SAP ESS (Dienstreisemanagement)

Das System ermöglicht die digitale Bearbeitung von Dienstreiseanträgen sowie die Erstellung und Einreichung von Reisekostenabrechnungen über den SAP‑Employee‑Self‑Service (ESS).

Mitarbeitende können ESS nutzen.

Die Verantwortlichkeit für die SAP FIORI Apps sind wie folgt geregelt:

Die Personalabteilung übernimmt den inhaltlichen Betrieb sowie den Zugang und die Durchführung von Schulungen. Der technische Betrieb wird durch das ITS bzw. HeHRZ Darmstadt sichergestellt.

Das SAP‑ESS‑Portal bietet einen durchgängigen Workflow für die Genehmigung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen. Die Prozesse sind digitalisiert und werden über den Webbrowser abgewickelt – inklusive Upload von Nachweisen und automatischer Formularerstellung. Seit Sommer 2025 erfolgt der Zugriff auf ESS vollständig über SAP FIORI.

Zurzeit stehen keine technischen Alternativen zur Verfügung.

• Dienstreiseantrag anlegen
• Workflow & Genehmigung: mehrstufiges Verfahren – fachliche und finanzielle Prüfung, automatische Mittelbindung.
• Reisekostenabrechnung: Übernahme der Antragsdaten, Eingabe tatsächlicher Kosten, Upload von Belegen, Auswahl In- und Auslandschema.
• Statusübersicht: Zugängliche Übersichten über Reiseanträge, Abrechnungen und deren Bearbeitungsstände. Möglichkeit zur Korrektur, Löschung oder Änderung unter bestimmten Bedingungen

• Mitarbeitende erstellen einen Dienstreiseantrag und senden diesen zur Genehmigung über einen Workflow.
• Nach Genehmigung erhalten die Reisenden eine Bestätigung und können ihre Reise durchführen.
• Nach Beendigung der Reise erfolgt die Abrechnung über die App Reisekostenabrechnung. Es werden alle reiserelevanten Zeiten, die Kostenzuordnung und die Belege erfasst. Anschließend wird die Reise zur Erstattung eingereicht. Dokumente, Rechnungen usw. können als PDF-Datei an die Reiseabrechnung angefügt werden.
• Nach Abschluss der Reiseabrechnung erfolgt die Auszahlung der Reisekosten und eine Information, per Mail, an die reisende Person.

• Browser: Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Apple Safari und weitere Browser
• JavaScript aktiviert, Pop‑ups erlaubt

Mitarbeitende loggen sich mit UniAccount und Passwort im FIORI-Portal ein. Die Berechtigung wird derzeit über die Abteilung Personal und Organisation vergeben.

Bei anderweitigen Anfragen hierzu wenden Sie sich bitte an die Abteilung Personal und Organisation. Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der entsprechenden Webseite.

Webseite der Abteilung Personal und Organisation

Derzeit werden keine Schulungen angeboten.

Genehmigungsworkflows sind nachvollziehbar und Beleg-Uploads sind digital archiviert. Technische Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Zugriffsbeschränkungen, Kontrollmechanismen) sind im Hintergrund vorhanden.

Die Prozessgestaltung folgt den geltenden dienstlichen Reiserichtlinien und gesetzlichen Vorgaben.