Aktenabgabe

In der Zentralen Universitätsverwaltung gilt der Grundsatz der Zentralregistratur. Wenn Sie dezentral größere Aktenbestände vorhalten, sollten Sie folgendes beachten:

  • Bitte überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie die Vorgänge noch dezentral benötigen. Vorgänge, die nicht mehr im direkten Zugriff benötigt werden, sind mit einer Schlussverfügung zu versehen und an die Zentralregistratur zu geben.
  • Vor Abgabe an die Registratur sind eventuelle Kopien, Büroklammern, Heftstreifen und Plastikfolien zu entfernen. Bitte verwenden Sie zur Unterteilung ggf. Trennblätter.
  • Beachten Sie bitte, dass Erlasse einem besonderen Bearbeitungsablauf unterliegen und vom Posteingang bis zur Aussonderung im Erlassbuch geführt werden. Vorgänge, die u.a. auch Erlasse enthalten sind deshalb im Zuge der z.d.A.-Verfügung - gleich ob zu den dezentral oder zentral geführten Akten - immer an die Registratur zu geben, die sie im Erlassbuch "austrägt".
  • Bitte stimmen Sie jede Aktenabgabe zuerst mit der Registratur ab.
  • Falls Sie Aktenbestände an die Registratur abgeben möchten, die als "Einzelfallakten bzw. Nebenakten" nicht dem Aktenplan zugeordnet sind (z.B. Magisterprüfungsakten, Forschungsförderungsakten, Haushaltsbelege,...), so sind die Akten in Absprache mit der Registratur mit Angaben zu Inhalt, Jahr und ggf. dem Aussonderungsjahr zu beschriften.
  • Aussortierte Kopien und "Tageskopien" u.ä. sind zur datenschutzrechtlichen Vernichtung an die Registratur zu geben.