SAP EVER (Elektronischer Rechnungseingang)

EVER dient der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. 

Die Rechnungen werden im System erfasst, geprüft und digital archiviert, wodurch die papierbasierte Rechnungsbearbeitung ersetzt wird.

EVER ist für Mitarbeitende relevant, die in die Rechnungsbearbeitung (Prüfung), Bestellung oder Freigabe eingebunden sind. Studierende und Lehrende sind nur indirekt betroffen, wenn sie an Beschaffungsprozessen beteiligt sind.

Die organisatorische Verantwortung liegt in der Finanzverwaltung. Der technische Betrieb erfolgt durch das IT Servicezentrum

EVER steht für „Elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen". Ziel ist eine transparente, revisionssichere und effiziente Rechnungsbearbeitung.

Die Rechnungen werden durch die XSuite Software in SAP digital abgelegt, dort von den Buchhalter:innen vorerfasst und per Workflow an die prüfenden und freigebenden Personen weitergeleitet. Die Bearbeitung kann in SAP oder der webbasierten XFLOW Lösung erfolgen.

Eine papierbasierte Rechnungsbearbeitung ist nicht mehr vorgesehen.

• Digitaler Rechnungseingang: Zentrale Erfassung aller eingehenden Rechnungen.
• Workflow-Steuerung: Rechnungen werden automatisch an zuständige Bearbeiterinnen und Bearbeiter weitergeleitet.
• Prüfung und Freigabe: Sachliche und rechnerische Prüfungen erfolgen direkt im System.
• Archivierung: Alle Rechnungen werden revisionssicher abgelegt.
• Zugriffsmöglichkeiten: Bearbeitung entweder über SAP Business Workplace oder über die Weboberfläche von xFlow.

Für die Nutzung ist ein UniAccount erforderlich. Mitarbeitende können sich entweder über SAP oder über den xFlow Web-Zugang anmelden. Ein Internetzugang und ein aktueller Browser sind nötig.

Personen mit UniAccount nutzen für den Zugang:

• SAP-Zugang: Bearbeitung innerhalb der SAP-Oberfläche über den Business Workplace.
• xFlow Web-Zugang: Nutzung über den Browser ohne SAP-Installation.
  Der Login erfolgt jeweils mit Benutzername und EVER-Passwort.

• SAP-Zugang
• xFlow Web-Zugang
• FAQs und Hilfe
• Kontaktformular
• Schulungen

Aktuell stehen Schulungsvideos zu Verfügung. Diese erklären die Arbeitsschritte in SAP und xFlow (z. B. sachliche Prüfung, Freigabe). Der Zugriff erfolgt über Moodle mit dem UniAccount.

Die Bearbeitung erfolgt revisionssicher. Alle Rechnungen werden digital archiviert, Änderungen sind nachvollziehbar protokolliert. Der Zugriff ist nur für autorisierte Personen mit EVER bzw. SAP-Account möglich.

EVER erfüllt die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsverarbeitung im öffentlichen Dienst und basiert auf landesweiten rechtlichen Rahmenbedingungen.