsitz einer Auswahlkommission muss sicherstellen, dass jeweils immer nur ein*e Bewerber*in zugeschaltet ist und sich die Bewerber*innen nicht virtuell begegnen. Informationen zu Start und Steuerung der Konferenz finden Sie auf den Webseiten des ITS: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/
  • Wenn ein*e Bewerber*in den virtuellen Meetingraum betritt, stellen Sie die Mitglieder der Auswahlkommission so vor, dass bei der Namensnennung jedes Mitglied mit einer vorher verabredeten Geste/Körperbewegung antwortet (z. B. deutliches Kopfnicken, Winken o. ä.). Teilen Sie mit, um welches Zeichen es sich handelt, damit die Bewerber*innen die Mitglieder identifizieren können.
  • Wenn sich ein*e Mitarbeiter*in im virtuellen oder physischen Raum befindet, die den Gesprächsverlauf schriftlich protokolliert, ohne Mitglied der Kommission zu sein, stellen Sie bitte auch diese Person vor. Aufgrund der erhöhten Dokumentationspflicht (siehe unter Abschluss) wird empfohlen, die Protokollführung auf ein*e Mitarbeiter*in zu übertragen. Teilen Sie den Bewerber*innen mit, dass ein schriftliches Protokoll geführt wird.
  • Eine Aufzeichnung in Ton und/oder Bild ist unzulässig. Es dürfen ausschließlich schriftliche Notizen zum Zwecke der Erstellung der Erstellung des Auswahlprotokolls und Dokumentation der Auswahlentscheidung angefertigt werden.
  • Wenn sich auch die Mitglieder der Auswahlkommission nur virtuell treffen, verabreden Sie vor Beginn ein geeignetes Zeichen, wenn ein Mitglied eine Frage stellen will. Die Moderation übernimmt der Vorsitz, dieser erteilt das Rederecht.
  • Beachten Sie auch die allgemeinen Verhaltensregelungen für Videokonferenzen: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/

Ab­schluss

Bei der Erstellung des Auswahlprotokolls ist zu beachten, dass erhöhte Dokumentationspflichten bestehen, da der Personalrat und die Schwerbehindertenvertretung nicht teilnehmen werden. Somit sind der Gesprächsverlauf und die Auswahlgründe sowohl für die ausgewählte Person als auch für die nicht ausgewählten Personen besonders gründlich und detailliert zu dokumentieren, damit die Vertretungen sich durch den Auswahlvermerk ein Bild über den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens machen können.

Teil­nah­me der Hoch­schu­l­öf­fent­lich­keit bei Pro­be­vor­le­sun­gen in Be­ru­fungs­ver­fah­ren

Bei Auswahlgesprächen in Berufungsverfahren in Form von Probevorlesungen besteht die Besonderheit, dass die Hochschulöffentlichkeit die Gelegenheit erhalten muss, den öffentlichen Teil der Vorlesungen verfolgen zu können. Wenn die Pandemiesituation es nicht zulässt, dass Probevorlesungen als Präsenzveranstaltung in einem Hörsaal stattfinden können, ist grundsätzlich auch eine Durchführung per Videokonferenz zulässig. Auch hier dürfen nur die o. a. Videokonferenzdienste für vertrauliche Besprechungen genutzt werden.

Es ist im Vorwege in geeigneter Weise dafür Sorge zu tragen, dass interessierte Mitglieder und Angehörige der Universität die Zugangsdaten erhalten können. Es wird empfohlen, sie auf Anfrage, z. B. beim Berufungskommissionsvorsitz oder an anderer geeigneter Stelle, an Interessierte auszuhändigen, diese sind aber ausdrücklich nur zum öffentlichen Teil der Probevorlesungen zugelassen. Es wird empfohlen, die Funktion des „Warteraums“ zu nutzen, in der der Zutritt zum virtuellen Konferenzraum ausdrücklich zugelassen werden muss. Alternativ besteht die Möglichkeit für das nichtöffentliche Hearing einen zweiten virtuellen Konferenzraum einzurichten, dessen Zugangsdaten nur den Mitgliedern der Berufungskommission, den eingeladenen Bewerber*innen sowie Personen, die aus dienstlichen Gründen an einer Sitzung teilnehmen, bekannt sind.

Kon­takt