2. Abrechnung einer Dienstreise

2.1 Allgemeines

Nach Beendigung der Reise können Sie die Reisekosten abrechnen. Diese beantragen Sie mit einer Reisekostenrechnung.

Reisekostenerstattung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren.

Für die Erstattung von Reisekosten muss der Antrag spätestens 6 Monate nach Beendigung der Dienstreise bei dem/ der zuständigen Sachbearbeiter/ -in eingegangen sein. Für Anträge die nach Ablauf dieser Frist eingereicht werden, kann keine Reisekostenerstattung mehr gewährt werden (Ausschlussfrist nach § 4 Abs. 5 HRKG / § 3 Abs. 1 BRKG).

Grundsätzlich gilt im Reisekostenrecht das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Daher können immer nur die Kosten erstattet werden, die dienstlich veranlasst und notwendig waren.

Für Beschäftigte der Universität Kassel besteht die Möglichkeit sich ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark der Universität zu leihen. Da nur eine geringe Anzahl von Fahrzeugen zur Verfügung steht und die Nachfrage nach diesen sehr groß ist, empfiehlt es sich, unverzüglich nach Bekanntwerden des Dienstgeschäftes bei der zuständigen Stelle (Fahrbereitschaft) anzufragen.

Eine Alternative hierzu bietet das Anmieten eines Mietfahrzeuges. Nähere Informationen erhalten Sie ebenfalls über die Fahrbereitschaft.

2.2 Nutzung der Deutschen Bahn

Zur Erledigung von dienstlichen Angelegenheiten wird die Nutzung der Deutschen Bahn (DB) empfohlen.

Dem Land Hessen wird von der DB derzeit ein Firmenkundenrabatt von 05% auf den Normalpreis jeder Fahrkarte gewährt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie hier.

Wichtig:
Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass so früh wie möglich zu buchen ist, damit Sparpreise genutzt werden können. Sollte kein Sparpreis vorhanden sein oder kurzfristig gebucht werden müssen, ist der Rabatt für Normalpreise in Anspruch zu nehmen. Sollten Sie die Ermäßigung nicht nutzen, wird der Fahrpreis bei der Reisekostenabrechnung um 05% gekürzt.

Zum 11. Dezember 2011 hat die DB für Firmenkunden die BahnCard Business eingeführt.

  • 2.2.1 Fahrtkostenerstattung mit einer BahnCard Business:
    Die Erstattung der Anschaffungskosten einer BahnCard Business kann sofort erfolgen, wenn dargelegt wird, wieviele Reisen für das kommende Jahr geplant sind und dass sich die Anschaffungskosten dadurch voraussichtlich amortisieren. Den Antrag für diese Prognoseentscheidung finden Sie hier.                           
    Die verauslagten Fahrtkosten für Dienstreisen werden in voller Höhe erstattet, sofern die BahnCard Business genutzt wurden und die Vorgaben des HRKG erfüllt sind.

  • 2.2.2 Fahrtkostenerstattung mit der BonusCard Business (keine BahnCard Business und keine private BahnCard vorhanden):
    Die verauslagten Fahrtkosten für Dienstreisen werden in voller Höhe erstattet, wenn die Vorgaben des HRKG erfüllt sind

  • 2.2.3 Fahrtkostenerstattung mit der privaten BahnCard:
    Die Erstattung der Kosten für eine BahnCard ist nur in absoluten Ausnahmefällen möglich. Voraussetzung hierfür ist, dass vor Beschaffung der privaten Bahncard eine Prognoseentscheidung über eine BahnCard Business (siehe Punkt 2.2.1) eingeholt und diese negativ entschieden wurde. In diesem Fall kann die Erstattung einer privaten BahnCard in Betracht gezogen werden, sofern diese sich aufgrund von notwendigen Dienstreisen amortisiert hat.
    Die verauslagten Fahrtkosten für Dienstreisen werden erstattet, wenn die private BahnCard zum Einsatz gebracht wurde, keine BahnCard Business vorhanden ist, der Einsatz der BonusCard Business höhere Ausgaben zur Folge gehabt hätte und die Vorgaben des HRKG erfüllt sind.
    Wurde ein/-e Mitarbeiter/-in dazu aufgefordert, sich eine BahnCard Business anzuschaffen und kommt er/ sie dieser Aufforderung nicht nach, so kann die Erstattung der Anschaffungskosten der privaten BahnCard nicht in Betracht gezogen werden und die Abrechnung der Dienstreisen erfolgt unter Abzug des BahnCard- und Firmenkundenrabattes.

