Datenschutzerklärung

Informationen nach Art. 13 DSGVO
anlässlich der Datenerhebung und –erfassung im Zuge der Bewerbung / Anmeldung zu Programmen und Kursen des Internationalen Studienzentrums / Sprachenzentrums der Universität Kassel

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne:
Universität Kassel
Die Präsidentin
34109 Kassel
Telefon: +49-561-804-0
Web: www.uni-kassel.de
E-Mail: praesidentin[at]uni-kassel[dot]de

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:
Die Datenschutzbeauftragte
Universität Kassel
34109 Kassel
Telefon: +49-561-804-7036/-2011
Web: www.uni-kassel.de/go/datenschutz
E-Mail: datenschutz@uni-kassel.de

Kontaktdaten des verantwortlichen Instituts und Ansprechpartners:

Dr. Bettina Baumgärtel
Geschäftsführende Leiterin
34109 Kassel
Telefon: +49-561-804-3689
Web: www.uni-kassel.de/go/isz
E-Mail: sz[at]uni-kassel[dot]de

Zwecke der Verarbeitung

• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Organisation, Teilnahme und Durchführung an den Veranstaltungen, Programmen und Kursen des Sprachenzentrums. Die Daten werden zum Zweck der Teilnehmeradministration erhoben und ermöglichen eine Archivierung von erbrachten Leistungen und Zertifikaten.
• Die Daten werden auch verwendet, um Absolventinnen und Absolventen der Kurse über das Vorliegen ihrer Zeugnisse und Zertifikate zu informieren und ihnen Kurscodes und Informationen für weiterführende Kurse zu übermitteln, ebenso um sie ggf. auf Veranstaltungen mit Bezug zum Kurs hinzuweisen.
• Ebenso werden die Daten genutzt, um Teilnehmer*innen über Veranstaltungsausfall oder Veränderungen zu informieren. Daten wie die Ergebnisse von Einstufungstestssowie die Historie von Kursbesuchen  u.ä. werden auch zu Zwecken der Beratung und Einstufung in die Kurse genutzt.
• Im Falle von Resit-Prüfungen, UNIcert-Prüfungen oder Prüfungen im DSH-Programm, bei Sprachstandsnachweisen oder Bewerbungen um kostenfreie Plätze / Plätze bspw. in Drittmittelprogrammen werden die Daten auch zur Überprüfungen Ihrer Eligibilität genutzt.
• Im Falle von Programmen wie Tandem-, Buddy- Kassel-Erleben, Sprachen Er-Leben usw. werden die Daten genutzt, um ein Matching mit Partnern zu ermöglichen (Tandem- Buddy) bzw. die Teilnahme an Veranstaltungen zu organisieren. 

Weitergabe innerhalb der Universität

Die Daten der Teilnehmer*innen werden zu administrativen Zwecken innerhalb der Universität Kassel weitergegeben (beispielsweise an die Finanz- oder Rechtsabteilung im Rahmen des Einzugs von Entgelten oder an die Fachbereiche zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit des Anspruchs auf einen entgeltbefreiten Platz oder zur Übermittlung von Prüfungsleistungen). 

Weitergabe an Dritte

Die Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Universität weitergegeben, es sei denn auf ausdrücklichen Wunsch des/der Teilnehmenden. *Eine Ausnahme stellen Daten dar, die im Rahmen von Drittmittelprojekten erhoben und an Berichtspflichten gebunden sind. 

Weitere Verarbeitungszwecke

Die Daten werden ggf. (anonymisiert) zu statistischen Zwecken weiterverarbeitet. 

Folgende Daten werden vom Sprachenzentrum gespeichert:

• Alle Veranstaltungsdaten sowie alle Daten, die Sie im Anmeldeformular angegeben habe, ferner alle Informationen zur Einstufung und Beratung (Berater, Ergebnisse und Art meines Einstufungstests, abgegebene Empfehlungen, Anmeldecodes etc.) sowie An- und ggf. Abmeldedatum. 

• Weiterhin der Status (externer Nutzer*in oder Student*in / Fachbereich / Mitarbeiter*in, / Teilnehmer*in in Drittmittelprojekt), kostenfreier Platz, Austauschstudierender (non-degree seeker: ja/nein), Fachbereichszugehörigkeit, ggf. individuelles Budget am Fachbereich, der Status der Bezahlung, Rechnungs- und Anmeldenummern, Informationen zur Erfüllung der Anwesenheitspflicht und Prüfungsteil und Einzel- wie Gesamtnoten sowie bestanden/nicht bestanden.

