Digitale Transformation der zentralen Bewerbenden- und Studierendenadministration

Kontext/Anlass:

Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) wurden die Rahmenbedingungen für den Zugang zu digitalen Leistungen der öffentlichen Verwaltung normiert und Reifegrade für die digitale Transformation (papierlos, medienbruchfrei, plattformbasiert etc.) definiert. Das OZG fordert im Hochschulkontext insbesondere die Transformation von Leistungen der „zentralen“ Studierendenadministration, die institutionell durch das Studierendensekretariat verantwortet werden. Das Studierendensekretariat in Abteilung Studium und Lehre arbeitet seit Dezember 2020 in enger Kooperation mit dem ITS entlang vordefinierter Meilensteine an der sukzessiven OZG-konformen Leistungstransformation:  

Ziele/ (geplante) Ergebnisse:

• Meilenstein 1: Medienbruchfreie, digitale Prozesse in allen Referenzprozessen der zentralen Studierendenverwaltung (Bewerbung, Zulassung, Einschreibung, Rückmeldung, Beurlaubung, Exmatrikulation) inklusive Qualitätssicherung, digitale Akte
• Meilenstein 2: Digitale Identität, digitaler Verwaltungsakt, ggf. Plattformzentralisation
• Meilenstein 3: ePayment

Stand/Umsetzung:

Neben den Prozessen zur Bewerbung wurden pünktlich zum Start der Kampagne für das Sommersemester 2023 (Bewerbung, Einschreibung, Rückmeldung) am 01.12.2022 der Einschreibprozess und damit sämtliche Kundenprozesse (Frontend) erfolgreich digitalisiert. Durch Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen (angepasste Imma-Satzung) sind nunmehr weder ein schriftlicher Antrag noch die Einreichung physischer Dokumente für eine erfolgreiche Antragstellung erforderlich. Die Schriftform und damit auch eine gesonderte digitale Signatur sind seither obsolet. Mit Start der Kampagne für das Wintersemester 2023/24 (Bewerbung, Einschreibung, Rückmeldung) am 1. Juni 2023 ist auch die Aktenführung über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und damit sämtliche internen Prozesse (Backend) digitalisiert. Der Meilenstein 1 ist damit erfolgreich abgeschlossen.

Der Fokus liegt aktuell weiterhin auf der Umsetzung der Aufgabenpakete aus Meilenstein 2. Parallel zur Sommersemesterkampagne 2025 wurden die Prozesse zum digitalen Verwaltungsakt getestet und zum Start der Wintersemesterkampagne produktiv gesetzt. Damit es nun möglich, eine rechtssichere Kundenkommunikation (hier insbesondere die Zustellung von Bescheiden) ausschließlich digital innerhalb der Campusmanagementplattform vorzunehmen. Es wird zudem geprüft, ob eine Anbindung des „Benutzerkonto Bund“ (BundID) für die digitale, automatisierte Identitätsüberprüfung umsetzbar erscheint, durch welche eine Prüfung durch Vorlage eines analogen Ausweisdokumentes wegfallen würde. Eine Einbindung erscheint frühestens für die Kampagne zum Sommersemester 2027 realistisch. 

Mit der Kunsthochschule Kassel wird gerade die Einbindung der Prozesse für die Eignungsfeststellung für einen Studiengang (Visuelle Kommunikation) pilotiert. Ziel ist es hier, das Verfahren der künstlerischen Begabung digital abzubilden. Die Abbildung erfolgt über das Campusmanagementsystem. Es handelt sich insoweit um ein Projekt zur Plattformzentralisation. Auch spielen hier Überlegungen einer stärkeren Standardisierung und Prozessvereinfachung eine große Rolle. Zum 1. Februar 2026 geht das Verfahren für den Pilotstudiengang in einer einfachen und stark standardisierten Version produktiv. In einem nächsten Schritt ist die Ausweitung auf alle künstlerischen Studiengänge und die bisher ausgeklammerte Einbindung der Bewertungsprozesse im Kontext der Eignungsfeststellung bis Februar 2027 geplant. 

Hinsichtlich Meilenstein 3 zeichnet sich ab, dass das Aufgabenpaket ePayment unter anderem auf Grund derzeit weiter ausstehender Klärungen in Bezug auf nutzbare Zahlungsdienste und deren Integration in die verwendete Campusmanagementsoftware verzögert wird. Eine zeitliche Planung ist daher aktuell nicht möglich