Bewirtungsrichtlinien

Erstattung von Bewirtungskosten

Information

Bewirtungskosten können grundsätzlich nicht von der Universität Kassel übernommen bzw. erstattet werden. Vielmehr sind bei der Verausgabung der universitären Mittel die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten (vgl. § 7 Abs.  Landeshaushaltsordnung (LHO)), die nicht nur für budgetierte Landesmittel, sondern auch für die von der Universität bewirtschafteten Drittmittel gelten. Wenn sich die Universität Kassel unter Zugrundelegung strenger Maßstäbe nach allgemein üblicher Erwartung einer Bewirtung nicht entziehen kann, können Bewirtungskosten ausnahmsweise nach den folgenden Maßgaben übernommen werden. Ausnahmslos nicht zulässig ist die Übernahme von Bewirtungen, an denen keine externen Gäste teilgenommen haben.

Erstattungsfähige Bewirtungskosten
Bewirtungen sind Aufwendungen für Speisen und Getränke, die im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung der Universität für die Bewirtung von Gästen entstehen. Dies gilt insbesondere bei:

  • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
  • Pflege der Auslandsbeziehungen, Förderung der internationalen Zusammenarbeit
  • Einwerbung von Drittmitteln und Kooperationen
  • Pflege von Kontakten zur Förderung von Technologie- und Wissenstransfer
  • Kontaktpflege zu anderen Hochschulen, Schulen, sonstigen Bildungs- und Forschungseinrichtungen oder zu Alumni, wenn die Wirkung nach außen im Vordergrund steht
  • Anlässe des akademischen Gemeinschaftslebens (Absolventen- und Promotionsfeiern, Preisverleihungen, akademische Ehrungen (nicht bei internen Feiern einzelner Fachgebiete)
  • Anderem besonderem dienstlichem Interesse, wie z. B. Universitätstag, Akkreditierungs- und Berufungsverfahren

Soweit sich in den o. g. Fällen die Bewirtung in einem vertretbaren und sparsamen Rahmen hält, werden Bewirtungskosten von der Universität ersetzt. Die Finanzierung muss aus Drittmitteln erfolgen. Stehen keine Drittmittel zur Verfügung, können ausnahmsweise Landesmittel verwendet werden, wenn diese im Rahmen der internen Mittelverteilung oder per Präsidiumsbeschluss hierfür vorgesehen sind.
Sollten die Kosten aus 6-er und 7-er Aufträgen beglichen werden, muss der Projektbezug ausreichend dargelegt werden. Eine Finanzierung aus Drittmitteln setzt voraus, dass die Vertragsbedingungen der Drittmittelgeber dies zulassen oder bei der Teilnahme an einer wissenschaftlichen Veranstaltung entsprechende Teilnahme- und Tagungsgebühren erhoben werden. Keine Bewirtungskosten, sondern laufende Betriebsaufwendungen sind die üblichen Gesten der Höflichkeit (Mineralwasser, Kaffee, Tee und einfaches Gebäck), die Gästen der Universität angeboten werden.

Bewirtungskosten werden nur erstattet, wenn bei der Veranstaltung ein angemessenes Verhältnis von externen und internen Teilnehmern gegeben ist.


Nicht erstattungsfähige Ausgaben sind

  • Aufwendungen für Trinkgelder und Pfand
  • Bewirtungskosten für Betriebsausflüge und sonstige Veranstaltungen geselliger Art (z. B. Ausflüge, Verabschiedungen, Weihnachts- oder Geburtstagsfeiern)
  • Arbeitsessen, d. h. aus dienstl. Interesse mit überwiegend Universitätsangehörigen
  • Geschenke an Bedienstete der eigenen Einrichtung oder deren Angehörige
  • Bewirtung von Begleitpersonen
  • Bewirtung von Angehörigen der Mitarbeiter
  • Rahmenprogramm, Finanzierung evtl. über Teilnahmegebühren möglich

Zu erbringende Nachweise und Anforderungen

Der Anlass, der Zweck und das dienstliche Interesse der Bewirtung sind hinreichend schriftlich darzulegen. Dazu dient beispielsweise das Veranstaltungsprogramm oder die Einladung. Der Teilnehmerkreis ist mit einer Liste der Namen der bewirteten Personen schriftlich anzugeben. Dabei sollen Gäste und Universitätsbedienstete gesondert gekennzeichnet sein.

Der Bewirtungsbeleg (Rechnung) muss

  • maschinell erstellt und mit einer Registriernummer versehen sein
  • die genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke enthalten
  • Datum und Ort des Verzehr enthalten,
  • auf den Rechnungsempfänger ausgestellt sein
  • der Rechnungsbetrag und der enthaltene Mehrwertsteuerbetrag müssen ausgewiesen sein
  • vom Bewirtenden zu unterschreiben
  • die Anschrift und die Steuernummer der Gaststätte vermerkt sein
  • die Namen der bewirteten Personen ausweisen (ggf. separate Teilnehmerliste

Erstattungssätze

Folgende Beträge können für die Bewirtung pro Teilnehmer und pro Tag maximal erstattet werden:

Kategorie

Max. Erstattungsbetrag in €

Erklärungen, Bedingungen

 

Sitzungen und

Veranstaltungen

 

Kleiner Imbiss 10,00 / Teiln.

Stehempfang 20,00 / Teiln.

Essen o. Buffet (incl. Getränke) 40,00 / Teiln.

einschließlich aller Nebenkosten (nicht addierbar) max. 40 € / Tag

Berufungsverfahren

200,00

Gesamtbudget für die Bewirtung an den Anhörungstagen und die anschl. Sitzung der Berufungskommission

Absolventenabschlussfeier

15,00

pro Absolvent/in zur Deckung der Kosten der gesamten Veranstaltung

max. 2 Veranstaltungen pro

Jahr/Art

Promotionsfeier

25,00

Preisverleihungen

25,00

Akademische Ehrungen

100,00

Habilitationsfeier

100,00

Antrittsvorlesung

150,00

pro Veranstaltung

  • Eine Kostenerstattung ist grundsätzlich nur bis zur oben genannten Höchstgrenze möglich.
  • Aus steuerrechtlichen Gründen dürfen die o. g. Beträge je Universitätsmitglied und Anlass in keinem Fall überschritten werden, da andernfalls die Bewirtung als zugewendeter Arbeitslohn zu erfassen und zu versteuern wären (Lohnsteuerrichtlinie 2011, R 19.6 Abs. 2).
  • Im Rahmen von Auslandskooperationen ist eine angemessene Überschreitung der o.g. Erstattungsbeträge möglich.

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