2.3 Fahrkartenbeschaffung

Dienstreisende haben 3 Möglichkeiten eine Fahrkarte zu beschaffen:

  • 2.3.1 Erwerb eines Fahrscheins an einem Schalter der DB:
    Sie benötigen die Kundennummer der Universität Kassel oder eine kostenlose BonusCard Business. Die Kundennummer erhalten Sie bei Ihrer/ Ihrem zuständigen Sachbearbeiter/- in. Bitte füllen Sie vorher das Formular "Verpflichtungserklärung" aus. Damit bestätigen Sie, dass Sie die Kundennummer nur für dienstliche Reisen nutzen werden. Die BonusCard Business erhalten Sie nach Bestellung über das Firmenkundenportal.
    Die Kombination des Firmenkundenrabattes mit der privaten BahnCard 25 oder 50 ist nicht möglich.
    Ggf. wird eine Bearbeitungsgebühr erhoben.
    Der Fahrschein muss vor Ort bezahlt werden.

  • 2.3.2 Austellen eines Fahrscheines durch das Reisebüro Wimke, Ständeplatz 17, 34117 Kassel
    (Tel.: 0561/ 70 72 999)

    Der Reisende kann sich gegen Vorlage des bereits genehmigten Dienstreiseantrages einen Fahrschein ausstellen lassen.
    Eine Kombination des Firmenkundenrabattes mit der privaten BahnCard 25 oder 50 ist nicht möglich.
    Eine Bearbeitungsgebühr wird erhoben.
    Es kann bar und mit persönlicher Kreditkarte und nur in Ausnahmefällen per Rechnung bezahlt werden (dies ist vorab mit den Reisekostensachbearbeitern der Universität Kassel abzuklären).

  • 2.3.3 Online- Ticket buchen über das Firmenkundenportal der DB:
    Für alle Bediensteten der Universität Kassel besteht die Möglichkeit, über das Firmenkundenportal Online- Tickets zu buchen         

    Registrierung im Firmenkundenportal der DB:
    Über Frau Eider oder Herrn Hobbie könne Sie im Firmenkundenportal registriert werden. Dazu müssen Sie das Formular "Verpflichtungserklärung" ausfüllen und unterschreiben. Bitte denken Sie daran, die dienstliche E-Mailadresse anzugeben.
    Anschließend senden Sie diese Erklärung an die/ den zuständige/-n Sachbearbeiter/ -in.
    Nachdem Sie registriert wurden, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zum Firmenkundenportal. Über diesen Link können Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten einrichten. Erfolgt die Anmeldung nicht innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt der E- Mail, verfällt der Link.
    Sobald Sie angemeldet sind, können Sie jederzeit Fahrkarten buchen.

    Die Bezahlung erfolgt mit einer persönlichen Kreditkarte.
    Der Firmenkundenrabatt in Höhe von 05% wird bei Buchungen über das Firmenkundenportal automatisch berücksichtigt.
    Die Buchung von Sparpreisen ist möglich, unter Umständen kann der Firmenkundenrabatt hier nicht berücksichtigt werden.
    Eine Kombination des Firmenkundenrabattes mit der privaten BahnCard 25 oder 50 ist nicht möglich.
    Die Nutzung der privaten BahnCard 25 oder 50 ist trotzdem möglich (bei der Auswahl der BahnCard bitte die BahnCard 50 bzw. 25 2. Klasse (incl. RAILPLUS) auswählen).
    Weitere Informationen zum Online- Ticket

2.4 Flugkosten

Flugkosten kommen im Inland grundsätzlich nur in Betracht, wenn bei Benutzung eines anderen regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels höhere Kosten entstehen oder besondere dienstliche Gründe (wesentliche Einsparung von Arbeitszeit) vorliegen. Diese sind ggf. in einer Anlage zur Genehmigung der Dienstreise darzulegen.

Hier ist ausschließlich Economy Class erstattungsfähig.

