Durch­füh­rung von Aus­wahl­ge­sprä­chen per Vi­deo­te­le­fo­nie

Für den Fall, dass Auswahlgespräche nicht in der bewährten Form des persönlichen Gesprächs durchgeführt werden können, wird es ermöglicht, Auswahlgespräche per Videotelefonie durchzuführen. Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise.
(Stand 12.05.2020, 21:00 Uhr)

Tech­ni­sche Vor­aus­set­zun­gen

  1. Welche Software darf ich nutzen?

    • Auswahlgespräche per Videotelefonie sind ausschließlich über einen sicheren Dienst des Deutschen Forschungsnetzwerkes (DFN) durchzuführen.
    • Hierfür steht die Software PEXIP zur Verfügung. Diese erfüllt die Anforderungen des deutschen Datenschutzrechtes und stellt den Benutzer*innen Datenschutzhinweise zur Verfügung.
    • Die Nutzung anderer Dienste, wie z. B. insbesondere WebEx oder Zoom, befindet sich noch in der Klärung, diese dürfen daher bis auf Weiteres für Auswahlgespräche nicht verwandt werden.
    • Ausführliche Informationen erhalten Sie im ITS-Handbuch unter: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/
  2. Wie sind die Anforderungen an die Hard- und Software für die Mitglieder der Auswahlkommission?
    PEXIP ist per Internet mit verschiedenen Endgeräten nutzbar. Ausführliche Informationen erhalten Sie unter: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/

  3. Über welche Hard- und Software müssen die Bewerber*innen verfügen, damit sie an einem Auswahlgespräch per Videotelefonie teilnehmen können?
    Auch Bewerber*innen müssen die gleichen technischen Voraussetzungen erfüllen, damit eine Teilnahme auf diesem Weg möglich ist: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/

Vor­be­rei­tung ei­nes Aus­wahl­ge­sprä­ches per Vi­deo­te­le­fo­nie

Welche Rahmenbedingungen sind neben den technischen Voraussetzungen zu beachten?

  • Ort: Wählen Sie für die Mitglieder der Auswahlkommission, die sich vor Ort in den Diensträumen der Universität Kassel befinden, einen ausreichend großen Raum, in dem das Distanzwahrungsgebot eingehalten werden kann. Jedes vor Ort anwesende Mitglied muss daher ein eigenes digitales Endgerät (Notebook, Tablet etc.) nutzen. Alternativ kann auch eine Videokonferenzanlage (mit gruppenfähiger Kamera- und Mikrofontechnik) genutzt werden.
  • Uhrzeit: Bei der Terminierung ist zu bedenken, dass derzeit für alle Plattformen ein massiver Anstieg der Meeting- und Teilnehmerzahlen zu verzeichnen ist. Die DNFconf-Dienste sind derzeit während der Bürozeiten stark ausgelastet. Generell wird empfohlen, die Dienste in Zeiten mit geringerer Auslastungen ab 16.00 Uhr nachmittags und vor 9.00 Uhr morgens zu wählen. Auswahlgespräche sollten morgens mit dem Beginn üblicher Bürozeiten (ca. 7.30 Uhr/8.00 Uhr) starten und spätestens um 20.00 Uhr enden. Die Beschränkung ausschließlich auf Randzeiten wird für Auswahlgespräche, die sich über mehrere Stunden erstrecken können, allerdings vermutlich nicht umsetzbar sein. Technische Schwierigkeiten können daher nicht ausgeschlossen werden. Planen Sie den Starttermin sowie die individuelle Zuschaltung der Bewerber*innen möglichst 15 Minuten vor oder nach der vollen Stunde ein.

Was muss ich bedenken bei der Zusammensetzung der Auswahlkommission?

  • Die Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte wird bei Auswahlgesprächen per Videotelefonie teilnehmen. Stimmen Sie sich bei der Terminierung wie gewohnt mit der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten ab.
  • Der Personalrat und die Schwerbehindertenvertretung werden bis zum 31.05.2020 nicht an Auswahlgesprächen teilnehmen. Dies erfordert in der Folge besondere Aufmerksamkeit bei der Erstellung eines Auswahlvermerks (siehe unter Abschluss).

Wie lade ich zu einem Auswahlgespräch ein, das per Videotelefonie stattfindet?

