EVER - Di­gi­ta­ler Re­chungs­ein­gang an der Uni Kas­sel

Der digitale Rechnungseingang „EVER“ wird ab dem 01.11.2020 für die gesamte Uni Kassel Wirklichkeit. Piloten arbeiten bereits seit Juni mit dem neuen System.

Alle eingehenden Rechnungen werden dann zentral eingescannt bzw. eingelesen und dann per Workflow weiterverarbeitet. Damit ist der Entwicklungsprozess, der im Dezember 2016 mit der Bildung einer Prozessgruppe begonnen hat, weitgehend abgeschlossen. Durch die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen konnten auch deren Wünsche und Anforderungen mit eingearbeitet werden, so dass die Umstellung nicht allzu schwerfallen dürfte. Sämtliche Hochschulen und Universitäten in Hessen arbeiten mit dem gleichen System.

Di­gi­ta­ler Rech­nungs­ein­gang – All­ge­mei­ne In­for­ma­tio­nen und Hin­wei­se

  • Sofern Sie bereits einen aktiven SAP Zugang besitzen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Workflowaufgaben sowohl direkt über Business Workplace im SAP-System, als auch über den XFlow Webzugang  unter  http://www.uni-kassel.de/go/ever zu erledigen. Für die Anmeldung im Web nutzen Sie Ihr aktuelle SAP-Kennwort.
  • Sofern Sie bisher keinen aktiven SAP-Zugang haben, steht Ihnen nur der Weg über den XFlow Webzugang zur Verfügung. Als Nutzername gilt Ihr Uni-Account, das Kennwort wird separat generiert und muss bei der erstmaligen Anmeldung geändert werden. Als neuem XFlow User werden Ihnen die Zugangsdaten per E-Mail übermittelt.

Für den digitalen Rechnungseingang ist ein wesentliches Bearbeitungskriterium, dass Bestellungen von Waren und Dienstleistungen (gemäß der geltenden Beschaffungsordnung der Universität Kassel) mit den dafür zur Verfügung stehenden Bestellsystemen SAP und WPS ausgelöst werden.

Gründe:

  • Keine weitere Prüfung oder Freigabe notwendig (keine Relevanz der Bearbeiterfindung)
  • NUR bei Abweichungen (fehlender Wareneingang, Preisabweichungen zur SAP Bestellung, Mengenabweichungen) wird der SAP-/WPS Besteller per Workflow aufgefordert tätig zu werden. Ausnahme: Bei Preisabweichungen von WPS-Bestellungen werden die Rechnungen von der Finanzbuchhaltung an die Lieferfirmen zurückgesandt.
  • Zentrale Rechnungsadressen sind bereits in den Bestellformularen hinterlegt
  • Keine Kontierungsangaben notwendig, die Buchung erfolgt auf Grundlage der Bestellung

Sofern Sie in begründeten Ausnahmefällen Bestellungen NICHT über die Bestellsysteme SAP und WPS auslösen, gilt folgendes:

  • Sie müssen Ihrem Lieferanten die neuen zentralen Rechnungsadressen mitteilen.
    Rechnungen die dennoch in Ihrem Bereich eingehen, müssen unverzüglich an die zentralen Rechnungsadressen weitergeleitet werden.
  • Sie müssen Ihrem Lieferanten eine Kontierung (Kostenstelle oder Auftrag), das beauftragende Fachgebiet und die Lieferanschrift mitteilen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Rechnungen an die richtigen Bearbeiter (sachliche Prüfer*innen und Freigeber*innen) weitergeleitet werden.

In Ausnahmefällen kann auch die E-Mail Adresse als sog. Leitkriterium angeben werden.

  • Alle Rechnungen gehen zukünftig ZENTRAL in der Finanzbuchhaltung ein.
  • Für die Übermittlung von Rechnungen stehen zukünftig drei verschiedene Wege zur Verfügung:
  1. Klassische Papierrechnungen über den Postweg immer an:
    Universität Kassel
    - Zentraler Rechnungseingang
    Postfach
    34109 Kassel
  2. PDF-Rechnungen per E-Mail (wichtig: eine Rechnung pro E-Mail, nur PDF-Formate)
    An: rechnungen[at]uni-kassel[dot]de
  3. XRechnungen (vorstrukturiertes, technisches Format, per Mail
    An: xrechnung[at]uni-kassel[dot]de)

Wir werden unsere Lieferfirmen im Vorfeld über die Änderungen informieren. Auf allen Bestellungen, die über das SAP- und WPS System generiert werden, sind die neuen Rechnungsadressen bereits angegeben.

Rechnungen die dennoch in Ihren Fachgebiet eingehen, leiten Sie bitte umgehend, unbearbeitet und unverändert an die entsprechende zentrale Adresse weiter. Rechnungen im PDF Format leiten Sie bitte an die zentrale E-Mail Adresse weiter.

  • Die Finanzbuchhaltung prüft, kontiert, verbucht, bezahlt und archiviert die Rechnungen
  • Die Fachgebiete (NUR bei Rechnungen OHNE SAP/WPS Bestellbezug!) prüfen sachlich (Stufe 1) und geben die Rechnungen frei (Stufe 2). Die Freigabe ersetzt die bisherige sachlich-richtig-Zeichnung.
  • Die Aufgabe sachliche Prüfung dient der inhaltlichen Kontrolle einer Rechnung, sowie zur Eintragung und Änderung relevanter Kontierungsinformationen (Kostenstelle, Auftrag, ggf. Aufteilung der Positionen, etc.), sofern diese noch nicht vorhanden sind. Jede Änderung wird erneut von der Finanzbuchhaltung geprüft.
  • Im Zuge der Freigabe können keinerlei Änderungen vorgenommen werden. Die Freigabe kann lediglich erteilt oder begründet abgelehnt werden.
  • Nach erfolgter Freigabe wird die Rechnung gebucht und bezahlt.
  • Für die Prozesse der sachlichen Prüfung und Freigabe ist eine konsistente Bearbeiterfindung, d.h. wer ist auf welcher Stufe für eine bestimmte Kontierung (Kostenstelle oder Auftrag) zuständig, unerlässlich.
  • Der (SAP/WPS) Besteller wird nur im Falle von Abweichungen tätig.
  • Sofern Sie im digitalen Rechnungsworkflow tätig werden müssen, werden Sie automatisch per E-Mail benachrichtigt. „Es liegen Aufgaben zur Bearbeitung vor“. Absender dieser Mail ist die Adresse EVER_BTC[at]uni-kassel[dot]de. Dies ist KEINE Spam Mail!

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