DFN-Terminplaner

Der DFN-Terminplaner unterstützt die datenschutzkonforme Termin­findung, Abstimmungen und Buchungslisten für Besprechungen, Lehr- und Verwaltungs­aufgaben. Termine oder einfache Umfragen lassen sich online erstellen und mit beliebig vielen Teilnehmenden koordinieren.

Alle Hochschul­angehörigen der Universität Kassel (Mitarbeitende, Lehrende, Studierende) – insbesondere Teams, Projekt- und Prüfungsausschüsse oder Service­einheiten, die Termine beziehungsweise Zeitslots abstimmen müssen.

Betrieb und Support liegen beim IT Servicezentrum (ITS); die technische Plattform wird durch den Verein Deutsches Forschungsnetz (DFN) gehostet.

Das browserbasierte Tool bietet zwei Modi:

• Termin­umfrage für die klassische Datums-/Uhrzeit-Abstimmung.

• Buchungsliste zum Reservieren vordefinierter Zeitfenster (z. B. Sprechstunden).
  Der Zugang erfolgt anonym oder per Shibboleth-Login mit UniAccount, wodurch eigene Umfragen zentral verwaltbar werden.

Outlook-Termin-Umfrage in Microsoft oder das Veranstaltungs­system Campus Events für komplexere Event-Workflows.

• Erstellung von Termin- und Textumfragen

• Buchungslisten mit Teilnehmenden-Limit

• Einladung per Link oder E-Mail direkt aus dem Tool

• Login mit UniAccount & optional anonyme Nutzung

• Kommentare, Erinnerungs-E-Mails und CSV-Export der Ergebnisse

• Kalender-Import (ICS) für bestätigte Termine

• Eine Prüfungskommission schlägt mehrere Sitzungs­termine vor; die Mitglieder wählen online den passenden Slot und die organisierende Person kann aus dem System den gewählten Termin an die Teilnehmenden per E-Mail verschicken.

• Ein Lehrender legt per Buchungsliste 15-Minuten-Sprechstunden an, Studierende reservieren selbstständig freie Zeitfenster.

Aktueller Webbrowser und Internet­zugang. Für das Anlegen und spätere Bearbeiten von Umfragen ist die Anmeldung mit dem UniAccount empfehlenswert, Teilnehmende können auch ohne Account abstimmen.

• Aufruf: terminplaner6.dfn.de

• „Einloggen → Login → Federated Log in“ wählen, „Universität Kassel“ auswählen, anschließend mit UniAccount anmelden.

• Ohne Login können Umfragen anonym erstellt werden; ein Bearbeitungs-Token wird als Link per Mail an die organisierende Person verschickt

• DFN-Terminplaner-Anleitung & FAQ [extern]

Derzeit werden keine Schulungen angeboten. 

Speicherung und Verarbeitung erfolgen ausschließlich auf DFN-Servern in Deutschland nach DSGVO; Umfragen werden nach sechs Monaten automatisch gelöscht. Zugriff erfolgt verschlüsselt (HTTPS); bei UniAccount-Login werden außer dem Vor- und Nachnamen sowie der E-Mail-Adresse keine weiteren personenbezogenen Daten an Dritte übertragen.

Die Nutzung unterliegt der IT-Benutzungsordnung der Universität Kassel sowie den Nutzungs­bedingungen des DFN-Terminplaners.