„Vereinfachen und Weglassen“

Das hat sich gelohnt – das war der einhellige Tenor, als am Donnerstag (13.7.) im Gießhaus die Ergebnisse aus dem Prozess „Vereinfachen und Weglassen“ vorgestellt wurden. Unter diesem Titel hatte Kanzler Dr. Oliver Fromm eingeladen, Vorschläge für effizientere Verwaltungsabläufe einzureichen. An acht Tagen im Juli, den so genannten Sprinttagen, arbeiteten gemischte Gruppen – aus Fachbereichen und Verwaltung, aus Sekretariaten und Abteilungsleitungen – an geclusterten Fragestellungen.

Die Arbeitsergebnisse wurden im vollbesetzten Gießhaus mit Applaus quittiert. Einige der wichtigsten Ergebnisse, die in den kommenden Monaten umgesetzt werden sollen:

Arbeitsverträge: Genehmigungs- und Freigabeprozesse sollen künftig papierlos per Mail von den Fachgebieten über das Dekanat zur Abteilung Personal und Organisation gehen. Soweit möglich wird auf Unterschriften und Beglaubigungen verzichtet.

Hilfskraftangelegenheiten: Auch hier soll die Digitalisierung in Zukunft einiges leichter machen. Eine konkrete Veränderung: Der Urlaubsanspruch von Hilfskräften wird künftig in den Arbeitsvertrag bzw. in den Anhang aufgenommen.

Onboarding: Ziel ist die Arbeitsfähigkeit einer/eines neuen Beschäftigten am ersten Tag. Dazu sollen künftig Prozesse frühzeitiger angestoßen und ohne Unterschrift von Vorgesetzten per Mail initiiert werden, etwa der Einstellungsantrag, die Aktivierung der Campus Card usw. Die Abteilung Personal und Organisation überarbeitet dafür einerseits eine Checkliste für die neuen Beschäftigten und andererseits eine To-Do-Liste für die Vorgesetzten. Weiteres Vorhaben ist die Bereitstellung zielgruppenspezifischer Informationen für den Arbeitsplatz an der Universität.

Schlüssel: Eng verbunden mit dem Thema Onboarding ist die Schlüsselausgabe. Digitale Formulare sollen den Prozess bei Neueinstellungen stark verschlanken. Bei Vertragsverlängerungen oder dem Ausscheiden von Beschäftigten ist es noch einfacher: Über einen Datenaustausch mit der Abteilung Personal und Organisation weiß man im Schlüsseldepot ab sofort, wer welche Schlüssel behalten darf oder wann abgeben muss.

Buchhaltung: Viele Hinweise gab es zum Thema, wie privat verauslagte Kosten erstattet werden; bislang ist der Prozess lang und umständlich. Klare Regeln sollen dafür sorgen, dass Beschäftigte grundsätzlich seltener Ausgaben vorstrecken (müssen). Dort, wo es noch nötig ist, soll es für Käufe bis 250 Euro vereinfachte Regeln geben. Eine Eingabemaske im Web erleichtert die Anträge auf Kostenerstattung.

Paketzustellung: Alle Sendungen an den Campus Holländischer Platz sollen künftig in der Zentralen Poststelle eingehen. Wichtig ist dann eine saubere Adressierung des Fachgebiets, an das die Fahrbereitschaft die Sendung schließlich ausliefert.

Fünf-Jahres-Gespräche: Für die alle fünf Jahre stattfindenden Gespräche der Hochschulleitung mit Professorinnen und Professoren gibt es einen langen Vorlauf, in dem beispielsweise Berichte geschrieben werden. Künftig soll dieser Prozess stärker standardisiert und um 2-3 Monate verkürzt werden.

Lehraufträge: Die Abteilung Personal und Organisation wird u.a. die entsprechenden Formulare aktualisieren sowie die Abrechnung von Gastvorträgen erleichtern. Auch die Informationen im Web zu diesem Thema sollen verbessert werden. Die Digitalisierung soll in Zukunft den Prozess für alle erleichtern. Ein erster Prozessentwurf wurde hierzu in der Spritwoche erstellt.

Kommunikation/Web: Die Fachbereiche bekommen für ihren Webauftritt eine Seite, die häufig gesuchte Themen und Stichworte (beispielsweise zum Umgang mit Systemen wie BITE oder EVER) zusammenfasst. Gleichzeitig soll der Webauftritt der Hochschulverwaltung (Beschäftigtenportal) überarbeitet werden und ebenfalls häufig gesuchte Informationen auf einen Blick präsentieren. Die häufig kritisierte Suchmaschine im Beschäftigtenportal wird abgeschaltet, in der Typo3-Sprechstunde kann man künftig auch Fragen stellen, wo welches Information im Web zu finden ist.

Wissens- und Prozessmanagement: Unter anderem werden die Mailverteiler, mit denen Informationen aus der Hochschulleitung gestreut werden, überarbeitet; sie sollen zielgenauer die richtigen Adressaten und Adressatinnen erreichen. Zu bestimmten Verwaltungsprozessen werden häufiger Schulungen angeboten.

Dienstreisen: Hier informierte die Abteilung Personal und Organisation über Prozesse, die bereits laufen. Die Einführung der hessenweiten App FIORI verschlankt künftig die Abrechnung und Genehmigung.

Sukzessive werden nun diese und weitere Vereinfachungen umgesetzt. „Wir bleiben am Ball“, versprach der Kanzler. Über die Umsetzung finden Sie in Zukunft Informationen im Beschäftigtenportal sowie in der nächsten Ausgabe des Magazins publik, die am 9. Oktober erscheint. Am 16. Oktober informiert Herr Dr. Fromm zudem aus erster Hand im Rahmen des Forums des Kanzlers.

Meldung vom 13.07.23