Digitalisierungsinventur

Im Rahmen der digitalen Transformation wurde 2025 an der Universität Kassel eine Digitalisierungsinventur durchgeführt. Ziel des Projekts ist es, bestehende Prozesse in der Verwaltung systematisch zu erfassen, Digitalisierungspotenziale zu identifizieren und diese in einer strategisch abgestimmten Roadmap zu bündeln. Die Digitalisierungsinventur hilft dabei einen strukturierten und übergeordneten Blick über die Digitalisierungsprojekte der Organisation zu bekommen.

Die identifizierten Digitalisierungspotenziale wurden anschließend zu übergeordneten Digitalisierungsprojekten gebündelt. Dabei wurden inhaltliche Zusammenhänge, Synergien sowie technische und organisatorische Schnittstellen berücksichtigt. Um eine zielgerichtete Umsetzung zu gewährleisten, erfolgt eine strukturierte Priorisierung der Projekte anhand transparenter Kriterien, wie etwa strategische Relevanz, Nutzen für die Organisation, Umsetzbarkeit, Ressourcenbedarf und Abhängigkeiten.

Auf Basis der hoch priorisierten Projekte wurde Anfang 2026 eine Digitalisierungs-Roadmap entwickelt. Diese stellt die geplanten Maßnahmen zeitlich und inhaltlich dar und dient als zentrales Steuerungsinstrument für die Umsetzung. Die Roadmap schafft Verbindlichkeit, unterstützt die Koordination zwischen den beteiligten Organisationseinheiten und ermöglicht eine schrittweise, realistische Umsetzung der Digitalisierungsprojekte. Gleichzeitig bleibt sie flexibel, um auf neue Anforderungen und Erkenntnisse reagieren zu können.

Die Digitalisierungsinventur versteht sich als integraler Bestandteil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Sie fördert den abteilungsübergreifenden Austausch, stärkt das gemeinsame Verständnis für Digitalisierung und legt den Grundstein für eine effiziente, serviceorientierte und zukunftsfähige Universitätsverwaltung.

Kernbestandteil des Projekts waren strukturierte Interviews mit den Verwaltungsabteilungen. Auf Prozessebene wurden dabei bestehende Abläufe analysiert und gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitenden Digitalisierungspotenziale identifiziert. Der Fokus lag auf der Optimierung von Durchlaufzeiten, der Reduzierung manueller Tätigkeiten, der Vermeidung von Medienbrüchen sowie der Verbesserung von Servicequalität und Nachvollziehbarkeit. Die Interviews ermöglichten zudem, fachliche Anforderungen, Abhängigkeiten und Rahmenbedingungen frühzeitig zu berücksichtigen