2.5 Wegstreckenentschädigung

  • 2.5.1 Wegstreckenentschädigung bei der Benutzung des privaten Pkw im Inland:
    Für die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeugs wird als Wegstreckenentschädigung ein Betrag von 0,21€ je zurückgelegtem Kilometer erstattet. Beim Vorliegen triftiger Gründe für die Kfz- Nutzung und vorheriger Genehmigung werden 0,35€ für jeden zurückgelegten Kilometer erstattet.

    Eine Wegstreckenentschädigung gibt es auch für die Benutzung eines privaten zweirädrigen Kraftfahrtzeuges (Motorrad, Mofa, usw.). Ohne triftigen Grund werden 0,15€, mit triftigem Grund 0,18€ je Kilometer erstattet. Für die Benutzung eines Fahrrades werden 0,06€ je Kilometer erstattet.

    Für die Mitnahme von Dienstreisenden wird eine Mitnahmeentschädigung in Höhe von 0,02€ je Kilometer gewährt.

    Parkgebühren werden nur erstattet, wenn die Benutzung des privaten Kfz aus triftigen Gründen vor Antritt der Dienstreise genehmigt wurde.

  • 2.5.2 Wegstreckenentschädigung bei der Benutzung des privaten Pkw ins Ausland:
    Für die Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs werden für jeden zurückgelegten Kilometer 0,20€, höchstens aber 130,00€ erstattet. Dies gilt auch für Fahrten zum Bahnhof oder Flughafen.

    Parkgebühren werden maximal bis zu einem Betrag von 5,00€ pro Tag erstattet.

    Besteht an der Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 0,30€ je zurückgelegtem Kilometer.

    Kosten für Parkgebühren, Maut, Fähre usw. werden nur insoweit erstattet, als sie zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren.

2.6 Benutzung eines Mietwagens oder Taxis

Für Strecken, die aus triftigen Gründen mit einem nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel zurückgelegt wurden, werden die notwendigen Kosten erstattet. Die triftigen Gründe müssen bei der Abrechnung der Reisekosten erläutert werden.

Liegen keine triftigen Gründe vor, so werden höchstens die Kosten erstattet, die beim Benutzen eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels (z.B. Bus oder Bahn) entstanden wären.

Für die Benutzung eines Mietwagens bei Auslandsdienstreisen gilt insbesondere:
Grundsätzlich können in diesen Fällen die Kosten für die Anmietung eines Kfz der unteren Mittelklasse (z.B. VW Golf) erstattet werden.

Die Anerkennung der triftigen Gründe muss vor Antritt der Reise von der/ dem zuständigen Sachbearbeiter/ -in für Reisekosten eingeholt werden.

Liegt kein triftiger Grund für die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis vor, so richtet sich die Erstattung nach § 5 Abs. 1 BRKG, d.h. 0,20€ Wegstreckenentschädigung bis maximal 130,00€.
Hierzu ist die Angabe der zurückgelegten Kilometer notwendig.

2.7 Übernachtungskosten

  • 2.7.1 Inland:
    Ohne Nachweis wird für jede notwendige Übernachtung ein pauschales Übernachtungsgeld von 20,00 € gezahlt.

    Nachgewiesene Übernachtungskosten werden bis zu einer Höhe von 80,00 € erstattet. Darüber hinaus gehende Übernachtungskosten werden nur ersetzt, wenn sie unvermeidbar waren, d.h. die Notwendigkeit ist im Einzelfall nachvollziehbar zu begründen. Erfolgt dies nicht, sind höchstens 80,00 € pro Nacht erstattungsfähig!

  • 2.7.2 Ausland:
    Ohne Nachweis wird für jede notwendige Übernachtung ein Übernachtungsgeld in Höhe von 50% des in der ARV ausgewiesenen Betrages für das jeweilige Land, höchstens jedoch 30,00 € gezahlt.

    Nachgewiesene Übernachtungskosten werden bis zur Höhe des in der ARV ausgewiesenen Betrages für das jeweilige Land erstattet. Darüber hinaus gehende Übernachtungskosten werden nur ersetzt, wenn sie unvermeidbar waren, d.h. die Notwendigkeit ist im Einzelfall nachvollziehbar zu begründen. Erfolgt dies nicht, ist nur der jeweils geltende Satz pro Nacht erstattungsfähig!

