So kommt die KI in die Verwaltung

Vergleichen wir KI doch mal mit Lego. „Stellen Sie sich vor“, sagt Frank Oschkinis, „ein Kind bekommt eine Kiste mit Legosteinen. Alle sagen, da ist etwas ganz Tolles drin.“ Nach Öffnen der Kiste sehe es aber erstmal nur einen Haufen bunter Steine unterschiedlicher Form und Größe. „Es muss nun herausfinden, was damit anzufangen ist. Es kann Häuser, Flugzeuge, Fahrzeuge bauen – was auch immer. Der Fantasie sind ja keine Grenzen gesetzt. Lego ist wie KI erst einmal ein mächtiges Werkzeug mit unendlichen Möglichkeiten.“ Oschkinis ist Gruppenleiter für technisches infrastrukturelles Gebäudemanagement, einer von vier Gruppen der Abteilung Bau, Technik, Liegenschaften der Uni. Mit seinen rund 80 Kolleginnen und Kollegen kümmert er sich um alles, was nicht mit Gebäudebau zu tun hat, etwa die Hausmeistereien. Mit KI hatte Oschkinis noch nichts zu tun.

Umso neugieriger war er, als er im Frühjahr an einer von zwei KI-Pilotgruppen teilnahm: An jeweils vier „KI-FrAItagen“ wurden 26 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universitätsverwaltung und zentralen Einrichtungen im Workshopformat an Einsatzmöglichkeiten von KI herangeführt. Geübt wurde an konkreten Anwendungsfällen, etwa beim Schreiben von Protokollen und standardisierten E-Mails, bei Textzusammenfassungen, Recherchen usw. Die KI-FrAItage sind Teil der von Kanzler Oliver Fromm 2023 ins Leben gerufenen Initiative „Vereinfachen und weglassen“, die das Ziel hat, Verwaltungs- und Arbeitsprozesse zwischen den Fachbereichen und der Verwaltung zu analysieren, zu vereinfachen und unnötige Schritte zu beseitigen. 

War KI für Oschkinis völliges Neuland, haben Elina Saida und Dr. Birte Cordes, die ebenfalls an den KI-FrAItagen teilnahmen, unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Elina Saida arbeitet in der Abteilung Entwicklungsplanung im akademischen Controlling. Ihre Aufgabe ist, an der Uni anfallenden Daten zu sammeln, aufzubereiten, auszuwerten und innerhalb der Uni zur Verfügung zu stellen, um daraus „entscheidungsrelevante Informationen zu gewinnen“, erklärt sie. Sie hatte von Beginn ihrer Tätigkeit an mit neuen Programmen und komplexen Programmiersprachen zu tun. „Da war es wunderbar, dass ich mir von ChatGPT unverständliche Codes erklären lassen konnte.“ Allerdings, schränkt sie ein, müsse man kritisch bleiben und dem KI-Tool auch mal mit Nachfragen auf den Zahn fühlen.

Einen selbstverständlichen Umgang mit ChatGPT und Co. pflegt Birte Cordes. Sie ist Fachreferentin für Elektrotechnik und Informatik in der UB, hat dort aber auch andere Aufgaben, etwa das Forschungsdatenrepositorium DaKS für die Ablage und Beschreibung von Forschungsdaten und deren langfristige Archivierung.
„Ich benutze KI etwa, um mir Funktionen in Word und Excel zu erschließen, für die meine Kenntnisse sonst nicht ausgereicht hätten; außerdem zur Ideenfindung für Bilder oder Slogans und bei der Workshop-Planung sowie zum Umwandeln von Texten, z. B. vom Blogbeitrag zum passenden Instagram-Kurztext.“ Die KI sei aber nicht in der Lage, inhaltlich die richtigen Schwerpunkte zu setzen. Diesen Part muss Cordes mit ihrem Fachwissen selbst übernehmen. Auch in puncto Stilistik und Stimmigkeit sei viel Luft nach oben.

Welche KI-Programme den größten Nutzen für die Uni haben, wertet nun das Digitalisierungsbüro aus, gemeinsam mit dem Referat Strategische Personal- und Organisationsentwicklung, das die KI-FrAItage koordiniert und begleitet hat. Es leitet daraus auch ein Schulungsprogramm für die Beschäftigten ab. Zuvor läuft in diesen Monaten eine dritte Pilotgruppe.

Elina Saida, Birte Cordes und Frank Oschkinis haben gerne an den KI-FrAItagen teilgenommen: Erfahrungen sammeln, nützliche Herangehensweisen lernen, Tools ausprobieren, sich mit Kolleginnen und Kollegen austauschen – „all das war super“, fasst Cordes zusammen. Saida: „Ich wünsche mir, dass die Pilotgruppen weitergeführt werden und die Vernetzung von an KI interessierten Kolleginnen und Kollegen intensiviert wird.“ Oschkinis sieht es ähnlich: „Ich komme nochmal auf Lego zurück. Plötzlich sitzen fünf Kinder um die Kiste herum und bauen aus verschiedenen Perspektiven und Vorstellungen ein Dorf. So ähnlich war es bei uns: Als Gruppe haben wir sehr von der Kommunikation, dem Austausch und den Perspektivwechseln profitiert und so viel gelernt.“ Kurzum: Das Persönliche spielt auch im Virtuellen die größte Rolle.

Dieser Beitrag erschien im Universitäts-Magazin publik 2025/2. Text: Andreas Gebhardt