Gastvortrag

Überblick

Gastvortrag - Erstattung von Ausgaben

Für die Erstattung von Ausgaben „universitätsfremder“ Personen muss das folgende Formular ausgefüllt werden.

Formular Gastvortrag

Bitte beachten: 

  • Das Honorar sollte die Gesamtsumme aller anfallenden Kosten beinhalten (keine einzelnen Belege). Bei Kosten über 300,00 € müssen alle Originalbelege angefügt werden.
  • Die Kostenerstattung geht über eine Kostenstelle (Landesmittel) oder über eine Auftragsnummer (Drittmittel). Sollte die Finanzierung aus Drittmitteln erfolgen, muss dies vorher mit der Drittmittelgebenden Stelle abgeklärt werden, ggf. muss ein Einladungsschreiben von der Universität Kassel vorliegen.
  • Hotelzimmer
    Sollte der Fall eintreten, dass das Fachgebiet für den Gast ein Hotelzimmer reserviert hat, dann gibt es 2 Möglichkeiten:

    • Der Gast geht in Vorkasse

      Der Gast zahlt die Hotelrechnung und reicht die Originalrechnung samt Quittung beim Fachgebiet ein. Dort muss ein Erstattungsformular ausgefüllt werden, unterschrieben von der Kostenstellenleitung.

    • Das Hotel sendet die Rechnung direkt an das Fachgebiet

      Dann muss die Rechnung mit Kostenstelle und sachlich richtig Unterschrift der Kostenstellenleitung zusammen mit dem Gastvortragsformular an die Abteilung Personal und Organisation weitergeleitet werden.

  • Einreichung des Formulars zur Abrechnung

    Vollständig digital ausgefüllte Gastvortragsformulare werden ohne Unterschrift akzeptiert und können somit komplett digital bearbeitet werden. Senden Sie diese bitte direkt an rechnung[at]uni-kassel[dot]de.

  • In Ausnahmefällen können Gastvorträge in Papierform eingereicht werden. Dann wiederum bedarf es einer Original Unterschrift des Fachgebiets. Bitte richten Sie diese an die Abteilung Personal und Organisation, Sarah Khod, III D 32.
  • Hintergrundinformationen zu EVER finden Sie unter diesem Link.
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Prüfkriterien für Fachbereiche

Die Fachbereiche sind verpflichtet, vor Ausübung des Gastvortrags/der Gastübung eigenständig zu prüfen, ob die Voraussetzungen für einen abrechnungsfähigen Gastvortrag vorliegen. 

Maßgeblich sind insbesondere folgende Fragen:

  • Externe Person
    Handelt es sich um eine nicht an der Universität Kassel beschäftigte Person?
  • Lehrbezug
    Ist der Vortrag in den Lehrplan oder eine konkrete Lehrveranstaltung eingebunden?
  • Abgrenzung zur Beschäftigung
    Liegt keine reguläre oder zusätzliche Arbeitsleistung eines/einer Beschäftigten vor?
  • Einmaligkeit / Kurzfristigkeit
    Handelt es sich um eine punktuelle Lehrleistung und nicht um eine dauerhafte Lehrtätigkeit?

Nur wenn alle Kriterien erfüllt sind, ist eine Abrechnung als Gastvortrag zulässig.

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Checkliste: Gastvortrag abrechnen

  1. 1.Voraussetzungen

    • Die vortragende Person ist nicht bei der Universität Kassel beschäftigt.
    • Der Gastvortrag ist Bestandteil einer Lehrveranstaltung, eines Moduls oder des Lehrplans bzw. ergänzt die Lehre unmittelbar.
    • Es handelt sich um eine einmalige oder kurzfristige Lehrleistung.
    • Es liegt keine reguläre oder zusätzliche Arbeitsleistung einer oder eines Beschäftigten der Universität Kassel vor.

  2. 2.Abrechnung

    • Das Gastvortragsformular wurde vollständig digital ausgefüllt.
    • Das Honorar enthält die Gesamtsumme aller anfallenden Kosten.
    • Bei Kosten von mehr als 300,00 € wurden alle Originalbelege beigefügt.
    • Die Finanzierung erfolgt über eine Kostenstelle (Landesmittel) oder eine Auftragsnummer (Drittmittel).
    • Bei Finanzierung aus Drittmitteln wurde die Zulässigkeit vorab mit der drittmittelgebenden Stelle abgestimmt. Falls erforderlich, liegt ein Einladungsschreiben der Universität Kassel vor.

  3. 3.Hotel

    Kosten (falls zutreffend)

    • Der Gast hat die Hotelrechnung selbst bezahlt und Originalrechnung sowie Quittung eingereicht.

      oder

    • Das Hotel hat die Rechnung direkt an das Fachgebiet gesendet.
    • Die Hotelrechnung ist mit Kostenstelle, der Bestätigung „sachlich richtig“ sowie der Unterschrift der Kostenstellenleitung versehen.

  4. 4.Einreichung

    • Das vollständig digital ausgefüllte Formular wurde an rechnung[at]uni-kassel[dot]de gesendet.

      oder – nur in Ausnahmefällen

    • Das Formular wurde in Papierform mit Originalunterschrift des Fachgebiets an die Abteilung Personal und Organisation (Sarah Khod, III D 32) weitergeleitet.
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