Personen verwalten

Neuen Kontakt hinzufügen

Im Modul Personen gibt es verschiedene Möglichkeiten einen neuen Kontakt zu erstellen:

  1. Tastenkombination

    Drücken Sie dazu "Strg" + "N"
  2. Im Reiter "Start"

    Unter dem Reiter "Start" und wählen  "Neuer Kontakt"
  3. E-Mail

    Wechseln Sie in das Modul E-Mail (1), wählen Sie eine E-Mail aus (2), deren Absender Sie als neuen Kontakt anlegen möchten.

    Wenn Sie nun mit der Maus über den Namen des Absenders gehen (3), wird eine kleine Visitenkarte angezeigt (4), klicken Sie in dieser auf den "Pfeil" rechts unten in der Ecke und die Visitenkarte wird komplett dargestellt.

    Im oberen Bereich dieser Karte sehen Sie die Schaltfläche "Hinzufügen" (5), klicken Sie auf diesen und es öffnet sich ein neues Fenster, mit der Option weiter Kontaktdaten einzufügen.

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Neuen Kontakt hinzufügen (Webzugriff)

Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neu in der oberen Menüleiste. Anschließend können Sie die gewünschten Kontaktdaten eintragen und ihren neuen Kontakt mit der Speichern-Schaltfläche bestätigen.

Weiterleiten von Personen

Genau wie Termine können auch Personen weitergeleitet werden.

Wählen Sie dazu die gewünschte Person aus, gehen Sie auf die Registerkarte Start und im Menüband auf den Reiter Freigeben und dort auf das Drop-Down Feld Kontakt weiterleiten. Als nächstes wählen Sie  die Art wie die Person weitergeleitet werden soll, als Visitenkarte oder Outlook -Kontakt.

Verfahren Sie im Anschluss wie bei einer gewöhnlichen E-Mail.

Anlegen von Kontaktgruppen

In Outlook gibt es die Möglichkeit mittels Kontaktgruppen Nachrichten an mehrere Empfänger gleichzeitig zu verschicken, unabhängig von Outlook gibt es an der Uni Kassel aber auch diverse Mailinglisten. Alle öffentlichen Mailinglisten und weitere Informationen zur Nutzung finden Sie unter folgendem Adresse: lists.its.uni-kassel.de.

Falls Sie bereits bestehende Kontaktgruppen den Exchange Server nutzen möchten, fahren Sie direkt mit Schritt 2 fort.

1. Kontaktgruppe anlegen

Um eine Kontaktgruppe zu erstellen klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Das Kontakte Symbol und anschließend oben im Menüband auf „Neue Kontaktgruppe“. 

In dem Fenster ihrer neu erstellten Kontaktgruppe geben Sie zunächst einen Namen für ihre Gruppe ein, anschließend können Sie Mitglieder aus verschiedenen Quellen, wie ihrem Adressbuch oder einer globalen Adressliste, hinzufügen.
Um Mitglieder hinzuzufügen klicken Sie oben im Menüband auf „Mitglieder hinzufügen“, nun können Sie auswählen ob es sich um einen bereits bestehenden Kontakt handelt oder ob Sie einen neuen anlegen wollen.

2. Emails an Kontaktgruppen verschicken

Um eine Massenmail zu verschicken geben Sie den Namen ihrer zuvor angelegten Gruppe in das Empfänger-Feld ein, nach ein paar Buchstaben sollte ihnen der Gruppenname vorgeschlagen werden. Bestätigen Sie ihre Eingabe nun mit der Enter-Taste.

Bedenken Sie, dass alle Empfänger ihrer Massenmail sehen können, an wen die E-Mail außer ihnen noch versendet wurde, wenn Sie dies verhindern möchten, geben Sie den Gruppennamen in das Bcc Feld ein. Falls das Bcc-Feld bei ihnen nicht sichtbar ist, müssen Sie es zuerst aktivieren. Klicken Sie dazu in ihrem Mailfenster auf den Reiter „Optionen“ und anschließend auf Bcc. 

Anlegen von Kontaktgruppen (Webzugriff)

Mit Kontaktlisten haben Sie die Möglichkeit mehrere Kontakte zu gruppieren um z.B. eine E-Mail an mehrere Kontakte gleichzeitig zu versenden. Um eine Neue Kontaktliste anzulegen, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche "Neu" und wählen anschließend "Kontaktliste" aus.

Geben Sie nun in das Feld "Listennamen" einen Namen für ihre Liste ein. Anschließend können Sie der Gruppe Mitglieder hinzufügen indem Sie ihrem Namen in das Feld "Mitglieder hinzufügen" eingeben, sobald Sie begonnen haben Buchstaben ihres gewünschten Mitglieds einzugeben, wird ihnen eine Liste mit passenden Suchergebnissen aus ihren bestehenden Kontakten angezeigt, wählen Sie nun mit einem Klick den Kontakt aus. Falls Sie z.B. eine E-Mail Adresse hinzufügen möchten, die bisher noch nicht in ihrem Adressbuch gespeichert ist, können Sie diese einfach in das Feld eingeben und mit der Enter-Taste bestätigen. In das Feld Notizen können Sie noch Anmerkungen zu ihrer Liste eintragen. 
Nachdem Sie ihre Liste vervollständigt haben, klicken Sie oben auf die Schaltfläche "Speichern".

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