Einführung & Anleitungen

Es gibt zwei Wege sich zu einer Veranstaltung anzumelden. 

1. Gastanmeldung 

   Es ist auch ohne Account möglich sich zu einer Veranstaltung anzumelden (Gastanmeldung), wenn die Veranstaltung vom Veranstalter so konfiguriert ist. Dazu geben Sie eine E-Mail bei der Anmeldung zur Veranstaltung an. Sie finden die Seite zur Anmeldung, nachdem Sie nach einer Veranstaltung im Frontend recherchiert haben auf der Detailseite. 

2. Mit Account 

   Die Anmeldung ist mit einem Uni-Account und einem privaten Account (falls die Gastbestellung erlaubt ist) möglich. Hierfür geben Sie entsprechend im Anmeldeprozess ihren Uni-Account bzw. falls Sie nicht Mitglied der Uni sind, ihre private Mail und ein Passwort an.

Auf das persönliche Profil gelangt man nun, indem man oben rechts auf den Namen und anschließend auf "Mein Profil" klickt.

In der Verwaltungsoberfläche (Backend) haben Sie die Möglichkeit, Ihre bestehenden Veranstaltungen zu verwalten und neue Veranstaltungen einfach anzulegen.

Um auf das Backend zuzugreifen, melden Sie sich unter https://veranstaltungen.uni-kassel.de mit Ihrem UniAccount an. Dazu klicken Sie oben rechts auf „Login“ und geben die Anmeldedaten Ihres (Primär-) Accounts ein. Klicken Sie anschließend auf der rechten oberen Seite auf Ihren Namen und anschließend auf "Systemeinstellungen".

Sollte Ihnen nach dem Klicken auf den Namen nicht die Option „Systemeinstellungen“ angezeigt werden, hat der Account nicht die nötigen Berechtigungen.

Das entsprechende Online-Formular zur Freischaltung Ihres UniAccounts für den Zugriff auf das Backend finden Sie unter Campus Events - Zugangsantrag.

1. Schritt - Stammdaten anlegen

Bevor Sie eine Veranstaltung anlegen, ist es möglich und sinnvoll, bestimmte Informationen zentral zu hinterlegen, wie zum Beispiel Sponsoren, Veranstaltungsorte, Filter-Kategorien, Moderatoren, Kontaktpersonen oder Kooperationspartner. Diese zentral gespeicherten Daten (die sogenannten Stammdaten) helfen, Redundanzen zu vermeiden. Sobald z. B. ein Sponsor, wie zum Beispiel „Sponsor X“, hinterlegt ist, können Sie und andere Nutzende (falls von Ihnen nicht des Zugriffes beschränkt) diese Daten bei der Erstellung zukünftiger Veranstaltungen wiederverwenden. Überprüfen Sie auf der linken Seite unter „Veranstaltungen“ -> „Stammdaten“, ob Sie diese Elemente bearbeiten können. Dort sehen sie auch alle Unterkategorien von Stammdaten. Falls Sie keine Bearbeitungsrechte haben, senden Sie bitte eine E-Mail an veranstaltungen[at]uni-kassel[dot]de.

2. Schritt – Veranstaltung anlegen 

Klicken Sie hierzu im Admin Dashboard unter "Veranstaltungen" auf "Veranstaltungen" und anschließend oben rechts auf "neu". Um eine Veranstaltung zu erstellen, ist es notwendig bestimmte Pflichtfelder auszufüllen. Einige Angaben sind optional und können je nach Bedarf hinzugefügt werden.

Hier geben Sie allgemeine Informationen, wie z.B. die genaue Bezeichnung der Veranstaltung, an.

Das URL-Segment kann angegeben werden, ist jedoch optional. Wird es nicht angegeben, wird es automatisch erstellt.

Unter Veranstaltungsformat können Sie auswählen, in welcher Form die Veranstaltung stattfinden soll (z.B. Präsenzveranstaltung, Online-Veranstaltung etc.)

Unter „Veranstaltung sichtbar bis“ können Sie den Zeitraum angeben vor oder nach dem die Veranstaltung im Frontend sichtbar sein soll.

Freigaben können erst hinzugefügt werden, nachdem die Veranstaltung einmal gespeichert wurde.

Unter „Über die Veranstaltung“ haben Sie die Möglichkeit die Veranstaltung zu beschreiben und ihre Bilder und Labels hinzuzufügen. Wenn keine Beschreibung hinterlegt ist, wird die Beschreibung in gekürzter Form angezeigt. 

Die Upload-Felder in den Bereichen “Veranstaltungsbilder”, “Informationen und Downloads”, “Zertifikate im Eventformular”, “Stammdaten Zertifikate”, “Zertifikat-Hintergrund” und “Programme Zertifikate” wurden durch Referenzen auf die Sonata Medienbibliothek ersetzt. Neue Medien sind standardmäßig aktiviert und somit im Frontend sichtbar.

Unter „Zusätzliche Veranstaltungsangaben“ können Stammdatensätze mit der Veranstaltung verknüpft und, wenn noch nicht bereits vorhanden, neu erstellt werden. (siehe Abschnitt Veranstaltung anlegen / 1. Schritt) Zudem ist es möglich weitere Informationen bezüglich der Stammdaten zu hinterlegen. Diese werden aber nur in der Veranstaltung selbst angezeigt, wie etwa die Überschrift, die oberhalb des Moderatorenbereichs angelegt werden kann.

