Vertrauliche Videokonferenzen mit Pexip (DFNconf)

Vertrauliche Gespräche mit dem Konferenzdienst Pexip im Deutschen Forschungsnetz (DFNconf)

Diese Anleitung beschreibt die Vorbereitung und Durchführung geschützter Videokonferenzen mit dem Videokonferenztool PEXIP über das Videokonferenzportal des Deutschen Forschungsnetzes (DFNconf).

Organisatorische Vorbereitungeen

  • Klären Sie die rechtlichen Voraussetzungen (z.B. Einholung von Einverständniserklärungen, Datenschutz, Rechtssicherheit, Aufzeichnungsverbot, Beteiligung der Interessenvertretungen usw.) mit den zuständigen Ansprechpartner*innen in der Hochschulverwaltung
  • Verwenden Sie ausschließlich gesicherte Videokonferenzsysteme
    • siehe Vorgabe des Vizepräsidenten Matzdorf zu Prüfungen:"Die Videokonferenz ist über einen sicheren Dienst des DFN zu führen."
    • Viele andere Videokonferenzdienste – auch beispielsweise das im privaten Bereich häufig genutzte Skype – sind ungeeignet, weil hier Vertraulichkeit und Datenschutz nicht gewährleistet sind.
  • Klärung der teilnehmenden Personen und Terminabstimmung
    • Alle Videokonferenzsysteme werden in der nächsten Zeit sehr stark ausgelastet bzw. überlastet sein - mögliche Abhilfe: Termine außerhalb der üblichen Bürozeiten planen
    • Der DFN-Dienst Pexip ist derzeit auf maximal 23 einzelne Online-Teilnehmer*innen ausgelegt.
      Bei einem größeren Teilnehmerbereich kannn ggf. ein anderes System eingesetzt werden. Beratung hierzu durch das ITS: videokonferenzen@uni-kassel.de
  • Klärung der technischen Voraussetzungen aller Teilnehmer*innen - siehe: Technische Voraussetzungen
  • Unter Wahrung des Distanzwahrungsgebotes könnten auch mehrere Teilnehmer*innen in einem größeren Raum gemeinsam an den Gesprächen teilnehmen.
    • Dabei können entweder einzelne Zugangsgeräte verwendet oder gemeinsam eine Videokonferenzanlage (mit gruppenfähiger Kamera- und Mikrofontechnik) genutzt werden.
  • Es wird allen Teilnehmern empfohlen vorab einen Funktionstest der Technik durchzuführen.
  • Eine Agenda und ggf. Unterlagen zum Gespräch sollten möglichst frühzeitig versendet werden.
  • Planen Sie ausreichend Zeit ein, um bereits einige Minuten vor dem vereinbarten Termin die Verbindung aufzubauen.