SAP WPS (Warenbestellsystem)

WPS (Web Procurement System) dient als ergänzendes Beschaffungswerkzeug zu SAP und wird an Hochschulen eingesetzt, um standardisierte, effiziente und transparente Bestellprozesse – insbesondere für IT‑Endgeräte – über einen Webbrowser zu ermöglichen.

Dieses System steht Hochschulmitarbeitenden mit einem entsprechenden Schulungsnachweis zur Verfügung – insbesondere Mitarbeitende, die Hardware oder Dienstleistungen über Hochschulrahmenverträge bestellen müssen.

Das IT Servicezentrum stellt den Zugang und Betrieb des Systems bereit. Für die Freischaltung und Schulung ist das Personalentwicklungs- bzw. Finanzdezernat zuständig.

WPS ist ein browserbasiertes Zusatztool zu SAP, mit dem Bestellungen – insbesondere für Endgeräte – zentral und digital abgewickelt werden. Es gewährleistet die Einhaltung von Rahmenverträgen und ermöglicht eine einfache Benutzerführung durch die Bestellprozesse.

• Bestellungen im Rahmenvertrag: Endgeräte wie PCs, Notebooks, Monitore können über WPS bestellt werden – immer zu den vereinbarten Konditionen.
• Zugangssteuerung via Schulung: WPS‑Accounts können nur nach erfolgreicher Teilnahme an der SAP‑MM‑Schulung vergeben werden.
• Angebots- und Zubehörauswahl: Modelle und Preisoptionen sind im System unter dem Reiter „Angebote“ einsehbar. Zusatzausstattungen wie Arbeitsspeicher oder größere Festplatten können gezielt ausgewählt werden.

• Beispiel 1: Mitarbeitende der Verwaltung möchten einen neuen Bildschirm bestellen. Sie melden sich im WPS an, suchen das passende Modell im Rahmenvertrag, wählen die Option „mit zusätzlichem Arbeitsspeicher“ und schließen die Bestellung direkt ab.
• Beispiel 2: Eine Lehrperson benötigt einen Notebook-Ersatz. Nach Besuch der WPS‑Schulung erhält sie einen Account, wählt im System das passende Gerät, legt es in den Warenkorb und lässt die Bestellung durch die IT‑Abteilung freigeben – alles digital und regelkonform.

Ein Internetbrowser und ein gültiger WPS‑Account sind erforderlich. Der Account wird nach der zweitägigen SAP-MM‑Schulung aktiviert.

Die Anmeldung erfolgt über den Browser mit dem persönlichen WPS‑Account. Die Accountfreischaltung erfolgt nach Abschluss der SAP‑MM‑Grundschulung, die von der Personalentwicklung organisiert wird. Die Freischaltung wird unmittelbar im Anschluss an die Schulung durchgeführt.

• Informationen zum System und zur Schulungsanmeldung finden sich im Programm der Finanzabteilung oder unter den Terminen auf der Veranstaltungsplattform Uni Kassel+1.
• Hinweise zu Rahmenverträgen und FAQ finden sich im ITS‑Bereich unter „Endgeräte‑Beschaffung“ 

WPS setzt den Besuch der Grundschulung „Bestellungen/Dienstleistungsaufträge mit SAP MM“ voraus. Die weitergehende Freischaltung wird direkt mit den Teilnehmenden am Ende der zweitägigen Schulung koordiniert. Schulungstermine werden über die Personalentwicklung und die Finanzabteilung bekanntgegeben.

Das System verlangt einen persönlichen WPS‑Account, ersetzt papierbasierte Prozesse und sorgt so für Nachvollziehbarkeit. Konkrete Datenschutzinformationen werden auf internen Seiten bereitgestellt (z. B. ITS- oder Nutzerordnung).

Durch die ausschließliche Nutzung des Systems für Bestellungen innerhalb bestehender Rahmenverträge werden Einkaufsrichtlinien eingehalten. Die IT‑Beschaffung erfolgt verbindlich im Rahmen der geltenden Verträge, was Transparenz und Budgeteinhaltung sicherstellt.