Stammdaten können auch unter Veranstaltungen → Veranstaltungen → Stammdaten eingesehen werden.

Individuelle Veranstaltungsangaben sind Informationen zur Veranstaltung, welche entweder rein organisatorisch im Backend gepflegt oder auch informativ im Frontend angezeigt werden können.

Wenn Sie die Anmeldungen für Ihre Veranstaltung nicht über Campus Events verwalten möchten, bietet Campus Events eine einfache Lösung, dies über eine externe Webseite zu tun.

Wählen Sie hierfür unter Veranstaltungstyp "über externe Webseite".

Dieser Bereich wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie unter „Anmeldetyp zur Veranstaltung“ eine Methode zur Anmeldung ausgewählt haben!

Je nachdem, welcher Anmeldetyp ausgewählt ist, können hier Daten bezüglich der Registrierung angegeben werden. Der Screenshot zeigt die Konfiguration des Anmeldetyps „Schnellanmeldung“.

Hierüber haben Sie die Möglichkeit Zertifikate und Benotungen für Teilnehmende zu erstellen die sie vorher in den Stammdaten angelegt haben (siehe Abschnitt Veranstaltung anlegen/ Schritt 1), zu hinterlegen.

Hier können Maßnahmen zur Erhöhung der Sichtbarkeit ihrer Veranstaltung in den Suchergebnissen von Websuchmaschinen vorgenommen werden.

Ein E-Ticket ist ein digitales Ticket in PDF-Format. Dies beinhaltet einen QR-Code für den Einlass.

Der „Anmeldetyp zur Veranstaltung“ legt fest, ob in diesem Bereich Tickets erstellt werden können. Bei den Anmeldetypen „keine“, „per E-Mail“ und „über externe Website“ können keine E-Tickets in dieser Form erstellt werden.

Mit dieser Einstellung erhält der hinterlegte Empfänger E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Anmeldungen.

Unter dem Reiter „Nachricht“ können Sie Nachrichten entweder individuell erstellen, oder eine Vorlage aus den Nachrichtenvorlagen die Sie vorher unter Konfiguration / E-Mail / Nachrichtenvorlage erstellt haben (falls sie die Berechtigung besitzen), wählen.

Unter dem Reiter „Versand“ kann eingestellt werden wer benachrichtigt wird. Hier kann auch eingestellt werden, wie lange nach dem Referenzdatum die Benachrichtigung erfolgt.

Erinnerungsmails können erst hinzugefügt werden, nachdem die Veranstaltung einmal gespeichert wurde.

Systemmails sind lediglich von uns im ITS konfigurierbar. Falls Sie dauerhaft Änderungen an Systemmails wünschen geben Sie bitte ein Ticket auf.

Abschnitt ist in Bearbeitung.

Um eine Rundmail zu erstellen, öffnen Sie bitte den Entwurf der Veranstaltung und navigieren Sie zum Abschnitt „Teilnehmer“. Ganz unten auf der Seite finden Sie die Option „Rundmail verfassen“:

Kontaktmöglichkeiten:

Teilnehmende kontaktieren
Rundmail an Teilnehmende der Veranstaltung versenden (alle E-Mail-Adressen in der Teilnehmendenliste werden kontaktiert).

Gefilterte kontaktieren
Rundmail nur an die ausgewählte Teilnehmenden versenden, die dem angewendeten Filter entsprechen.

Wartende kontaktieren
Rundmail nur an die Teilnehmenden in der Warteliste versenden.

Alle kontaktieren
Rundmail an die Veranstaltungsteilnehmenden und Personen auf der Warteliste versenden (unabhängig vom Filter).

In der Veranstaltungsliste unter Veranstaltungen -> Veranstaltungen in der Spalte "Teilnehmer" finden Sie ein Ampelsystem. Über das Ampelsystem können Sie auf einen Blick sehen, welche Veranstaltungen noch zu wenige Teilnehmende (Mindestteilnehmer:innenzahl) haben und welche Termine stattfinden können.

Die Listenansicht der Veranstaltungen zeigt die Mindestteilnehmer:innenzahl an und diese werden farblich dargestellt

• rot = Mindestteilnehmer:innenzahl nicht erreicht oder mehr Teilnehmer:innen als eingestelltes Maximum
• grün = mehr Teilnehmer:innen als Mindestteilnehmer:innenzahl: Veranstaltung kommt zustande
• orange = Maximale Teilnehmer:innenzahl erreicht: ggf. um einen größeren Raum zu organisieren

Überblick für den Admin: Teilnehmer:innenzahl aller Veranstaltungen.

Über den Übersichtstabellen jeglicher Art (z.B. Veranstaltungen, Teilnehmerübersicht) haben Sie die Möglichkeit Filter zu erstellen und zu speichern, um die Elemente der Tabelle zu filtern. Sie können dem Filter Kriterien hinzufügen, indem Sie oben rechts unter „Kriterien hinzufügen/entfernen“ eine Kategorie auswählen. Diese wird Ihnen dann zusätzlich angezeigt. Um Sie wieder zu löschen können Sie sie auf dem gleichen Wege wieder entfernen, oder Sie klicken auf das Mülltonnen-Symbol rechts neben dem zu löschenden Element.

Um einen Filter zu speichern klicken Sie auf „Gespeicherte Filter“ -> „Aktuellen Filter speichern“. Dort haben Sie Zugriff auf die so gespeicherten Filter.