• Im Falle von Programmen der interkulturellen Begegnung wie Tandem- und Buddyprogramm werden zudem persönliche Angaben erhoben wie Hobbies und Sprachkenntnisse sowie Wünsche, verfügbarkeiten, Studiendauer usw, um ein Matching mit Partnern zu ermöglichen.

Nutzung von Videoplattformen, Lizenzen u.a. digitalen Medien im Rahmen von Kursen und Programmen

• Bei Nutzung von Online-Kursen erklären sich die Teilnehmer*innen einverstanden, die Datenschutzbedingungen der eingesetzten Plattformen und Kurse bei den jeweiligen Anbietern anzuerkennen. 

• Die Universität Kassel übernimmt keine Verantwortung für die Verwendung der Daten durch diese Anbieter, ebenso nicht bei der Nutzung von online Lizenzen zu Kursmaterialien, digitalen Übungsplattformen. 

Datenverarbeitung bei Teilnahme an Drittmittelprogrammen

• Bei Teilnehmer*innen der aus Drittmittel geförderten Kurse im DAAD FIT-Programm (Promote Your Career) werden neben den o.g. Daten auch noch weitere Daten zur Überprüfung der Zugangsberechtigung in die Kurse (Fachbereichszugehörigkeit, Studiengang, Semester, Immatrikulationsbescheinigung, Motivation) , Angaben zur beruflichen Planung, sowie Wünsche an die zeitliche und inhaltliche Gestaltung des Angebots erhoben und gespeichert.  Die Historie des Programmbesuchs wird pro Teilnehmenden verfolgt. 

• *Das Sprachenzentrum übermittelt diese Daten sowie Name, Vorname und email-Adresse an die Projektleitung im International Office sowie an den Drittmittelgeber DAAD im Rahmen der Berichtspflicht. 

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten/Kriterien für die Festlegung der Dauer

• Alle Stammdaten werden auf Widerruf, spätestens aber 10 Jahre nach Beendigung der Veranstaltung/ des Programmes / Kurses gelöscht bzw. vernichtet (Hess. Immatrikulationsverordnung).

• Sensible Daten wie Bewerbungsunterlagen, Nachteilsausgleiche etc. werden spätestens 5 Jahre nach Beendigung der Veranstaltung/ des Programmes / Kurses gelöscht bzw. vernichtet (§15, Abs. 2 Satz 2 Hess. Immatrikulationsverordnung). 

• Bei Sonderprogrammen wie dem Buddy- und Tandemprogramm, Sprachen und Kassel Erleben-Programm, etc. erfolgt die Löschung der Daten auf Widerruf, spätestens aber 5 Jahre nach Beendigung der Teilnahme. 

• Im Rahmen von Drittmittelprojekten ist die Löschfrist an die Aufbewahrungsfrist des Drittmittelgebers gebunden (z.B. im Programm Promote Your Career 10 Jahre Aufbewahrungsfrist)

Widerrufsrecht bei Einwilligung

• Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit gegenüber dem genannten Ansprechpartner für die Zukunft zu widerrufen, sofern nicht bereits eine Anonymisierung der Daten erfolgt ist. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

• Die Einwilligung ist freiwillig, bei Nichteinwilligung entstehen abgesehen von der dann nicht mehr möglichen Teilnahme an Veranstaltungen / Kursen / Prüfungen / Programmen des Sprachenzentrums keine Nachteile. Eine Löschung der Daten kann - mit Ausnahme der an die Aufbewahrungsfristen des Drittmittelgebers DAAD gebundenen Daten - bei Widerruf der Einwilligung verlangt  werden. 

• Der Widerruf dieser Einwilligung ist erfolgt durch das Absenden einer entsprechenden Mail an: sz@unikassel.de

Ihre weiteren Rechte

Gegenüber dem genannten Ansprechpartner oder unseren Datenschutzbeauftragten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung,
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten,
• Löschen der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, sofern die Voraussetzungen für eine Löschung gegeben sind,
• Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen,
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns.

Beschwerderecht

Schließlich haben Sie das Recht, sich bei datenschutzrechtlichen Problemen bei der zuständigen Fachaufsichtsbehörde zu beschweren.

Kontaktadresse der Fachaufsichtsbehörde der Universität Kassel:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI)
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
E-Mail: poststelle[at]datenschutz.hessen[dot]de
Telefon: +49-611-1408-0