Wichtig:
Rechnungen für Übernachtungskosten werden nur erstattet, sofern die Universität Kassel als Adressat angegeben ist.
Grundsätzlich finden nur die reinen Übernachtungskosten ohne sonstige Leistungen (z.B. ausgewiesene Verpflegungskosten wie Frühstück) Berücksichtigung.

Preisgünstige Unterkünfte an Ihrem Geschäftsort können Sie über den  Hotel Reservation Service zu buchen. HRS bietet für die in der HRS- Datenbank aufgeführten Hotels einen kostenlosen Buchungsservice. Zu buchen ist jeweils das preiswerteste von HRS genannte Hotel.

Um Rückfragen zu vermeiden und um eine schnellere Bearbeitung der Abrechnung zu ermöglichen, sollten Dienstreisende ihre Bemühungen, eine preiswerte Unterkunft zu bekommen, im Einzelnen dokumentieren ( z.B. Ausdruck aus dem HRS, Anfragen per E-Mail oder Fax) und dies der Abrechnung beifügen.

2.8 Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen

Grundsätzlich dürfen Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden werden. Dabei ist die Dauer des Privataufenthaltes von Bedeutung.

Dauert der Privataufenthalt weniger als oder genau 5 Arbeitstage, so wird die Reisekostenvergütung so festgesetzt, als habe nur die Dienstreise stattgefunden. Bei Flugreisen ist dem Dienstreiseantrag ein Preisvergleich beizufügen. Daraus sollte hervorgehen, wie hoch die Kosten für einen Flug wären, wenn die Rückreise direkt nach Beendigung des Dienstgeschäftes angetreten würde.

Dauert der Privataufenthalt mehr als 5 Arbeitstage, wird der Reise ein überwiegend privater Hintergrund zuerkannt. Unerheblich ist hierbei, ob zuerst die Dienstreise oder die private Reise geplant war. In diesem Fall dürfen nur die zusätzlichen Fahrtauslagen erstattet werden, die zur Ausübung des Dienstgeschäftes notwendig sind. Tage- und Übernachtungsgeld sowie sonstige Kosten (Nebenkosten) werden nur für die Dauer des Dienstgeschäftes und die Reisetage gewährt.

Wir möchten Sie auch darauf aufmerksam machen, dass Sie für die Tage des Privataufenthaltes Erholungsurlaub oder Gleittage in Anspruch nehmen müssen, entsprechend der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen. Ein (Dienst-)Unfallschutz besteht für diese Zeit nicht.

Sollten Sie während des privaten Teils der Reise krank werden und die Urlaubstage im Nachhinein wieder gutgeschrieben werden, so ist trotzdem § 14 Abs. 1 Satz 3 HRKG bzw. § 13 Abs. 1 Satz 3 BRKG anzuwenden.

Um Missverständnisse zu vermeiden, bitten wir Sie in Ihrem und auch in unserem Interesse, sich in der Planungsphase mit der/ dem zuständigen Sachbearbeiter/ -in für Reisekosten in Verbindung zu setzen.

2.9 Schutzimpfungen und sonstige medizinische Vorsorgemaßnahmen

Bitte informieren Sie sich vor jeder Reise, insbesondere ins außereuropäische Ausland, ob Impfungen erforderlich sind oder sonstige medizinische Vorsorgemaßnahmen getroffen werden müssen.

Die Vorgesetzen in Zusammenarbeit mit den Sicherheitsreferenten sind dazu angehalten, jeden Beschäftigten, der z.B. in tropische Gebiete entsendet wird, beim Betriebsärztlichen Dienst zu einer Pflichtuntersuchung anzumelden. Eine Anmeldung muss mindestens 6 Wochen vorher erfolgen.

Im Rahmen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers/ Dienstherrn werden die Kosten für vorgeschriebene oder notwendige Schutzimpfungen und andere prophylaktische Maßnahmen (z.B. gegen Malaria) und Gesundheitsatteste für Reisen in Infektions- und Epidemiegebiete übernommen.

2.10 Stornierung von Reisen

Sollten Sie aus dienstlichen Gründen oder aufgrund von Naturkatastrophen eine Reise nicht antreten können, so sind Sie dazu verpflichtet, sofort Stornierungen z.B. der Fahr- oder Flugscheine und der Übernachtungsmöglichkeit vorzunehmen. Die Bemühungen sind dabei zu dokumentieren. Entstehen dennoch Kosten, so sind diese erstattungsfähig.

