Projekt Digitales Formularmanagement

Im Rahmen der digitalen Transformation baut die Universität Kassel ein digitales Formularmanagement auf. Ziel des Projekts ist es, Verwaltungsprozesse durch digitale Formulare und automatisierte Workflows einfacher, transparenter und effizienter zu gestalten. Im Mittelpunkt stehen insbesondere Antrags- und Genehmigungsprozesse, die künftig medienbruchärmer ablaufen sollen.

Die Umsetzung erfolgt mit der Software Formcycle, einer Low-Code-Anwendung zur Erstellung digitaler Formulare und zur Abbildung von Workflows. Das Projekt wird partizipativ umgesetzt: Die Anforderungen werden gemeinsam mit den beteiligten Verwaltungsbereichen, der Verwaltungssachbearbeitung und aus Sicht der Nutzenden erarbeitet. Gleichzeitig wird die Verknüpfung mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) berücksichtigt, um Prozesse langfristig ganzheitlich digital abzubilden.

Projektverlauf: Von der Prozessaufnahme zum digitalen Formular

Im Projekt werden bestehende Verwaltungsprozesse analysiert und auf ihre Eignung für eine digitale Umsetzung geprüft. Dabei werden Abläufe, Zuständigkeiten, Genehmigungsschritte und bestehende Medienbrüche gemeinsam mit den beteiligten Organisationseinheiten betrachtet.

Ein zentraler Bestandteil des Projekts ist die partizipative Erarbeitung der Formulare und Workflows. Die Perspektive der Sachbearbeitung wird ebenso berücksichtigt wie die Nutzendensicht. So sollen digitale Lösungen entstehen, die fachlich korrekt, verständlich und praktikabel sind.

Wie funktioniert Formcycle?

Mit Formcycle können digitale Formulare erstellt und mit automatisierten Workflows verbunden werden. Nutzende füllen ein Formular online aus und senden es digital ab. Anschließend wird der Vorgang automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Prüfungen, Genehmigungen, Rückfragen und Benachrichtigungen können direkt im Workflow abgebildet werden.

Durch den Low-Code-Ansatz lassen sich Formulare und Abläufe flexibel erstellen und anpassen, ohne dass für jede Änderung eine umfangreiche Softwareentwicklung notwendig ist.

Vernetzung

Hessenweiter und bundesweiter Austausch mit anderen Hochschulen

Das Projekt ist eingebunden in eine hessenweite und bundesweite Vernetzung zwischen den Hochschulen. Im regelmäßigen Austausch werden Erfahrungen, Lösungsansätze und bewährte Formulare und Workflows geteilt. So profitiert die Universität Kassel von den Erkenntnissen anderer Hochschulen und bringt ihre eigenen Erfahrungen in die Hochschullandschaft ein.

Langfristig trägt das digitale Formularmanagement dazu bei, Verwaltungsprozesse serviceorientierter, nachvollziehbarer und effizienter zu gestalten. In enger Abstimmung mit dem Dokumentenmanagementsystem soll eine Grundlage für eine stärker vernetzte und medienbrucharme digitale Verwaltung geschaffen werden.