Datenschutz

Personenbezogene Daten und Fotos

Personenbezogene Daten auf Internetseiten sind ein wichtiges, rechtliches Thema. Grundsätzlich gilt, dass jede/r das Recht hat zu entscheiden, ob ihr/sein Bild, ihre/seine Büro-Telefon- oder Faxnummer, die E-Mailadresse oder die Büroadresse (Raum, Gebäude, ...) usw. veröffentlicht wird. Hierfür bedarf es immer einer schriftlichen Einwilligung. Eine Verletzung des Datenschutzes kann ernste rechtliche Konsequenzen haben.

Jede Webredakteurin/ jeder Webredakteur muss sich vor der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten und Fotos im Webauftritt erkundigen, ob die betroffenen Personen mit der Veröffentlichung einverstanden sind. Die Zustimmung sollte schriftlich erfolgen. Das Formular ist nur in seiner Gesamtheit gültig.

Verwaltung und Archivierung der Erklärungen:

Die ausgefüllten Formulare müssen vom jeweiligen Webverantwortlichen des Bereiches (Fachgebiet, Arbeitsgruppe,...) unter Verschluss verwaltet und archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 30 Jahre nach Beendigung der Veröffentlichung. Diese Frist ergibt sich aufgrund von möglichen Schadenersatzansprüchen. Ebenso muss ein Widerspruch aus rechtlichen Gründen ebenfalls 30 Jahre aufbewahrt werden.

Umgang mit Daten von Ehemaligen:

Eine Verarbeitung von Daten ehemaliger Mitarbeitenden durch die Hochschule bzw. den Lehrstuhl oder die Hochschuleinrichtung, die über die Aufbewahrung der in der Personalakte gespeicherten Daten hinausgeht, ist grundsätzlich nur mit Einwilligung zulässig. Die Einwilligungserklärungen der Ehemaligen muss ebenfalls unter Verschluss verwahrt werden. Sie sollten jeweils mindestens so lange aufbewahrt werden, wie der Bereich die Daten des Betreffenden speichert.


Datenschutz im Rahmen der Schablone für Fachgebiete (Fachgebietstemplate)

Fachgebietswebseiten sollen einfacher erstellt und gepflegt werden. Hierzu wurde aktuell eine Erweiterung von Typo3 programmiert, die mit wenigen Konfigurationsschritten ein Seitengrundgerüst für ein Fachgebiet anlegt und zentrale Daten wie z.B. Personen- und Publikationsdaten automatisiert einbindet.

Damit die automatische Anzeige der Daten auf der Webseite erfolgen kann, bedarf es eine Freigabe im zentralen Online-Personenverzeichnis (HISLSF) der Hochschule. Professoren und Lehrende, leitende Funktionsträger, Referenten, Beauftragte und Geschäftsführer sind hiervon ausgenommen. Ihre Kontaktdaten (Vorname, Name, Aufgabe bzw. Tätigkeitsbereich, dienstliche Telefon-, Fax- und E-Mailadresse) dürfen ohne ausdrückliche Zustimmung im Internet veröffentlicht werden.

Alle anderen Personen müssen die Freigabe der Daten per Webformular zunächst beantragen:  

 

Fragen und Antworten

  • Ich gehöre zur Personengruppe derjenigen, deren Daten automatisch im Internet veröffentlicht werden können. Warum muss ich noch eine Datenschutzerklärung ausfüllen?

    Zunächst gilt die Berechtigung der Anzeige von Kontaktdaten ohne Einverständniserklärung nur für das zentrale Online-Personenverzeichnis (HISLSF). Eine automatisierte Anzeige auf Webseiten von Fachgebieten, Arbeitsgruppen usw. ist hierdurch nicht abgedeckt. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Veröffentlichung von Fotos. Grundsätzlich darf die Veröffentlichung von Personenfotos nur mit der Zustimmung der Abgebildeten erfolgen. Dieser Bildnisschutz fällt nicht unter die datenschutzrechtlich zulässige Veröffentlichung von Kontaktdaten aus dienstlichen Gründen.

  • Wie kann ich sehen, ob meine Daten bereits öffentlich zugänglich sind?

    Ganz einfach: Suchen Sie bitte ihre Kontakdaten im Online-Personenverzeichnis. Im Suchergebnis ist ihr Name als Link markiert. Klicken Sie auf ihren Namen. Im Anschluss wird die Seite mit den Grunddaten geöffnet. Dort finden Sie innerhalb der ersten Tabelle im unteren rechten Bereich die Angabe zu ihrem Sichtbarkeitsstatus.