Kann eine Reise aus privaten Gründen nicht angetreten werden, sind mit Bekanntwerden dieser Gründe Stornierungsmaßnahmen einzuleiten. Etwaige Kosten können erstattet werden, sofern triftige persönliche Gründe die Reise unmöglich machten. Die Entscheidung obliegt dem Arbeitgeber/ Dienstherrn.

2.11 Reisekosten, Auslagenersatz oder sonstige Leistungen von anderer Stelle

Sollten Ihnen im Zusammenhang mit einer dienstlich veranlassten Reise Leistungen von einer anderen Stelle, also von dirtter Seite, angeboten werden, bitten wir Sie um besondere Aufmerksamkeit.

Mit einer "andern Stelle" ist hier jede natürliche oder juristische Person neben Ihnen und der Universität als Ihrem Arbeitgeber/ Dienstherrn gemeint. Als Leistungen von dritter Seite gelten nicht Drittmittel, die von der Universität verwaltet werden.

Als Mitarbeiter/ -in des Landes Hessen ist es Ihnen gemäß den Verwaltungsvorschriften zur Korruptionsbekämpfung in der Landesverwaltung untersagt, folgende Leistungen anzunehmen:

  • Bargeld
  • Überlassung von Gegenständen (z.B. Kraftfahrzeugen, Geräten oder Maschienen zum Gebrauch) ohne oder zu einem geringeren als dem üblichen Entgelt,
  • Gewährung von Leistungen (z.B. Überlassung von Fahrkarten, Eintrittskarten, Gutscheinen, Flugtickets, Unterkunft, usw.) ohne oder zu einem geringeren als dem üblichen Entgelt,
  • Gewährung besonderer Vergünstigungen bei Privatgeschäften (z.B. zinslose oder zinsgünstige Darlehen, verbilligter Einkauf).

Im Einzelfall kann die Zustimmung zur Annahme durch die zuständige Stelle erteilt werden. Um die Zustimmung zu erlangen, sind Sie verpflichtet, die für die Entscheidung maßgeblichen Umstände vollständig vor Antritt der Reise mitzuteilen.

Die erhaltenen Leistungen von dritter Seite werden nach § 4 Abs. 3 HRKG bzw. § 3 Abs. 2 BRKG auf die zustehende Reisekostenerstattung angerechnet. Aus diesem Grund ist bei einer Reisekostenabrechnung anzugeben, welche Leistungen Sie letzendlich erhalten haben.

Zu unterscheigen von diesen Leistungen sind Honorare.
Ein Honorar ist die Vergütung für eine (Dienst-)Leistung. Wird Ihnen im Rahmen einer Reise ein Honorar (z.B. für einen Vortrag) gezahlt, deutet dies auf eine Nebentätigkeit und damit auf eine privat veranlasste Reise hin. Eine Dienstreisegenehmigung und nachfolgende Reisekostenabrechnung aus Landes- oder Drittmitteln der Universität ist grundsätzlich nicht möglich! Bitte setzen Sie sich mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung.

2.12 Verzicht auf Reisekostenerstattung

Auf die Erstattung von Reisekosten kann ganz oder teilweise rechtswirksam verzichtet werden. Eine Reisekostenabrechnung ist damit ausgeschlossen.

2.13 Erstattung von Reisekosten von nicht Bediensteten

Sollen Reisekosten für nicht Bedienstete erstattet werden, so ist ein separates Schreiben erforderlich, warum die Kosten durch die Universität Kassel erstattet/ getragen werden sollen. Hiermit soll für eine mögliche Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes gewährleistet werden, dass die Kostenerstattung nachvollziehbar erfolgt ist.

Telefonische Sprechzeiten: Mo. bis Fr. 9 Uhr bis 12 Uhr

Kontakt

Katharina Eider
Telefon +49 561 804-2304
Telefax +49 561 804-7183
E-Mail-Adresse E-Mail schreiben
Andreas Hobbie
Telefon +49 561 804-2271
Telefax +49 561 804-7183
E-Mail-Adresse E-Mail schreiben