SAP PK1 (Finanzbuchhaltung)

Das SAP Rechnungswesen System PK1 dient dazu die finanziellen Abläufe an der Universität Kassel effizient, transparent und regelkonform zu steuern. Es ist das zentrales System für alle Geldströme und Buchungen.

Die SAP Lösungen richten sich an alle Nutzenden, welche mit Aufgaben der Finanzverwaltung beauftrag sind. Der SAP Zugang beinhaltet automatisch die Funktion „SAP-Berichtswesen“ und versetzt Sie in die Lage verschiedene Finanzberichte (u.a. Einzelpostenberichte für Kostenstellen und Innenaufträge, Verwendungsnachweise oder den Profit-Center-Bericht) aufzurufen und damit ihre Budgetverwaltung zu organisieren. Die Freischaltung gilt für alle beantragten Kostenstellen, inklusive der dazugehörigen Aufträge. 

Für die Freischaltung des Bestellwesens ist eine entsprechende Schulung zwingend erforderlich. Die Schulungstermine werden über den Bereich Personalentwicklung koordiniert. Schulungstermine finden Sie auf den Webseiten der Finanzabteilung.

Die Gesamtverantwortung für den SAP Betrieb an der UNI Kassel liegt bei der Sachgebietsleitung SAP im IT Servicezentrum. Die inhaltliche Verantwortung für das Rechnungswesen (PK1) liegt in der Finanzabteilung. Technisch wird das SAP System von der SAP Basis im IT Servicezentrum betreut.

Das SAP-System PK1 umfasst die Bereiche Finanzwesen, Berichtswesen, Bestellwesen, Anlagenbuchhaltung, Controlling und Drittmittelbewirtschaftung. 

Für SAP werden keine alternativen Systeme/ Dienste angeboten.

Finanzbuchhaltung (FI):

• Erfassung und Verwaltung aller Geschäftsvorfälle (z. B. Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften)
• Erstellung von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen
• Automatisierte Buchung und Kontenabstimmung

Controlling (CO):

• Kostenstellenrechnung und Budgetkontrolle
• Planung und Analyse von Kosten und Erlösen
• Unterstützung bei strategischen Entscheidungen durch Kennzahlen

Anlagenbuchhaltung (AA):

• Verwaltung von Vermögenswerten (z. B. Maschinen, Gebäude)
• Berechnung von Abschreibungen
• Lebenszyklus-Management von Anlagen

Materialwirtschaft (MM):

• Bestellwesen
• Materialverwaltung

Je nach Bereich bestehen unterschiedliche Anforderungen und Zugangsmöglichkeiten:

Verwaltung, Bezügestelle und vom IT Servicezentrum betreute Fachbereiche:

• Auf allen verwalteten Endgeräten wird der SAP GUI als zentraler Einstiegspunkt für alle SAP-Systeme bereitgestellt.
• Zusätzlich kann für bestimmte Funktionen die WebGUI oder das SAP Fiori genutzt werden.

Andere Bereiche:

• In Fachbereichen welche nicht vom IT Servicezentrum betreut werden, steht allen Nutzenden eine SAP GUI über die VDI Umgebung zur Nutzung zur Verfügung.
• Hier kann ebenfalls die SAP WebGUI und das SAP Fiori für bestimmte Funktionen genutzt werden.

Alle Mitarbeitenden (gültiger Arbeitsvertrag!) der Universität Kassel haben die Möglichkeit einen SAP Zugang zu beantragen. Die Vergabe der SAP Accounts für das System PK1 wird von der Finanzabteilung übernommen. Weitere Informationen zur Beantragung finden sie auf der Hilfeseite der Finanzabteilung.

Für inhaltliche Fragen wenden sie sich bitte an die entsprechenden Sachbearbeiter:innen der Finanzabteilung.

Schulungstermine finden Sie auf den Webseiten der Finanzabteilung.

Zugänge erfolgen rollenbasiert über das UniAccount‑System. Datenschutz wird gemäß DSGVO umgesetzt. Sensible Datenzugriffe (z. B. VPN, HCM) sichern Zertifikate und ggf. Zwei-Faktor-Authentifizierung

SAP wird über institutionell lizenzierte Infrastruktur betrieben. Nutzung ist an Hochschulzugehörigkeit gebunden und erfolgt im Rahmen der IT‑Nutzungsordnung. Gastzugänge sind zeitlich begrenzt