Der Empfangsbereich des Familienzentrums und der Sprachverwaltung ist oft die erste Anlaufstelle für Ratsuchende. Hier treffen zahlreiche Anfragen zu Beratungsangeboten, Kursanmeldungen und Prüfungen der Sprach- und Integrationskurse aufeinander. Häufig geht es um ähnliche, sich wiederholende Fragen – vor allem zu Formalitäten. Besonders zu Stoßzeiten wird der Empfang jedoch regelrecht überrannt. Durch den großen Andrang entstehen lange Wartezeiten und eine hohe Belastung für die Mitarbeitenden, die über Stunden einem hohen Stresspegel ausgesetzt sind.

Das Projekt zielt darauf ab, den Empfang durch ein KI-gestütztes Informations- und Leitsystem spürbar zu entlasten und die Bearbeitung der Anliegen effizienter zu gestalten. Das System soll einfache Fragen direkt und zuverlässig zu beantworten, Ratsuchende bei Bedarf gezielt an die richtigen Ansprechpersonen weiterzuleiten und bereits im Vorfeld zu prüfen, ob alle notwendigen Unterlagen vorliegen. Um sprachliche Barrieren abzubauen, soll das System mehrsprachig und mit Sprachausgabe ausgestattet sein.

Es geht vor allem um:

• Bürokratisches reduzieren, mehr Zeit für das Menschliche und individuelle Unterstützung
• Entlastung des Empfangspersonals bei wiederkehrenden Anfragen,

Reduzierung von Wartezeiten & schnelle, zufriedenstellende Orientierung und Versorgung der Ratsuchenden