Informationen für Mitarbeitende der Fachbereiche

Bis zur Produktivsetzung gibt es 5 große Etappen, auf die im Folgenden genauer eingegangen wird:

1. Etappe ab Ende September 2025:
   Grunddatenmigration und Veranstaltungsplanung Sommersemester 2026
2. Etappe ab November 2025:
   Beginn der Raumplanung für Sommersemester 2026
   Aufbau der Informationswebseiten und Handbuch für Studierende
3. Etappe ab Januar 2026:
   Beginn der Prüfungsplanung für das Sommersemester 2026
   Start Generalproben für die Produktivsetzung
4. Etappe ab Februar 2026:
   Letzte Vorbereitungen zur Produktivsetzung und Beginn der Umstellung (20. Februar 2026)
5. Etappe am 9. März 2026:
   späteste Freischaltung von EXA für alle Nutzer:innen

Voraussetzung für die Veranstaltungsplanung sind Grunddaten, die aus dem Altsystem übernommen werden müssen:

• Räume und Gebäude
• Einrichtungen
• Personendaten aus dem Personenverzeichnis

Nach Abschluss dieser ersten Datenmigration erfolgt die Freigabe des Systems für die Fachbereiche und zentralen Einrichtungen. Es kann nun die Planung der Veranstaltungen für das Sommersemester 2026 beginnen:

• Eingabe von Veranstaltungen
• Zuordnung der Veranstaltungen zu bestehenden Modulen der Studiengänge
• Planung der Terminsätze für das Sommersemester 2026
• Anfragen/Buchen von Räumen

Wer Ihnen in Ihrem Fachbereich Rechte (Systemrolle) zuweisen kann, können Sie unter https://sharepoint.uni-kassel.de/sites/ecampus/Lists/Akteure/AllItems.aspx nachsehen. Hierzu sind die ProductOwner und KeyUser berechtigt.

Ab November kann die zentrale Raumverwaltung die angefragten Raumanfragen der Fachbereiche bearbeiten. Fachbereiche können voraussichtlich weiterhin gewünschte Räume buchen bzw. Raumanfragen stellen.

Die für die Umstellungsphase benötigte Informationswebseite wird voraussichtlich im November finalisiert. In dem Kontext wird die Kommunikation zur Umstellung und Wartungsphase intensiviert. Handbücher und Videos für Studierende werden aufgebaut.

Die Planung der Prüfungstermine für das Sommersemester 2026 wird ab Januar beginnen. Hierfür werden analog zum Veranstaltungsmanagement kontinuierlich zielgruppenorientierte Schulungen angeboten. Es wird zwei Schulungsangebote geben, welche sich jeweils einmal an Lehrende und einmal an Prüfungsbüros bzw. Prüfungsämter richten.

Die Supportangebote werden ebenfalls auf das Prüfungsmanagement ausgedehnt, die EXA-Sprechstunde kann dafür ebenfalls genutzt werden.

Für die Veranstaltungsbelegung können Fachbereiche ab Januar 2026 Belegfristen und Belegverfahren beantragen. Nach Einrichten der Belegfristen durch das ITS können diese durch die Fachbereiche den Veranstaltungen zugeordnet werden.

Das IT-Team beginnt ab spätestens Januar mit (voraussichtlich) wöchentlichen Generalproben der Umstellung. Hierbei proben wir intern den kompletten Prozess von der Abschaltung bis zur Freigabe auf unserer Test-Infrastruktur. Dies dient in erster Linie dem Ausmerzen letzter Fehler und Unklarheiten sowie dem Präzisieren der Checkliste für die „echte“ Umstellung.

Damit alle Beteiligten auch über die einzelnen Schritte der Umstellungsphase im Bilde sind, werden diese im Folgenden kurz aufgelistet und mit einer angedachten Zeitschätzung versehen. Die Auflistung geht von einer jeweils erfolgreichen/positiven Durchführung des vorherigen Schritts aus. Die nachfolgenden Termine sind insofern als idealer Verlauf zu sehen. Vorsorglich wurde so geplant, dass alle Regelungen noch die Folgewoche umfassen. Ein Start des neuen Systems zum 9.03. kann als sicher angesehen werden.

1. Freitag, 20.02. 15:00 Uhr: Abschalten der Produktivsysteme und Einschalten der Wartungsseiten; Verlinkung auf Informationsangebot
2. Freitag, 20.02.: Nach Abschaltung der Produktivumgebung wird der Aufbau der Schattensysteme begonnen
3. Freitag, 20.02.: Beginn der Vorarbeiten für die Datenmigration
4. Samstag, 21.02.: Beginn der Leistungsdatenmigration (Dauer ca. 24 Stunden).
5. Sonntag, 22.02.: Erste Sichtkontrolle der Leistungsdatenmigration. Nach positiver Sichtkontrolle Start der Notenberechnung für alle Prüfungsordnungen (Dauer ca. 36 Stunden).
6. Montag, 23.02.: Hochfahren der Schattensysteme und Information an die Mitarbeitenden
7. Dienstag, 24.02.: Beginn Nachbereitung der Migration und technische Qualitätskontrolle der migrierten Leistungsdaten.
8. Donnerstag, 26.02.: Bei erfolgreicher technischer Qualitätssicherung Freigabe eines Vorab-Zugriffs der Fachbereiche auf die neue Systemumgebung.
9. Montag, 02.03.: Bei positiver Rückmeldung durch Fachbereiche kann das Produktivsystem bereits ab dem 02.03. freigegeben werden.

Der hier genannte zeitliche Ablauf setzt voraus, dass alle Schritte positiv verlaufen und es keine unvorhergesehenen Unterbrechungen oder Probleme gibt. Für diesen Fall ist ein Zeitpuffer von ca. einer Woche eingeplant, sodass im schlechtesten Fall Zeit für eine komplette zweite Übertragung der Daten vorhanden ist.

Mit der Freigabe am 09. März können alle Nutzer:innen auf den eCampus zugreifen. Studierende können beginnen, Veranstaltungen und Prüfungen vorzumerken. Ebenfalls werden Hilfeseiten und Erklärvideos für Studierenden veröffentlicht.

Die Schattensysteme werden mit der Freigabe abgeschaltet und sind dann nicht mehr verfügbar. Für Recherchezwecke wird für Fachbereiche ein rein intern nutzbares Altsystem mit lesendem Zugriff bestehen. Sollten beispielsweise Studierende im Einzelfall Zweifel an der Korrektheit der übertragenen Leistungsdaten äußern, ist damit ein Belegen der Korrektheit möglich.

Ergebnisse zu Prüfungen, die kurz vor oder während der Umstellungsphase von Studierenden abgelegt wurden, können nun durch Lehrende im System erfasst werden und sind dann für die Studierenden einsehbar. Fristen laufen dann wieder in der üblichen Weise.

Ebenfalls können ggf. Abmeldungen oder Nachmeldungen im System hinterlegt werden.

Das zusätzliche Support-Angebot des IT-Teams bleibt bis Projektende bestehen: Es wird weiterhin kontinuierliche Schulungen zur Nutzung der Systeme geben. Neben dem gewohnten E-Mail-Support wird die etablierte EXA-Sprechstunde wöchentlich fortgeführt sowie der bereits eingerichtete Chat-Kanal beibehalten. Für Fragen rund um EXA wird für die Zeit nach der Umstellung eine Telefon-Hotline für den Erst-Support durch geschulte Hilfskräfte angeboten.