Dokumentenmanagementsystem

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität Kassel dient der zentralen Verwaltung elektronischer Akten und Dokumente (z. B. Verträge, Rechnungen, Anträge) sowie der digitalen, prozessorientierten Vorgangsbearbeitung in allen Verwaltungsbereichen. Ziel ist es, papierbasierte Prozesse sukzessive durch elektronische Abläufe zu ersetzen, um die Effizienz und Transparenz zu steigern.

Die Einführung des DMS erfolgt schrittweise gemeinsam mit den für die jeweiligen Prozesse zuständigen Fachabteilungen. Da das System zahlreiche Abläufe an den Schnittstellen zwischen der zentralen Universitätsverwaltung, den Fachbereichsverwaltungen und anderen Organisationseinheiten unterstützt, wird künftig ein Großteil der Mitarbeitenden mit dem DMS arbeiten. Die Zugriffsrechte auf Prozesse und Dokumente richten sich dabei nach dem jeweiligen Tätigkeitsfeld und den spezifischen Aufgaben der Mitarbeitenden.

Das DMS ist wird im Rahmen des Projektes „Einführung einer digitalen dokumentengestützten Vorgangsbearbeitung“ eingeführt und gemeinsam vom IT Servicezentrum (ITS) und der Abteilung Personal und Organisation geleitet. Die Betreuung des DMS erfolgt durch das ITS der Universität Kassel. Weiterführende Informationen finden Sie auf der Webseite zum DMS-Projekt.

Das DMS der Universität Kassel ist eine browserbasierte Softwarelösung, welche die datenbankgestützte Verwaltung von Akten und Dokumenten sowie die digitale Steuerung von Workflows ermöglicht. Es unterstützt einen sicheren Zugriff auf Akten sowie Dokumente und ersetzt papiergebundene Prozesse.

Als wichtiges Werkzeug der digitalen Transformation an der Universität Kassel dient das DMS der Abbildung komplexer Verwaltungsprozesse.

Einstellung studentischer Hilfskräfte:
Beschäftigte können über das DMS den digitalen Einstellungsantrag für studentische Hilfskräfte ausfüllen und den Prozess koordinieren.

​​​​​​​Erstellung von Arbeitszeugnissen studentischer Hilfskräfte:
Die Beantragung und Erstellung von Arbeitszeugnissen für studentische Hilfskräfte erfolgt digital über das DMS, inklusive der Bearbeitung und Weiterleitung an die zuständigen Stellen.

• Zugang zum UniNetz (LAN oder eduroam) oder aktive VPN-Verbindung

• UniAccount mit entsprechenden Berechtigungen

• Aktueller Webbrowser zur Nutzung der DMS-Webanwendung

Login und erste Schritte im DMS

Die Nutzung des DMS erfolgt unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen der Universität Kassel. Der Zugriff ist auf das UniNetz beschränkt, und die Benutzerverwaltung erfolgt über das zentrale Identitätsmanagement.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird im Rahmen einer universitätsweiten Lösung bereitgestellt. Die Nutzung erfolgt auf Basis bestehender Lizenzvereinbarungen der Universität Kassel.
Weitere Informationen zum DMS-Projekt finden Sie auf der Projektseite der Hochschulverwaltung.