Webpolicy-Leitfaden für externe Webauftritte

Alle Webauftritte der Universität Kassel werden grundsätzlich zentral über das universitätseigene Content-Management-System TYPO3 umgesetzt. Die Planung und Umsetzung eines externen Webauftritts mit einer externen Agentur kommt nur in besonders begründeten Ausnahmefällen infrage. Hierfür benötigen Sie eine Genehmigung.

Abgrenzung:

Mit externen Webauftritten sind repräsentative Websites gemeint, die Informationen vermitteln. Web-Applikationen lösen Forschungsaufgaben und verarbeiten Daten. Die nachfolgende Regelung gilt für repräsentative Websites.

Voraussetzungen

Folgende Vorbedingungen müssen für die Genehmigung einer externen Webpräsenz erfüllt sein:

1. Projektlaufzeit
Das Projekt weist eine nachgewiesene Gesamtlaufzeit von mindestens vier Jahren auf.

2. Großforschungsprojekt oder Verbundvorhaben
Es handelt sich um ein strukturbildendes und durch Drittmittel finanziertes Großforschungsprojekt oder Verbundvorhaben. Dazu zählen insbesondere:

Exzellenzcluster, Sonderforschungsbereiche (SFB) und Graduiertenkollegs (GRK) der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG)
Exzellenzprojekte des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD)
Käte Hamburger Kollegs sowie vergleichbare hochrangige Förderlinien
Kooperationsprojekte mit mehreren Universitäten und außeruniversitären Forschungseinrichtungen

3. Vorgabe des Fördergebers
Der Fördergeber schreibt vor, dass eine Projektwebseite innerhalb anderer Systeme und/oder unabhängig vom Webauftritt der Universität betrieben wird.

4. Dauerhafte Verantwortung
Die Gesamtfinanzierung des Projekts umfasst eine administrative Koordinationsstelle oder eine vergleichbare Funktion über die gesamte Projektlaufzeit. Die Projektleitung stellt sicher, dass diese Stelle dauerhaft die Verantwortung für Pflege, Aktualität und Qualität des Webauftritts übernimmt.

Verfahren

Antrag einreichen: Sie füllen den untenstehenden Fragebogen zum geplanten externen Webauftritt aus und übermitteln diesen an die Stabsstelle Kommunikation und Marketing. Kopien des Antrags erhält die zentrale Materialwirtschaft, der Datenschutz, das Digitalisierungsbüro und der Informationssicherheitsbeauftragte.
Genehmigung & Vorgaben erhalten: Nach erfolgreicher Prüfung Ihrer Antragsberechtigung durch die Leitung der Stabsstelle Kommunikation und Marketing erhalten Sie die Freigabe. Zusammen mit der Genehmigung bekommen Sie die Vergabe- und Compliance-Vorgaben (inklusive der Pflicht zur Steckbrief-Erstellung im zentralen Webauftritt) sowie Informationen über etablierte Handlungsoptionen für Umsetzung und Serverbetrieb.
Vertragsabschluss: Der Vertrag mit dem externen Dienstleistungsunternehmen wird anschließend von der Zentralen Materialwirtschaft geprüft und formal abgeschlossen.

Eigenverantwortung bei juristischen Themen

Die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben liegt in der Eigenverantwortung der beauftragenden Einrichtung beziehungsweise der jeweiligen Projektleitung. Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden ist eigenverantwortlich sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen aus der Datenschutz-Grundverordnung und dem Digitale-Dienste-Gesetz erfüllt sind.

Webpolicy für externe Auftritte