Zentrale Materialwirtschaft und Anlagenbuchhaltung (IV B)

Wir sind Ansprechpartner für die Beschaffung von Waren (Geräte, Verbrauchsmaterial) und Leistungen (Dienstleistungen, Beratungsverträge) sowie für  Zahlung und Bewertung des Anlagevermögens und Bewirtschaftung zentral zugewiesener Landesmittel. Wir beraten und unterstützen die Organisationseinheiten der Universität Kassel in allen Bereichen des Einkaufs und des Anlagenvermögens.

Die einzelnen Zuständigkeiten innerhalb der Gruppe IVB finden Sie hier


Vertragsbedingungen

Gerätefondsverfahren

1. Wichtige Hinweise für die Verwendung der bewilligten Mittel des Gerätefonds


1. Die Finanzierung der bewilligten Maßnahme erfolgt aus dem Kontierungsobjekt ( Kostenstelle bzw. Auftrag) des Antragstellers bzw. der bestellenden Organisationseinheit
2. Für Beschaffungsmaßnahmen aus QSL-Mitteln (Praktika und Computer für die Lehre) ist vor der Einleitung des Beschaffungsvorgangs ein „3er“-Auftrag über das SG IV D einzurichten, unter dem die Bestellung zu buchen ist.
3. Die bewilligten Beträge werden nach Abschluss der einzelnen Maßnahme zugewiesen. Die Zuweisung der Haushaltsmittel ist unter Vorlage von Rechnungskopien der die Maßnahme betreffenden Rechnung(en) oder einer Kopie des Kontoauszuges, in dem die betreffenden Rechnungen gekennzeichnet sind, bei der Finanzabteilung, Sachgebiet IV D 1.1, zu beantragen.
4. Die Beschaffungen erfolgen in Anwendung der Beschaffungsordnung
5. Mit dem Ziel der wirtschaftlichen Mittelverwendung sind die vorgesehenen Beschaffungen fachbereichsintern (soweit möglich und sinnvoll auch fachbereichsübergreifend) zu koordinieren. Das Sachgebiet IVB (Zentrale Materialwirtschaft) unterstützt Sie hierbei.
6. Die Beschaffung von DV-Systemen ist vorab mit dem ITS abzustimmen. Die Zustimmung ist dem Sachgebiet IVB mit der Bestallanforderung einzureichen. Bei Beschaffungen aus dem Rahmenvertrag für IT-Systeme gilt die Zustimmung des ITS als erteilt.
7. Die Beschaffung von Geräten, die möglicherweise zusätzliche oder besondere Ver- oder Entsorgungsanschlüsse benötigen, Umbaumaßnahmen erforderlich machen oder einen zusätzlichen Platzbedarf verursachen, sind vorab mit der Abt. V (Bau- und Liegenschaften) abzustimmen. Das Ergebnis ist dem Beschaffungsvorgang beizufügen.
8. Ich gehe von einer umgehenden Einleitung der Beschaffungsmaßnahmen aus. Im Anbetracht der dieses Jahr späten Mittelzuweisung verfallen nicht bis zum 30.04.2017 in Anspruch genommene Mittel (Buchung der Bestellung im SAP-System). Sofern formale Vergabeverfahren einzuleiten sind, das wird in der Regel der Fall sein, ist die Vorlage der Bestellanforderung (Leistungsverzeichnis) der Maßgebende Zeitpunkt.

 

Das Bestellverfahren in Kürze: 

Auftragswert bis € 50.000 netto

Angebotseinholung durch die Bedarfsstelle unter folgenden Voraussetzungen möglich:

1.   Festlegung der geforderten Leistungsanforderungen / Funktionalitäten

2.   Auf dieser Grundlage sind mind. drei vergleichbare Angebote einzuholen

3.   für die Angebotseinholung wird der Vordruck  „Aufforderung zur Angebotsabgabe“ verwendet (ggf. um eine Anlage ergänzt, aus der die Anforderungen an das zu liefernde Gerät näher beschrieben werden)

Auftragswert über

€ 50.000 netto

Erstellung eines Leistungsverzeichnisses (Inhalt: zu vereinbarende Funktionalitäten), das als Grundlage für ein förmliches Vergabeverfahren dient und damit Grundlage des Auftrages wird

Auftragswert über

€ 200.000 (incl. MwSt.)

Die Beschaffung von Forschungsgroßgeräten: Es ist die Einleitung eines Großgeräteverfahrens erforderlich. Dies ist vorab mit dem SG Zentr. Materialwirtschaft abzustimmen

Bestellung

1.   Dezentrale Buchung in SAP-MM (ggf. vorherige Rücksprache mit der Anlagenbuchhaltung (SG IVB 3)

2.   Prüfung durch das Sachgebiet IVB

3.   Freigabe und Versand der Bestellung  durch das Sachgebiet IVB

Lieferung und Rechnung

Buchung Wareneingang im SAP-System nach erfolgreich durchgeführter Abnahme des gelieferten Systems, Sachlich richtig Zeichnung auf der Rechnung und Weitergabe an das Sachgebiet IVB 3

Beschaffung von IT-Systemen:

Die vorherige Beteiligung des ITS ist erforderlich.

Als Voraussetzung für die Beschaffung von IT-Systemen müssen die beantragten Beschaffungsmaßnahmen im DV‐Konzept des Fachbereichs bzw. der Organisationseinheit enthalten und dieses vom Präsidium zustimmend zur Kenntnis genommen worden sein.

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2. Antragsverfahren

3. Beschlüsse