1. Genehmigung einer Dienstreise

Bitte beachten Sie, dass Dienstreisegenehmigungen ausschließlich für Bedienstete der Universität Kassel erstellt werden dürfen!

Jede Dienst- oder Fortbildungsreise muss grundsätzlich vor der Durchführung schriftlich beantragt und genehmigt werden. Eine nachträgliche Genehmigung ist nur in begründeten Ausnahmefällen möglich, wenn die Genehmigung vor Reiseantritt aus zwingenden Gründen nicht mehr eingeholt werden konnte.

Reisen am Dienstort (innerhalb Kassel) müssen in der Regel nicht genehmigt werden. Jedoch sollten Sie Ihren Vorgesetzen immer über Ihre Abwesenheit informieren, um Unfallversicherungsansprüche zu wahren. Sofern Ihnen Kosten entstehen (z.B. Teilnahmegebühren), die von der Dienststelle erstattet werden sollen, müssen Sie einen Dienstreiseantrag stellen. Die schriftliche Genehmigung der Dienst- bzw. Fortbildungsreise ist unabdingbare Voraussetzung für die Erstattung der Reisekosten. Liegt keine Genehmigung vor, ist keine Abrechnung möglich!

Dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise sind grundsätzlich Unterlagen (Programme, Einladungen) beizufügen, aus denen das dienstliche Interesse und die Dauer der Abwesenheit hervorgeht.

Der vollständig ausgefüllte Dienstreiseantrag ist der/dem Vorgesetzten zur Prüfung und Unterschrift vorzulegen. Bei Auslandsdienstreisen bedarf es zusätzlich der Prüfung und Unterschrift durch die Dekanin/ den Dekan. Dieser Antrag muss anschließend noch zur Genehmigung an die Zentralverwaltung weitergeleitet werden.

Um eine zeitgerechte Bearbeitung zu gewährleisten, sollte der Dienstreiseantrag - sofern die Genehmigung durch die Personalabteilung erfolgen muss - bei

  • Inlands- Dienstreisen mindestens eine Woche vor Reiseantritt und
  • Auslands- Dienstreisen mindestens zwei Wochen vor Reiseantritt

der/ dem zuständigen Sachbearbeiter/ -in für Reisekosten in der Zentralverwaltung vorliegen, um Rückfragen zu ermöglichen.

Sofern die Kostenerstattung für eine Dienstreise nicht von dritter Seite erfolgt, kann auf Antrag ein Abschlag bis zur Höhe von 80% der zu erwartenden Reisekosten gezahlt werden. Dieser Abschlag wird allerdings nur dann angewiesen, wenn ein Betrag von 200 € überschritten wird. Die Beantragung kann bereits mit dem Genehmigungsverfahren erfolgen.

Abschläge sind spätestens vier Wochen nach Beendigung der Dienstreise durch Vorlage der Reisekostenrechnung abzurechnen, anderenfalls sind die Abschläge zurückzuzahlen.

Hier finden Sie den Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise.

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Andreas Hobbie
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