Webpolicy-Leitfaden für externe Webauftritte

Wann ist ein externer Webauftritt möglich, wie wird er genehmigt und welche Anforderungen gelten für Beauftragung und Betrieb?

Seitenüberblick

Grundsatz

Alle Webauftritte der Universität Kassel werden grundsätzlich zentral über das universitätseigene Content-Management-System TYPO3 umgesetzt. Bei laufendem externen Betrieb: Der Onlineredaktion muss zwingend ein Zugang zum Webauftritt eingerichtet werden.

Die Planung eines externen Webauftritts mit einer externen Agentur kommt nur in besonders begründeten Ausnahmefällen infrage.

Voraussetzungen

Ein externer Webauftritt kann für Forschungsprojekte mit folgenden Kriterien geplant werden:

1. Projektlaufzeit
Das Projekt weist eine nachgewiesene Gesamtlaufzeit von mindestens vier Jahren auf.

2. Großforschungsprojekt oder Verbundvorhaben
Es handelt sich um ein strukturbildendes und durch Drittmittel finanziertes Großforschungsprojekt oder Verbundvorhaben.

Dazu zählen insbesondere:

  • Exzellenzcluster, Sonderforschungsbereiche (SFB) und Graduiertenkollegs (GRK) der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG)
  • Exzellenzprojekte des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD)
  • Käte Hamburger Kollegs sowie vergleichbare hochrangige Förderlinien
  • Kooperationsprojekte mit mehreren Universitäten und außeruniversitären Forschungseinrichtungen

3. Vorgabe des Fördergebers
Der Fördergeber schreibt vor, dass eine Projektwebseite innerhalb anderer Systeme und/oder unabhängig vom Webauftritt der Universität betrieben wird.

4. Dauerhafte Verantwortung
Die Gesamtfinanzierung des Projekts umfasst eine administrative Koordinationsstelle oder eine vergleichbare Funktion über die gesamte Projektlaufzeit. Die Projektleitung stellt sicher, dass diese Stelle dauerhaft die Verantwortung für Pflege, Aktualität und Qualität des Webauftritts übernimmt.

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Genehmigung

  1. Vorhaben abstimmen Der geplante externe Webauftritt wird mit der Stabsstelle Kommunikation und Marketing abgestimmt.
  2. Genehmigung einholen Die Genehmigung erfolgt über die Leitung der Stabsstelle Kommunikation und Marketing.
  3. Vertrag abstimmen Der Vertrag mit dem externen Dienstleister wird vor Abschluss mit der Stabsstelle Kommunikation und Marketing abgestimmt.

Welcher Rahmen gilt für die Beauftragung?

Die Konzeption, Gestaltung und technische Umsetzung externer Webauftritte darf ausschließlich an Agenturen vergeben werden, die in der offiziellen Pool-Liste der Stabsstelle Kommunikation und Marketing geführt werden.

Die in der Pool-Liste geführten Agenturen verfügen über die notwendige Expertise bezüglich des Corporate Designs der Universität sowie der geltenden Vorgaben zu Barrierefreiheit, Datenschutz und IT-Sicherheit.

Die Gesamtkosten müssen über den vollen Lebenszyklus der Website hinweg kalkuliert werden.

Neben den Erstellungskosten müssen auch alle Folgekosten, beispielsweise für langfristige Supportverträge, technische Updates und Hosting, vollständig im Projektbudget abgedeckt sein.

  • Das Hosting der Website erfolgt innerhalb der Europäischen Union.
  • Der Domainname wird im Vorfeld mit der Stabsstelle Kommunikation und Marketing abgestimmt.
  • Das Logo der Universität Kassel muss mit Verlinkung zwingend eingebunden werden.
  • Der Bezug zur Universität Kassel muss im Text an prominenter Stelle bekannt gegeben werden.

Im Webauftritt der Universität Kassel wird eine Seite mit einem Steckbrief zum Forschungsvorhaben oder Forschungsverbund erstellt. Auf dieser Seite wird der externe Webauftritt verlinkt.

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Anforderungen an externe Dienstleistende

Folgende technische und organisatorische Anforderungen sind im Vertrag zu fixieren:

Die Agentur muss sich verpflichten, die Website über den gesamten Projektzeitraum hinweg technisch zu warten, funktionstüchtig zu halten und mit notwendigen Sicherheitsupdates zu versorgen.

Die Agentur muss eine Suchmaschinenoptimierung nach aktuellen Standards umsetzen.

Inhalte müssen konsequent durch strukturierte Daten, beispielsweise Schema.org-Auszeichnungen für Forschungsprojekte, Publikationen oder Personen, semantisch angereichert werden.

Ziel ist es, Forschungsergebnisse der Universität Kassel auch in KI-gestützten Suchumgebungen optimal auffindbar und maschinenlesbar zu machen.

Der Dienstleister muss vertraglich zusichern, dass Programmierung und Gestaltung den Vorgaben der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV) sowie den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) entsprechen.

  • Die Website muss nach dem aktuellen Stand der Technik abgesichert sein.
  • Die Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik für Webanwendungen sind für die Agentur bindend.
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Eigenverantwortung bei juristischen Themen

Die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben liegt in der Eigenverantwortung der beauftragenden Einrichtung beziehungsweise der jeweiligen Projektleitung.

Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden ist eigenverantwortlich sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen aus der Datenschutz-Grundverordnung und dem Digitale-Dienste-Gesetz erfüllt sind.

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Checkliste

  1. 1.Vor der Beauftragung

    • Die Voraussetzungen für einen externen Webauftritt sind geprüft.  
    • Die Genehmigung durch die Leitung der Stabsstelle Kommunikation und Marketing liegt vor.  
    • Die Agentur ist in der offiziellen Pool-Liste geführt.  
    • Alle Kosten für Erstellung, Hosting, Support und technische Updates sind im Projektbudget berücksichtigt.
    • Hosting und Domain sind abgestimmt.  
    • Logo, Verlinkung und textlicher Bezug zur Universität Kassel sind vorgesehen.  
    • Die Steckbriefseite im Webauftritt der Universität Kassel ist eingeplant.  
    • Support, SEO, strukturierte Daten, Barrierefreiheit und IT-Sicherheit sind vertraglich geregelt.  
    • Die rechtlichen Anforderungen werden durch die Projektleitung sichergestellt.  
    • Der Zugang für die Onlineredaktion ist vorgesehen.  
    • Der Vertrag wurde vor Abschluss mit der Stabsstelle Kommunikation und Marketing abgestimmt. 
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