  • Ergänzend zu den üblichen Angaben weisen Sie bitte ausdrücklich darauf hin, dass das Gespräch per Videotelefonie stattfinden wird. Die Bewerber*innen müssen mit dieser Form des Auswahlgespräches einverstanden sein. Ein Muster für eine Einverständniserklärung, die sie bitte mit der Einladung übersenden und um Rücksendung vor dem Gespräch bitten, finden Sie hier: Einverständniserkärung-Videotelefonie. Teilen Sie den Link und die Zugangsdaten mit sowie die Uhrzeit, zu der sich die Bewerber*innen jeweils einloggen sollen. Im ITS-Handbuch erhalten Sie hierzu nähere Erläuterungen: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/. Weisen Sie bitte auch im Einladungsschreiben darauf hin, dass die Bewerber*innen sich zunächst in einen virtuellen Wartebereich einwählen, in dem sie bitte solange warten, bis sie durch die Kommission zugeschaltet werden.
  • Teilen Sie den Bewerber*innen mit der Einladung mit, welche Hard- und Software privat dort vorhanden sein muss, um teilnehmen zu können.

Wie ist zu verfahren, wenn Bewerber*innen nicht über geeignete Hard- und/oder Software verfügen?

Bewerber*innen dürfen hieraus keine Nachteile erwachsen. Wenn es keine Möglichkeit gibt, dass sich die Bewerber*innen technisch so ausstatten, dass eine Teilnahme möglich ist, muss bei Aufrechterhaltung der Bewerbung das Verfahren ausgesetzt werden, bis wieder persönliche Vorstellungsgespräche möglich sind.

Dürfen interne Bewerber*innen, die vor Ort anwesend sind, sich auch persönlich vorstellen?

Unter dem Gesichtspunkt der Chancengleichheit müssen sich alle Bewerber*innen zu den gleichen Bedingungen vorstellen, also alle Bewerber*innen nur im Rahmen des persönlichen Gesprächs vor Ort oder alle nur per Videotelefonie.

Emp­feh­lun­gen zur Durch­füh­rung ei­nes Aus­wahl­ge­sprä­ches per Vi­deo­te­le­fo­nie

Technische Tipps zur Durchführung finden Sie hier: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/

  • Prüfen Sie und alle Mitglieder der Kommission im Vorwege, ob die Technik funktioniert.
  • Teilnehmer*innen sollten ein Headset (Kopfhörer/Ohrhörer mit Mikrofon) nutzen zur Vermeidung von Echos und anderen Störgeräuschen.
  • Der Vorsitz einer Auswahlkommission muss sicherstellen, dass jeweils immer nur ein*e Bewerber*in zugeschaltet ist und sich die Bewerber*innen nicht virtuell begegnen. Informationen zu Start und Steuerung der Konferenz finden Sie im ITS-Handbuch: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/
  • Wenn ein*e Bewerber*in den virtuellen Meetingraum betritt, stellen Sie die Mitglieder der Auswahlkommission so vor, dass bei der Namensnennung jedes Mitglied mit einer vorher verabredeten Geste/Körperbewegung antwortet (z. B. deutliches Kopfnicken, Winken o. ä.). Teilen Sie mit, um welches Zeichen es sich handelt, damit die Bewerber*innen die Mitglieder identifizieren können.
  • Wenn sich ein*e Mitarbeiter*in im virtuellen oder physischen Raum befindet, die den Gesprächsverlauf schriftlich protokolliert, ohne Mitglied der Kommission zu sein, stellen Sie bitte auch diese Person vor. Aufgrund der erhöhten Dokumentationspflicht (siehe unter Abschluss) wird empfohlen, die Protokollführung auf ein*e Mitarbeiter*in zu übertragen. Teilen Sie den Bewerber*innen mit, dass ein schriftliches Protokoll geführt wird.
  • Eine Aufzeichnung in Ton und/oder Bild ist unzulässig. Es dürfen ausschließlich schriftliche Notizen zum Zwecke der Erstellung der Erstellung des Auswahlprotokolls und Dokumentation der Auswahlentscheidung angefertigt werden.
  • Wenn sich auch die Mitglieder der Auswahlkommission nur virtuell treffen, verabreden Sie vor Beginn ein geeignetes Zeichen, wenn ein Mitglied eine Frage stellen will. Die Moderation übernimmt der Vorsitz, dieser erteilt das Rederecht.
  • Beachten Sie auch die allgemeinen Verhaltensregelungen für Videokonferenzen: http://www.uni-kassel.de/go/vc-vertraulich/

Ab­schluss

Bei der Erstellung des Auswahlprotokolls ist zu beachten, dass erhöhte Dokumentationspflichten bestehen, da der Personalrat und die Schwerbehindertenvertretung nicht teilnehmen werden. Somit sind der Gesprächsverlauf und die Auswahlgründe sowohl für die ausgewählte Person als auch für die nicht ausgewählten Personen besonders gründlich und detailliert zu dokumentieren, damit die Vertretungen sich durch den Auswahlvermerk ein Bild über den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens machen können.

Kon­takt